Notes Blog

iNotes 9 an der UZH kurz vor dem Rollout

Roberto Mazzoni  September 19 2013 05:50:08 PM

In den nächsten Wochen werden wir voraussichtlich mit dem Rollout von iNotes 9 (Webmail) beginnen können. Nebst vielen Verbesserungen ist auch das User Interface aufgefrischt und modernisiert worden.
Die Umstellung wird optisch sofort ersichtlich, wie der Browser-Screenshot veranschaulicht.


Wir werden noch mehr Informationen vor und nach der Umstellung bereitstellen. Ich möchte Euch die Veranstaltung vom kommenden Dienstag in diesem Zusammenhang empfehlen.

Scott Souder, Program Director Messaging and Collaboration Solutions IBM wird uns Notes 9 näher bringen. Details findet Ihr wie bereits angekündigt unter

http://www.uzh.ch/blog/id/2013/09/05/notes-und-inotes-9-an-der-uzh-prasentiert-von-scott-souder/

In letzter Zeit sind hier keine Beiträge mehr erschienen. Dieser Beitrag war der Letzte in diesem Blog. Beiträge zu Notes werden in Zukunft wie weitere aktuelle Themen im Blog der Informatikdienste erscheinen, die Informatikdienste möchten so ihre Informationskanäle bündeln.

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64 GB Mailbox? An der UZH möglich!

Roberto Mazzoni  June 19 2013 03:55:13 PM

Seit der Einführung der Groupware Lösung für die UZH haben wir immer wieder zu hören bekommen, dass 1 GB Quota für eine Mailbox nicht ausreichend sei und verglichen wurde diese allen Studierenden und Mitarbeitenden zustehende Grundquota gerne mit grossen Playern. Dass der Preis bei solchen Anbietern ausserhalb der Schweiz darin liegt, dass diesen Playern damit relativ viele persönliche Daten zur Verfügung gestellt werden und der Datenschutz nicht wirklich schweizerischen Gegebenheiten entspricht, ist nicht für alle ein Problem. Hinweise auf Quota Regelungen auch bei grossen internationalen Firmen oder weltweit tätigen Schweizer Konzernen, bei welchen unsere Quota Neid auslöst, zählten ebenso wenig.

Natürlich, es Situationen geben kann, bei welchen 1 GB für die Mailbox knapp werden. Instituten und Seminaren steht daher ein Quota-Pool (bei den aktuellen Temperaturen würde ein Swimming-Pool natürlich auch geschätzt) zur Verfügung. Pro Institutsmitarbeiter werden dem Pool automatisch 200 MB zugesprochen. Ein Institut mit 50 Mitarbeitenden konnte somit frei über zusätzliche 10 GB verfügen.

Gestern haben die IT-Verantwortlichen der Intitute eine E-Mail bekommen, in welcher unter anderem zu lesen war:

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass die freie Quota welche in Ihrem Instituts Quota-Pool für Lotus Mailkonten zur Verfügung steht, per sofort von 200 MB pro Person auf 2048 MB pro Person angehoben wird.

Die Ankündigung tönt lapidar, auf obiges Beispiel umgemünzt heisst das aber, dass dem Institut statt 10 GB ab sofort 102,4 GB (!) zur Verfügung stehen. Mit anderen Worten, das Institut hat jetzt problemlos die Möglichkeit, einer Mailbox 64 GB zuzuweisen und so die technische Limite für eine Mailbox zu erreichen. Eine Mailbox so gross wie die Harddisk im einem MacBook Air! Das bietet die UZH exklusiv an! Oder es kann für alle Mitarbeitenden die Quota verdoppelt werden (und man hat dennoch 1 GB pro Mitarbeiter übrig). Ganz nach Gusto und Bedarf des Institutes. Eine Verzehnfachung der freien Quota, eigentlich hätten wir damit bis Weihnachten warten müssen ...

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Gewohnheitstiere

Roberto Mazzoni  May 14 2013 07:12:20 PM

An die WWW Konferenz habe ich aus verschiedenen Gründen nicht meinen normalen Laptop mitgenommen sondern das dreijährige Netbook mit nur der nötigsten Ausrüstung. Vor der Abreise aber noch den Notes Client auf dem Gerät aktualisiert, mir aber überlegt, woh eher den bereits installierten und konfigurierten Thunderbird einzusetzen. Notes wird ja immer grosser Ressourcenhunger vorgeworfen, dem kann ich auf dem Netbook mit nur 1 GB RAM und dem ATOM Prozessor Rechnung tragen und auf Webmail oder Thunderbird umsteigen.
Bereits beim Starten von Thunderbird ist mir das passiert, was viele immer wieder sagen, wenn sie gelegentlich Notes starten. Sie würden sich nicht zu Recht finden. Thunderbird ist mir inzwischen nicht mehr so vertraut wie der Notes Client, das aktualisieren des Indexes und holen der E-Mail Header dauert eine Ewigkeit. Wusste ich ja.. Dann folgte die erste Antwort auf eine E-Mail und der sich nach dem Abschicken der E-Mail  präsentierende Dialog hat mich hier in der Ferne wenig gefreut.
Die Einstellungen stimen und entsprechen auch den Empfehlungen der Kongressorganisatoren (SMTP port 25 is blocked to send e-mails. Use mail submission ports (e.g. 587 or 456) or webmail instead). Kein Wort zu IBM Lotus Notes ;-). Das sind genau die Einstellungen, die auch wir empfehlen. Während die UZH Webseiten nur schwer erreichbar sind, scheinen die SMTP Server überhaupt nicht ansprechbar zu sein.
DIe Lösung war einfach. Notes Client starten, Replizierung abwarten und E-Mail beantworten und abschicken. Keinerlei Konfigurationseinstellungen mussten überprüft werden, keine SMTP Einstellungen angepasst werden. Mit dem Notes Client konnte auch gleich dieser Beitrag verfasst werden. Jedem seine eigenen Gewohnheiten.

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Wenn Video Chat nicht moeglich ist ...

Roberto Mazzoni  April 8 2013 06:22:07 PM

Im Notes Client kann ganz einfach mit einer Person, welche den aktuellsten Notes Client und die aktuellsten Sametime Plugins installiert hat, eine Video Chat geführt werden. Ein Click mit der rechten Maustaste bei der gewünschten Person zeigt bereits, ob eine Videokonferenz möglich ist.

Unter OS X fehlt manchmal die Option und ein Blick in die Einstellungen zeigt, dass die eingebaute iSight Kamera im Notes Client nicht ausgewählt werden kann. Das lässt sich leicht beheben. Notes Client schliessen, Facetime starten. Anschliessend kann in den Notes Vorgaben die eingebaute Kamera angewählt werden. Diese Aktion ist nur einmal notwendig und Vidoe Chat funktioniert von nun an.

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Ohne Lotus - nicht mehr vorstellbar

Roberto Mazzoni  March 28 2013 12:55:35 PM

Letzte Woche wurden Roman Meng und ich gebeten, ein kurzes Resumé zu Lotus und der Groupware-Einführung an der UZH zu geben. Wir haben dabei in einer Kurzdemo gezeigt, was wir alles bekommen haben und zum Teil auch bei Benutzerinnen und Benutzer, die täglich Notes im Einsatz haben, Staunen ausgelöst. Die vielen Features welche der Notes Client bietet oder die Umgebung zur Verfügung stellt habe ich als Gedankenstütze in eine Präsentation gepackt, die ich nicht niemanden vorenthalten möchte. Wer in den Slides Unbekanntes oder Unentdecktes sieht, darf gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Wir zeigen Euch das gerne.

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Get Social - Integriere

Roberto Mazzoni  February 1 2013 07:05:03 AM

Am Ende der letztjährigen Konferenz haben sich nicht wenige darüber aufgehalten, dass vor allem über Connections referiert wurde und Domino/Notes zu wenig zur Sprache gekommen wären. Es herrschte eine gewisse Unsicherheit, wohin die Reise mit Domino geht. Bei der diesjährige 20. Lotusphere wurde schon zur Eröffnung festgehalten, dass IBM mit weiteren 20 Jahren Domino/Notes rechnet, die Reise also weiter geht. Und nach dieser Woche an der Konferenz darf das als durchaus ernst gemeinte Absichtserklärung betrachtet werden. Domino/Notes läuft seit 20 Jahren stabil, wenn es eine Softwarelösung nochmals so lange schaffen kann, dann Domino/Notes. Domino und Notes wurden dank der neuen Version ausgiebig vorgestellt und die Verbesserungen thematisiert. Und XPages tragen einen grossen Beitrag zu diesem neu geweckten Vertrauen bei. Wenn Notes Applikationen so lange ohne Wartungsaufwand bei neuen Releases laufen konnten, werden das auf XPages basierende Webapplikationen wohl auch tun. Entwickler von XPages müssen sich keine sorgen machen, wenn neue Releases von Domino erscheinen, auch diese Applikationen werden problemlos weiter laufen. Php Entwickler können von solchen Voraussetzungen nur träumen.

Wenn auch IBM mit Connections Social in den Mittelpunkt stellt und sich in Zukunft alles um Connections drehen wird, mit Open Social Gadgets treibt IBM die Integration der eigenen Produkte voran und schafft Möglichkeiten, auch Fremdprodukte zu integrieren. Notes und Domino spielen in der IBM Strategie auch in Zukunft eine wichtige Rolle und nicht nur Connections und Notes rücken näher zusammen, auch Sametime wird enger ins Boot geholt. Es werden Medienbrüche eliminiert, egal in welcher Plattform sich die Benutzerinnen und Benutzer bewegen. Auch wenn Social an der Konferenz überstrapaziert wurde, integrieren kann auch als Teil der Bemühungen verstanden werden.

Bleiben noch einige Probleme zu beseitigen, die uns direkt betreffen und IBM auch mit ihren Cloud Lösung bitter erfahren wird, wenn sie nicht behoben werden. Vielleicht konnten wir so viel Aufmerksamkeit bis in die höchsten IBM Etage gewinnen, damit die Schwierigkeiten mit IMAP endlich aus der Welt geschaffen werden.

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Das Beste kommt mit iNotes

Roberto Mazzoni  January 29 2013 04:18:38 AM

Wie sich Notes und iNotes präsentieren wird, wurde bereits gestern gezeigt. Heute wurde detaillierter auf die Neuerungen eingegangen und eines ist klar: The Winner is: iNotes! Während der Notes Client nebst der neuen Farbgebung auch aufgeräumt wurde, ist der Unterschied zwischen Notes und iNotes nochmals kleiner geworden. Bei den Demo's muss wirklich genau hingeschaut werden, ob der Notes Client oder iNotes im Webbrowser gezeigt wird. In iNotes wurde aber sehr viel arbeit gesteckt und vieles mit HTML5 umgesetzt. Das bedingt natürlich, dass ältere Browser Versionen nicht mehr unterstützt sind. Mit dem Einsatz von HTML5 werden in iNotes auch ganz neue Möglichkeiten eröffnet. Connections 4 kann direkt eingebunden werden, Drag & Drop für Attachments wird realisiert, Dokumente können im Browser aus einer E-Mail heraus direkt angezeigt werden (was Google kann, wird iNotes 9 ebenfalls können), mit IBM Docs wird sogar das Editieren der Dokumente im Browser möglich um nur die wichtigsten zu nennen. Mit dem Notes Plugin können unter Windows im Browser auch direkt aus iNotes Notes Applikationen geöffnet werden und wenn die neuen Releases von Sametime erscheinen werden, lässt sich Sametime ebenfalls direkt einbinden und Videokonferenzen aus iNotes im Browser ohne Plugin gestartet werden. HTML5 hat hier den Weg massiv geebnet.

IBM hat erkannt, dass Note/iNotes, Connections und Sametime enger integriert werden müssen. In Zukunft wird es möglich sein, Meetingrooms für Communities einzurichten und Dokumente aus Connection Files in Sametime Meetingräume zu integrieren. Auch in Sametime wird sich das Look & Feel an das neue User Interface anpassen und so einheitlich wirken und in Sametime soll sagar im Webclient Screencapture möglich werden.

Der Traveler hat bereits letztes Jahr viele Verbesserungen und Erneuerungen erfahren, ich erinnere an die ToDo's auf den mobilen Geräten und die neuen Applikationen für Android, welche auch das neue User Interface mitbringen. In Traveler 9 wird die Unterstützung der mobilen Geräte auf Windows 8 und BlackBerry ausgeweitet, ohne das für BlackBerry ein zusätzlicher Server notwendig wird.

Wenn auch IBM in der Smart Cloud IMAP anbieten wird und Verbesserungen voregenommen haben soll, die Universitäten scheinen immer noch unterschätzt zu werden. In der Session "Social Learning - Redefine Education: Cardiff University and Birmingham Metropolitan College" war der Konferenzraum zum Bersten voll und Teilnehmende haben haben den Erläuterungen aus dem Gang zugehört. Es war beeindruckend zu sehen, wie die Cardiff University Connections eingeführt und umgesetzt hat und ganz gezielt Social Business einsetzt. Interessant auch die Beobachtung, dass Studierende heute gar nicht mehr mit Laptops arbeiten, sondern sehr intensiv bereits mobile Geräte einsetzen und dank Connections die geforderten Tätigkeiten auch auf den mobilen Geräten durchführen können. Cardiff University lebt "from campus to cloud" vor.
Nicht wie alle Jahre ist das Wetter dieses Jahr sehr warm, was leider dazu führt, dass die Konferenzzimmer erneut extrem gekühlt werden. Ohne Pullover geht's nicht, Mütze wäre gar nicht unangebracht. Ob deshalb von einem Aussteller Hüte verteilt wurden?

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IBM Notes 9

Roberto Mazzoni  January 28 2013 05:35:17 AM

Deutlicher als an der heutigen Opening General Session (OGS) konnte es nicht angekündigt werden. Die nächste Notes Version wird IBM Notes 9 Social Edition heissen und IBM wird diese Version, welche als Public Beta bereits vorliegt, Ende des ersten Quartals ausliefern. Wie lange es dauert, bis diese Version auch an der UZH in welcher Form ausgeliefert werden kann, kann noch nicht beurteilt werden.
In welcher Form? Was kann das bedeuten? Das Look and Feel in Lotus 9 ist wesentlich geändert worden. Nicht nur die Farbgebung hat sich massiv verändert. Wir werden prüfen müssen, ob wir dieses neue Look & Feel tatsächlich ausliefern werden oder aber das inzwischen vertraute Benutzerinterface auch für Lotus 9 als Default ausliefern werden. Definitiv ist aber iNotes und IBM Notes im Aussehen und in der Bedienung nochmals näher zusammengerückt, deshalb kann jeder, der wissen möchte, wie sich die das neue Notes präsentieren wird, schon heute bei Greenhouse einen Account eröffnen, um sich ein Bild zu machen, wie sich Notes in der Zukunft präsentieren könnte.
In IBM Notes 9 Social Edition wird Symphony (OpenOfficee Suite von IBM) nicht mehr eingebettet sein. Hier hat IBM konsequent die Weiterentwicklung von Apache Open Office vorangetrieben und die Einbindung der Office Suite in den Notes Client mit PlugIn's realisiert.
In der Cloud Lösung (Smart Cloud im IBM Jargon) sollen auch Verbesserungen im IMAP Bereich vorgenommen worden sein. Die ersten Meetings mit IBM Verantwortlichen lassen zumindest hoffen, dass diese Lösungen und hoffentlich die damit verbundenen Verbesserungen auch der UZH zu Gute kommen werden.
Traveler wird die Synchronisation des Trash Folders zusammen mit der Unterstützung von Windows8 Mobile bringen und in Notes 9 wird auch ein vielfach geäusserter Wunsch erfüllt: bei Terminen können Kategorien definiert werden und diesen Kategorien Farben zugewiesen werden. Der Kalender wird Bunter! Daneben wurde natürlich auch auf die Neuerungen in IBM Connections eingegangen. Diese sind nicht weniger interessant, für unser Umfeld aber (noch) nicht relevant. Ebenfalls bemerkenswert: für staatliche Organisationen bietet IBM einen dedizierten Cloud Service an. Ob dieser auch den Datenschutzanforderungen des Kantons Zürich gerecht wird?

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Alles dreht sich um Integration und Webservices

Roberto Mazzoni  January 27 2013 05:46:34 AM

In den ersten Ankündigungen hiess die Konferenz zu Beginn IBMconnect respektive Connect13, Lotusphere war ganz aus dem Titel verschwunden. In der Lotus Notes/Domino Community hat das zu Stirnrunzeln und Unkenrufen geführt, obwohl sich die Änderung des Namens schon lange abgezeichnet hat. Die Konferenz heisst dieses Jahr Lotusphere Connect2013. Das muss nicht nur als Eingeständnis an die Lotus Community verstanden werden, sondern macht mit der von IBM vorangetriebenen Integration unter das Dach von IBM Collaboration Solutions durchaus Sinn, wie schon am ersten Tag spürbar wurde.

In den vergangenen Jahren konnten die Veranstaltungen mit Hilfe einer Notes Applikation, welche die Replikation der Konferenzdatenbank auf den eigenen Rechner erlaubte, die Konferenz geplant und die Veranstaltugen in den eigenen Kalender eingepflegt werden. Diese Datenbank stand dieses Jahr lange nicht zur Verfügung. Mat Newman, Andreas Ponte und weiter haben eine unoffizielle Datenbank mit denselben Funktionen zur Verfügung gestellt. Wie bisher konnte dadurch mit dem üblichen Komfort in Notes die Konferenzwoche geplant werden, wofür viele den Entwicklern dankbar waren, mich eingeschlossen. Erst am 27. Januar, eigentlich ein Monat zu spät, war eine E-Mail mit dem Betreff "eConference Guide and Solutions Showcase Directory" im Briefkasten. Und diese E-Mail hat verdeutlicht, in welche Richtung die Reise wirklich geht und wie Konsequent IBM an der Zukunft arbeitet.

Der neue Terminplaner steht jetzt auf Basis von IBM Connections zur Verfügung. Für iPhone und Android Geräte wurde eine hybride Applikation in den jeweiligen App Stores bereitgestellt, die einer für die Konferenz angepassten Connections App entspricht und zu welcher natürlich auch eine angepasste Connections Umgebung für die Benutzung in Browser zur Verfügung gestellt wird. Im letzten Jahr ist das WLAN zusammengebrochen, weil sehr viele Teilnehmende neben ihrem Laptop auch ein oder mehrere mobile Geräte bei sich tragen. IBM hat mit der neuen Lösung in dem Sinne darauf reagiert, dass es wohl den meisten Konferenzteilnehmenden wichtiger ist, ihre Termine auf dem mobilen Gerät à jour zu halten als dies auf dem Laptop zu tun. Und das geht mit der neuen Applikation Bestens. Den Konferenzteilnehmern steht nebst der Connections Umgebung auch eine iNotes Umgebung und ein Zugang zu Mail, Kontakten und Kalender via Traveler zur Verfügung. Alles auch vom Browser aus bedienbar oder mit den entsprechenden Originalapps (Traveler, IBM Connections) zu nutzen. Da das iPhone erlaubt, mehrere Traveler Kalender gleichzeitig im nativen Kalender darzustellen, sind die geplanten Sessionen nicht nur in der Konferenz App ersichtlich sondern können zusammen mit den übrigen Kalendern auf dem iPhone eingebunden werden. Android kann das für einmal nicht so elegant. Für den Notes Client bleibt nur noch die eher unbefriedigende Umgehung mit dem Import einer iCal Datei mit allen Terminen. Eine Terminplanung im eigentlichen Sinn wird so etwas mühsam, hier wünsche ich mir trotz aller Vorteile auf mobilen Geräten eine bessere Integration mit IBM Notes.

Auch die Weiterentwicklungen in Connections 4 und IBM No tes 9 Social Edition (ja, 8.5.4 wird es mit allen letztes Jahr angekündigten Erweiterungen nicht mehr geben, Notes 9 Social Edition ist die nächste Notes Version) zeigen auf, wie viel mehr Integration mit entsprechenden Schnittstellen auf der Roadmap steht als Weiterentwicklungen des Bisherigen.  
Mit Hilfe des Social Business Toolkits können Entwickler alle möglichen Webservices (SAOP, JSON, REST, etc.) in Applikationen sowohl für Connections als auch für Notes einbinden. Die Entwickler programmieren nur noch in Java oder JavaScript, geben den Typ des Webservice, welcher angesprochen wird, an und alles andere erledigt das Social Business Toolkit. Ob beim Aufgerufenen Webservice eine PHP-Applikation, Ruby & Rails oder welche Technis auch immer steht, das Social Business Toolkit weiss damit umzugehen, es muss nur der Typ des verwendeten Gadgets spezifiziert werden.

Konsequent wird auch für die Entwicklung mobiler Applikationen immer mehr in den Standard integriert und dieser nutzt extensiv HTML5, was neue Möglichkeiten eröffnet. Es reicht jetzt, einem Formularfeld den Typ „email“ zuzuweisen, dank HTML5 wird automatisch geprüft, ob die eingetippte E-Mail Adresse gültig ist. Dieser Check muss, wie bei vielen anderen Datentypen auch, nicht mehr programmiert werden.

Mit diesen Werkzeugen im Hintergrund sind Erweiterungen für Connections oder Notes viel einfacher geworden und dank den API's zu den einzelnen Connections Applikationen können relativ einfach Applikationen entwickelt und Prozesse angebildet werden. Auch für mobile Geräte. Beeindruckend die Demo einer firmeninterne Flugbuchung mit Approval via Connection Activities und der Möglichkeit für die Vorgesetzten, den Flug via Connections oder E-Mail freizugeben. Oder ein kleines Service Desk Tool, welches die wesentlichen Grundbedürfnisse mit wenig Programmieraufwand zu erfüllen vermag. Wie sich solche Xpages basierten Applikationen auf mobilen Geräten präsentieren, kann bei tlcc erlebt werden.

Ein erster Tag, der vor der offiziellen Eröffnung der Konferenz am Montagmorgen viel für die nächste Woche verspricht.

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Feiertage - auch für IMAP und was die mobilen Geräte können

Roberto Mazzoni  January 11 2013 10:19:00 AM

Auch in den letzten Betriebsferien der Universität zwischen Weihnachten und Neujahr sind wie in den vergangenen Jahren Probleme in der Infrastruktur aufgetreten. Dieses Jahr war ein Teil der E-Mail Infrastruktur betroffen. Gerne wird bei solchen Ausfällen "Murphy's Law" herbeigezogen. Alles was schief gehen kann geht schief, wenn es nicht sein sollte. Oder aber es verdeutlicht, dass eben doch nichts automatisch läuft und immer unser Mitarbeitenden wie fleissige Bienen im Hintergrund dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft. Der Teilausfall und die Behebung desselben einen halben Tag nach den Weihnachtsferien ist ein eindrücklicher Beweis, dass der zweite Fall der zutreffende ist. Was ist aber geschehen?

Am 27. Dezember 2012 haben sich kurz nacheinander zwei E-Mail Server im selben Cluster verabschiedet. Potentiell ein fünftel der Angehörigen der UZH hatten dann keinen Zugriff auf ihre E-Mail, Termine, Kontakte und Aufgaben. Auch während der Weihnachtsferien konnten die Server neu gestartet werden. Allerdings liefen die beiden Server nur kurze Zeit und stürzten sofort wieder ab. In solchen Fällen sind wir auch auf Support durch die Softwarehersteller angewiesen, der auch sofort gesucht wurde. Die Ursache des Problems war relativ rasch gefunden. Einmal mehr hat IMAP Probleme verursacht und die Server ins Schleudern gebracht. Es lag daher auf der Hand, den IMAP und POP Service auf den beiden betroffenen Servern nicht zu starten. Dadurch hatten alle Lotus Notes User, alle Webmail User und alle Benutzer des Travelers auf den mobilen Geräten ganz normal Zugang zu E-Mail, Kalender und Aufgaben. IMAP und POP Benutzerinnen konnten via Webmail ebenfalls zugreifen, der E-Mail Dienst an sich sichergestellt. Wer also sowieso Webmail, Lotus Notes oder Traveler nutzt, IMAP und POP Clients also gar nicht mehr einsetzt, hat vom Ausfall gar nichts mitbekommen. Nachdem IBM bis zum ersten Arbeitstag noch keine Lösung für das Problem geliefert hatte, mussten am ersten Arbeitstag unsere Administratoren das Problem vertieft analysieren und haben nach wenigen Stunden die Systeme wieder in den Normalzustand gebracht. Am Montagnachmittag war IMAP und POP wieder aufgeschaltet, alle Angehörigen der UZH konnten wieder arbeiten.

Was sich aber gezeigt hat, ist dass gerade Personen mit mobilen Geräten (iPhone, iPad, Android Telefone und Tablets) diese nicht optimal konfiguriert hatten. Statt den Zugang via Traveler sicherzustellen, war ein IMAP-Zugang konfiguriert. Das ist nicht nur für die Konfigurationen unbequemer, IMAP bietet auf diesen Geräten auch weniger Komfort und ist leider auch fehleranfälliger. Konfiguriert also Eure Geräte um. Auf iOS Geräten ist es eine reine Konfigurationsfrage, auf Android Geräten eine Konfigurations- und Installationsfrage, dies sich aber auf alle Fälle lohnt, wie ich schon letztes Jahr beschrieben habe. Die Anleitung zur Konfiguration der mobilen Geräte findet ihr unter Neu an der Uni? auf unserer Website.

Vor Weihnachten sind nicht nur die ToDo Applikationen für iOS und Android erschienen, welche auch mit unserer Groupware eingesetzt werden können, es ist für Android und iOS auch IBM Sametime Meeting im AppStore respektive Google Play erschienen. Das erlaubt, auch mit mobilen Geräten die Teilnahme an Sametime Meetings. UZH Alumni Klaus Bild hat in seinem Blog die Teilnahme an einem Meeting mit den iPhone in einem sehr illustrativen Video aufgezeigt. Die Demo hat sofort Lust auf mehr gemacht und wir haben die Funktionalität mit einem Android Gerät nachvollzogen.

An dieser Stelle nur eine kleine Illustration, wie sich die Umfrage aus unserer damaligen Lunchveranstaltung zu Sametime Meeting auf den diversen Geräten präsentiert. Die Umfrage wurde zur Illustration auf einem Mac im Browser gestartet und allen Meeting-Teilnehmern sofort angezeigt.
Nach Abschluss der Umfrage sieht der Moderator wie üblich die Ergebnisse und diese werden allen Teilnehmenden auch präsentiert.




Mehr zu den Funktionen im Beitrag von Klaus!

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Heinzarmee

Roberto Mazzoni  December 20 2012 11:11:21 PM

Für einmal kommt Lotus oder Notes in diesem Beitrag nur einmal vor. Das war's auch schon.

Heinz, dieses Mal nicht der Heinz, der schon Eingang in diesen Blog gefunden hat, hat heute zu seinem Abscheidsapéro an der UZH eingeladen. Er tritt in den verdienten Unruhestand und weil die Welt, glaubt man gewissen Exponenten, morgen untergehen soll, sei Dir Heinz mein Dank für Deine Einladung auf diesem Weg mitgeteilt.

Du hast mich heute als Repräsentanten für Deine Arbeitskollegen an der UZH eingeladen. Dass Du mich dann aber so über alle Masse ins Zentrum ger ückt hast, hat definitiv von Deinen Leistungen im letzten viertel Jahrhundert abgelenkt. Mich hat nicht nur berührt, dass Du mich zusammen mit Ueli erw ähnt hast. Ueli, der bei den Informatikdiensten nicht nur für die Bibliothekssysteme Unglaubliches geleistet hat und auf den wir, auch in seinem Unruhestand, gerne zurückgreifen. Mich hat auch beeindruckt, wie Du einmal mehr Deine Leistungen in den Hintergrund gerückt hast, andere auf den Schild gehoben hast. Dein Team hat mit der Heinzarmee eindrücklich den Beweis Deiner Wertschätzung erbracht und gleichzeitig einen Steilpass für das Schweizer Fernsehen geliefert, wie die Diskussion für den Eurovision Song Contest Beitrag der Schweiz gelöst werden kann.
Ich durfte im Januar eine ähnliche Wertschätzung von meinen Mitarbeitenden erfahren und das sind Momente, die prägend sind und für viele Mühen entschädigen. Hätte ich gewusst, dass Du mich an Deinem Abschied auf unsere Zusammenarbeit so eingehst, ich hätte mit Stolz das T-Shirt getragen, das Dir zu Ehren hier abgebildet sei. Ich bin stolz darauf, DICH zu kennen.
Du hast in Deiner Rede einige Dienstleistungen erwähnt, die unsere Zusammenarbeit geprägt haben. Google liefert heute noch 498 Treffer bei einer Abfrage nach rzubiz, in einem davon ist nachzulesen:

"Während die Anzahl der rzubiz-Aufrufe im Jahr 1993 rund 78 000 betrug, stieg die entsprechende Zahl im Jahr 1994 auf 122 000."

Damals beeindruckende Zahlen. Wird nach den Begriffen ZORA und UZH gegoogelt, liefert das nicht weniger als 231'000 Treffer. Dein Name liefert 77'800 Treffer, wird weniger häufig gefunden als vor bald 20 Jahren rzubiz genutzt wurde, taucht dafür an fünfter Stelle mit einem Treffer aus Facebook auf. Was Du aber heute verschwiegen hast: rzubiz wäre ohne Deine Initiative und Dein Engagement nicht entstanden, ZORA hätte sich ohne Dein und Ingeborgs Engagement nicht zu der Open Access Plattform entwickelt, auf welche die Universität Zürich mit Stolz blicken kann. Wie Du heute gesagt hast, Du hast Dein Team gebraucht, aber die HBZ und die elektronische Bibliothek hat auch Dich gebraucht! ZORA wird noch weitere Jahre die UZH prägen, Studierende werden nie wissen, auf wessen Initiative die von ihnen genutzten Arbeitsplätze am Strickhof zurückgehen. Du hast die Weichen auch für die Zukunft stellen können, meine Töchter werden diese Leistungen wie selbstverständlich nutzen. Hut ab, Heinz!

Ein Nachweis möchte ich Dir nicht länger schuldig bleiben. Unsere Zusammenarbeit dauert wirklich schon 30 Jahre. Du hast heute in Frage gestellt, ob ich wirklich bei Dir studiert habe. Vor 30 Jahren gab es weder Bologna noch Modulbuchungen, dafür Testathefte. In einem Mäppli (...) habe ich in meinem Testatheft Deine Unterschrift zur Veranstaltung 1409, Einführung in das Studium der Geschichte, 1. Teil gefunden. Bliebe also nur noch die Frage, ob ich mich auf Grund dieser Veranstaltung den Naturwissenschaften zugewandt habe ;-)
Nachdem ich heute noch gehört habe, dass unsere ersten Gemeinsamkeiten eigentlich auf 40 Jahre zurückgehen, nehme ich Dir Deine Zusage für ein Treffen im Davoser Skigebiet mit Besuch des Hotel Schatzalp als Versprechen ab.

Ich wünsche Dir, Deiner Familie und auch Euch Lesern erholsame und frohe Festtage und ein ausgezeichnetes neues Jahr.

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Zu Weihnachten: Aufgaben auf mobilen Geräten

Roberto Mazzoni  December 13 2012 08:23:05 PM

Gestern hat IBM Champion Mat Newman in seinem Blog nicht nur angekündigt, dass IBM ein Upgrade Pack für den Traveler veröffentlicht hat sondern auch gleich die wichtigsten Neuerungen gezeigt. IBM Crack Mitch Cohen hat in seinem Blog die wichtigste Neuerung, welche mit diesem Upgrade Pack eingeführt wurde, die To Do Applikation, welche die Aufgaben auf die mobilen Geräte bringt, hervorgehoben und heute Nachmittag hat unser Admin das Upgrade Pack auf unseren Servern installiert und freigegeben und in Apples iTunes Store ist die Applikation IBM Lotus Notes Traveler To Do verfügbar gemacht worden. Nochmals zusammengefasst: vorgestern erschienen, gestern die Information gestreut und bereits heute auch an der UZH getestet und freigegeben. Die Rede ist von nichts wenigerem als der neuen Möglichkeit, Aufgaben auf mobilen Geräten zu bearbeiten und zu verwalten und der offiziellen Unterstützung von iOS6 im Traveler. Alles noch vor Weihnachten, ein grosses Danke an unsere Admins!

Auf Android Geräten wird der Ugrade der Applikationen automatisch angeboten, bei der To Do App auf iOS Geräten muss nebst Benutzername und Passwort einzig noch die Serveradresse sync.uzh.ch eingegeben werden.

Auch wenn's IBM geschafft hat, die To Do Applikation praktisch gleichzeitig mit dem Upgrade Pack in Apples iTunes Store zu veröffentlichen und ab sofort die Aufgaben auch auf iPhone und iPad bearbeitet werden können, das Upgrade Pack bringt vor allem auf den Android Geräten riesige Fortschritte.

Auf dem iPhone zeigt sich die Applikation funktional und Schlicht, ohne Schnickschnack und der Upgrade bringt genau die gewünschte Funktionalität.

Schon funktionaler, moderner und ausgereifter präsentiert sich die To Do Appliation auf dem iPad. Dort wird der grössere Bildschirm ausgenutzt und die Anordnung der Elemente erfolgt überlappend. Eine Navigation am linken Rand, danach die Aufgaben gelistet und wird eine Aufgabe angewählt, überlappt die Anzeige der Aufgabe die Liste und kann auf dem Bildschirm auch an den rechten Rand geschoben werden. Aufgabe und Liste bleiben wie gewünscht im Blickfeld.
Auf Android Geräten wird die To Do App wie auf dem iPad ebenso elegant bedient, einzig die Ueberlappungsmöglichkeiten fehlen. Dafür hat die App mehr Einstellungsmöglichkeiten und es können auch bereits abgeschlossene To Do's angezeigt werden.
Viel ansprechender sind aber unter Android die bisherigen Applikationen. Die früher etwas altbackene Mail Applikation erlaubt dieselbe User Experience und lässt sich jetzt auch wie die Aufgaben App bedienen. Die Liste der gerade besuchten Box bleibt also auch dann noch im Blickfeld, wenn eine einzelne E-Mail gelesen wird. Eigentlich wie in der Vorschau im Notes Client oder im iNotes. Wirklich gelungen.
Extrem viel angenehmer im Handling ist jetzt der Kalender unter Android geworden. Wie im iNotes und Notes Client kann auf einer Kalender-Uebersicht der gewünschte Tag angewählt werden und zwischen Agenda, Tages-, Wochen- und Monatsanschicht gewechselt werden. Es muss dem Android Originalkalender in keiner Weise mehr nachgetrauert werden.
IBM hat die Hausaufgaben mit diesem Upgrade Pack gemacht und das Packet vor Weihnachten ausgeliefert, unsere Admins es vor Weihnachten unter den Baum gelegt. Genaus wie bei den Terminen fehlen ab sofort für nicht erledigte Aufgaben auch Benutzern von Mobilen Geräten die Ausreden.

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Samichlaus bringt Notes 8.5.3FP3 für OS X 10.8

Roberto Mazzoni  December 6 2012 03:59:56 PM

Es hat etwas länger gedauert als die von Ed Brill im Juli angekündigten 30-60 Tage, aber jetzt ist es da. Das Fix Pack 3 für Lotus Notes 8.5.3, welches offizielle Unterstützung für Lotus Notes unter Mac OS X Mountain Lion bringt.

Wer mit dem Update des Betriebssystem gewartet hat, kann jetzt auf Mountain Lion upgraden. Bevor ihr das macht, empfehle ich euch aber dringend, ZUERST das Fix Pack 3 unter OS X 10.7 zu installieren und erst ANSCHLIESSEND das Betriebssystem zu aktualisieren. Das Fix Pack 3 benennt die Notes.app im Programmverzeichnis in Lotus Notes.app um. Dadurch ist sichergestellt, dass es beim Upgrade des Betriebssystems keine Probleme mit der Notes.app von Apple gibt.
Ist das Fix Pack 3 installiert, kann danach problemlos das Betriebssystem aktualisiert werden und Apple's Notes.app und IBM's Lotus Notes.app sind beide installiert.
Beim ersten Start von Lotus Notes wird dies Applikation aber nicht ohne zusätzliche Softwareinstallation starten. Beim Upgrade auf OS X 10.8 wird Apple Java deinstalliert und es muss ORACLE Java installiert werden. Das ist aber kein Problem, ihr werdet direkt beim ersten Start von Lotus Notes aufgefordert, Java zu installieren.

All jene, die Lotus Notes bereits vor dem Fix Pack 3 auf Mountain Lion betrieben hatten, müssen den Fix Pack 3 installieren. Ihr müsst die "Kniffe", die ihr angewendet habt, um die Notes.app von Apple an der Notes.app von IBM "vorbeizubringen" möglicherweise rückgängig machen, um das Fix Pack zu installieren. Das Fix Pack lässt sich unter Mountain Lion nur installieren, wenn Lotus Notes als Applikation Notes.app im Programmordner liegt.

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Termine mit iOS6 grau statt rot

Roberto Mazzoni  November 9 2012 09:01:56 AM

iPhones, iPads und iPods stellen nach dem Update auf iOS6 plötzlich die Termine aus dem Lotus Kalender in unterschiedlichen Farben dar. Während die vor dem Upgrade auf iOS 6 erstellten Termine wie bisher rot hinterlegt erscheinen, bleiben alle neuen Termine grau. Egal ob die Einladungen angenommen und bestätigt sind. Alle Versuche, in Lotus Notes oder iNotes die Termine zu manipulieren, haben keine Abhilfe geschaffen. Auf Geräten mit iOS 5 tritt dieses Phänomen nicht auf.
Apple hat nicht nur mit der neuen Karten Applikation die Benutzerinnen und Benutzer verärgert sondern auch bei der Kalenderintegration die Hausaufgaben nicht gemacht. Es gibt aber Abhilfe, zumindest auf meinen Geräten hat der Tipp von Roger das Problem behoben. Die grauen Einträge werden wieder zu normalen Einträgen, wenn das Profil für den Traveler gelöscht und wieder angelegt wird. Keine Tipp, den ich gerne gebe, aber immerhin verhalten sich danach die neu erstellten Termine wie gewohnt und gewünscht.
In einem ersten Schritt muss das bisherige IBM Lotus Notes Profil gelöscht werden. Auf den iOS Geräten in Einstellungen -> Allgemein ganz nach unten Scrollen und das Profil auswählen und das Profil entfernen.
Danach muss das Profil wieder via Safari und Login unter sync.uzh.ch angelegt werden. Den genau Ablauf haben wir auf unseren Webseiten dokumentiert. Nachdem das Profil erneut angelegt ist, die Einstellungen für E-Mail, Kalender und Aufgaben wieder wie gewünscht setzen (nicht vergessen, Erinnerungen zu deaktivieren) und danach die E-Mail und den Kalender überprüfen. Alle Termine werden jetzt wieder in der gewünschten Farbe dargestellt, die vorher grau hinterlegten Termine sind jetzt auch wieder rot hinterlegt und zukünftige Termine werden wieder wie gewünscht dargestellt.
Aber aufgepasst, das klappt nur, wenn das Apple Gerät bereits auf iOS 6.0.1 aufdatiert wurde. Mit iOS 6.0 hilft das Löschen und Wiederanlegen des Profils nicht! Wäre schön, wenn allein an der UZH über 1'000 Benutzerinnen und Benutzer von iOS Geräten nicht Apples Unsorgfältigkeiten auf so mühsame Weise beheben müssten.

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Lotus kann’s ...

Roberto Mazzoni  October 5 2012 04:20:58 PM

... das hat Mat Newman am User Blast an der UZH deutlich gemacht. Und Lotus kann sogar mehr, als Mat Newman in der kurzen Zeit zeigen konnte. So kann Lotus Notes durchaus auch Adressetiketten drucken, die ein einem Funktionskonto als Institutsadressen verwaltet werden.
In der Adressansicht wählen Sie wie gewohnt den Druckbefehl aus und im folgenden Druckdialog ändern Sie die Notes Druckoptionen.
Sie erhalten dann den Dialog mit den Druckoptionen für das Adressbuch und können die vordefinierten Druckoptionen auswählen.
Wählen Sie aus, ob nur die ausgewählten Dokumente oder die ausgewählte Ansicht gedruckt werden soll, welcher Typ von Adressetiketten mit welcher Adresse (geschäftlich oder privat) verwendet werden soll und geben Sie an, welchen Etikettenbogen Sie im Drucker eingelegt haben. Der jetzt bestätigte Druck bedruckt die Etiketten wie gewünscht. Die Anleitung mit Screenshots unter Windows finden Angehörige der UZH in der Lotusbase. Und eine Videoanleitung dazu finden Angehörige der UZH in der Lotus Notes Multi Media Library.

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auf dem iPhone gelöschte E-Mail kann nicht wiederhergestellt werden

Roberto Mazzoni  September 13 2012 12:41:46 PM

Mit Hilfe des Travelers können E-Mails, der Kalender und das eigene Adressbuch elegant mit mobilen Geräten synchronisiert werden. Sogar auf das Dominoverzeichnis mit den Telefonnummern der Mitarbeitenden der UZH haben wir Zugriff. Bis auf eine unangenehme Kleinigkeit auf dem iPhone/iPad funktioniert alles Bestens. Ein kleines Problem kann beim Löschen von E-Mails auftreten.

Werden E-Mails auf iOS Geräten gelöscht, wandern sie wie üblich in den Papierkorb verschoben und bleiben auch auf dem iPhone/iPad im Zugriff. Zumindest so lange die E-Mails aus dem Papierkorb nicht in einen anderen Ordner verschoben werden. Versucht man die E-Mails in einen anderen Ordner zu verschieben (erinnert ihr Euch an das Verhalten im Notes Client oder iNotes? Aus dem Papierkorb kann nichts in einen Ordner verschoben werden, nur gelöschte E-Mails wiederhergestellt werden), verschwindet nicht nur die E-Mail die ihr verschieben wolltet, alle E-Mails im Papierkorb sind nicht mehr zugänglich. Der Papierkorb bleibt unter iOS leer. Eigentlich nicht ganz unerwartet, wenn ihr an das Verhalten von E-Mails im Papierkorb im Client oder iNotes denkt. E-Mails kann nur wiederhergestellt, nicht aber verschoben werden.

Unter iOS wird aber der Eindruck erweckt, dass E-Mails auch aus dem Papierkorb verschoben werden könne, was aber nicht möglich ist. Die gute Nachricht ist aber, dass die E-Mail nicht gelöscht ist. Sie ist mit iOS Geräten via Traveler im Papierkorb nur nicht mehr abrufbar, kann aber problemlos aus dem Papierkorb wieder hergestellt werden. Allerdings nur im Webmail. Dazu muss mit dem Browser in iNotes unter webmail.uzh.ch eingeloogt werden. Die Ultralite Version von iNotes wird gestartet, in welcher ihr auch den Papierkorb vor Euch seht.
Öffnet den Papierkorb, wählt die wiederherzustellende E-Mail aus und stellt die gewünschte E-Mail einfach wieder her.
Sofort ist sie auch wieder im normalen E-Mail Programm verfügbar!

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Funktionskonten in der Sidebar - einer von vielen Tipps von Mat Newmann

Roberto Mazzoni  September 12 2012 08:04:36 PM

Letzte Woche hat uns IBM Champion Mat Newman an der UZH eine eindrückliche Präsentation gegeben, wie der Lotus Notes Client effizient das tägliche Arbeiten erleichtern kann. Einer seiner Tipps dürfte all jene interessieren, die täglich mit Funktionskonten (MailIn) arbeiten müssen und immer im Auge behalten wollen, was im Funktionskonto für E-Mails eintreffen. Mat Newman hat gezeigt, dass weit mehr als nur Sametime Kontakte in der Seitenleiste angezeigt werden können. Es kann jede Lotus Notes Ansicht in der Seitenleiste eingebettet werden, also auch der Posteingang eines anderen Notes Kontos oder eben eines Funktionskontos. Vorausgesetzt Sie haben die entsprechenden Zugriffsrechte.

Um ein MailIn Konto in der Seitenleiste anzuzeigen, öffnen Sie in einem ersten Schritt das gewünschte Funktionskonto. Die Ansicht, die sie jetzt bekommen ist eine sogenannte Java-Ansicht, welche nicht direkt in der Seitenleiste angezeigt werden kann. Wechseln Sie deshalb rasch in die Kalenderansicht des Funktionskontos.

Drücken Sie jetzt gleichzeitig CTRL-ALT und wechseln Sie wieder in die Mailansicht. Jetzt öffnet sich die Mailansicht in einer alten Version.

In dieser Ansicht klicken Sie jetzt auf das Widget-Werkzeug (falls dieses fehlt, kann es im Menue View/Ansicht -> Toolbar -> Widgets aktiviert werden).

Wählen Sie im folgenden Dialogfenster die Option "Open this view", selektieren Sie die Option "Show Navigator" nicht und fahren Sie weiter.

Im nächsten Schritt selektieren Sie "Display as a sidebar panel" und schliessen die Konfiguration des Widgets ab.

Der Posteingang des Funktionskonto erscheint jetzt in Ihrer Sidebar und Sie haben den Eingang immer im Blick. Doppelklick auf eine E-Mail öffnet diese unmittelbar und sie können sofort die E-Mail bearbeiten. Wirklich nützlich für die effiziente Arbeit mit Funktionskonten!

Und weil's eben gerade passt noch drei der beliebten Tastaturkürzel zur raschen Bedienung von Lotus Notes (Tasten jeweils gleichzeitig drücken)
CTRL-0 (Mac: CMD-0): Sidebar schliessen
CTLR-4 (Mac: CMD-4): Sidebar öffnen
CTRL-SHIFT-L (Mac: CMD-SHFT-L): Alle Shortcuts anzeigen

@matneman: Yes, SHIFT is Umschalt ;-)

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Fallstrick bei nur gelegentlichem Einsatz eines Lotus Notes Clients

Roberto Mazzoni  July 20 2012 10:06:54 AM

Eine auf den ersten Blick etwas irritierende Anfrage hat uns gestern erreicht. Ein Person meldet, dass sie sowohl in der eigenen Mailbox als auch in einer ihr zugänglichen Funktionsbox plötzlich E-Mails wieder aufgetaucht sind, die bereits gelöscht worden sind. Wie ist so etwas möglich?

Lotus Notes kann dank Replizierung und Roaming alle Clients auf den verschiedenen Geräten auf gleichem Stand halten. Die Daten werden auf alle Notes Clients repliziert und  somit sichergestellt, dass sowohl im Webmail mit iNotes als auch auf allen Notes Clients und allen IMAP Clients dieselben Daten vorhanden sind. Egal, auf welchem Client einen E-Mail gelöscht wird, sie wird im Webmail und allen Notes Clients gelöscht und auch kein IMAP Client sieht die gelöschte E-Mail mehr.

Dieser tadellose Synchronisierung kann einen unerwünschten Effekt haben. Wird ein Lotus Notes Client lange Zeit nicht eingesetzt, hat dieser natürlich lokal einen ganz anderen Zustand als die effektiven Daten auf dem Server. Das betrifft nicht nur die eigene E-Mail, sondern alle auf dem Client replizierten E-Mail Datenbanken. Lotus Notes merkt sich nach dem Löschen von E-Mails, dass diese gelöscht wurden und teilt dies allen Repliken mit. Allerdings „verfällt“ dies Information nach etwa hundert Tagen. Wird ein Lotus Notes Client mehr als hundert Tage nicht eingesetzt und gestartet, kann diesem Client nicht mehr mitgeteilt werden, dass er noch E-Mails hat, die bereits gelöscht wurden. Und weil die Replikation so tadellos funktioniert, erscheinen die vorgängig gelöschten E-Mails auch alle wieder auf allen Clients und im Webmail. Alles ist wieder auf dem gleichen Stand. Genau das war der Grund, weshalb bereits gelöschte E-Mails plötzlich wieder aufgetaucht ist.

Was tun, wenn aus welchen Gründen auch immer, eine solche Situation eintritt? Der einfachste Weg das zu verhindern:

Startet jeden konfigurierten Lotus Notes Client einmal im Monat!

Sollte das vergessen gehen, muss dafür gesorgt werden, dass auf dem entsprechenden Client alle replizierten Datenbanken (im Ordner mail im Lotus Notes Datenverzeichnis) vor dem Start des Clients gelöscht werden und die Repliken neu angelegt werden. Andernfalls tritt genau der beschriebene Effekt ein. Spart Euch diesen Aufwand und startet alle Eure Notes Clients regelmässig!

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IBM CHAMPION Mat Newmann kommt an die UZH!

Roberto Mazzoni  July 13 2012 10:30:00 AM

Es ist uns gelungen, zusammen mit den Organisatoren des Lotus Knows Switzerland Kundenforums (Belsoft AG), welches dieses Jahr am 6. September an der UZH stattfinden wird, Mat Newman nach Zürich zu holen. Mat Newman ist ein profunder Kenner von Lotus, und wer den Australier einmal erlebt hat, wie er Features und Möglichkeiten von Lotus Notes präsentiert, wird vielleicht nicht sofort Lotus Notes lieben, aber die unterhaltsamen Ausführungen bestimmt nicht vergessen. Und jetzt können wir eine solche Präsentation an der UZH im Zentrum anbieten.

Mat Newman wurde von IBM der Titel "IBM Champion" verliehen. Er verfügt über mehr als 17 Jahre Erfahrung in den Bereichen Entwicklung, Administration, Beratung und Schulung von IBM Collaboration Solutions Software. Im Jahre 1992 kam Mat erstmals mit Lotus Notes in Berührung und seit der Lotus Notes Version 4 ist er auch IBM zertifizierter Administrator, Entwickler, und für die Präsentation an der UZH vor allem von Bedeutung, Instruktor. Seit 1999 führt er als leitender Instruktor ein Ausbildungszentrum für IBM Software (Authorised Independent Training Provider).

Mat hat ein sehr umfangreiches Wissen über IBM Software, welches auch bei der Schulung der Endbenutzer zum Tragen kommt und Schulungen zum Erlebnis werden lässt. Mat hat schon mehrmals in den letzten Jahren an der Lotusphere präsentiert, diente als SearchDomino.com Experte, ist der Präsident des AusLUG (Australian Lotus User Group) Organisationskomitees, unterhält einen Blog unter matnewman.com, beteiligt sich regelmässig an Veranstaltungen der weltweiten Lotus-Community und führte schon hunderte von Schulungskursen für End-User, Administratoren und Entwickler durch.

Mat ist ein sehr leidenschaftlicher und begeisterter Anhänger von Kollaborations-Software und der stolze Besitzer des wohl coolsten gelben Anzuges weltweit.

Mat Newman wird das Lotus Knows Switzerland Kundenforum am 6. September 2012 eröffnen. Reserviert Euch also den 6. September 2012 (voraussichtilich späterer Nachmittag im SOC-F-106) für diese einmalige Präsentation (keine Anmeldung erforderlich). Wer nicht nur die öffentliche Präsentation von Mat Newman geniessen möchte sondern an der gesamten Lotus Knows Switzerland Veranstaltung teilnehmen möchte, kann sich für das Forum unter http://www.lotusknowsswitzerland.ch/pages/kundenforum3.html anmelden.

Präsentation und Vidoeaufzeichung der Veranstaltung Online

• Slides der Präsentation
• Aufzeichnung der Präsentation
• Aufzeichnung der Präsentation ohne Slides

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Ferientipp

Roberto Mazzoni  July 12 2012 12:04:28 PM

Ich weiss nicht, ob in Australien während unserer Sommerferien auch Ferienzeit ist. Auf alle Fälle hat Mat Newman rechtzeitig vor den Zürcher Sommerferien gepostet, wie in einem Arbeitsschritt die Ferien im Lotus Kalender eingetragen werden können und die Abwesenheitsmeldung (Out of Office) aktiviert werden kann. Sein Tipp hier auch für deutschsprachige Nutzer.


Um den Dialog für die Ferienabwesenheit bei Erstellen des Kalendereintrages zu aktivieren, muss lediglich bei ganztägigen Abwesenheiten die Kategorie „Urlaub“ beim Erstellen des Kalendereintrages ausgewählt werden.


Und hier der Ablauf im Detail:
1.        Ein ganztägiges Ereignis im Notes Kalender erstellen.


2.        Sicherstellen, dass „Als Verfügbar markieren“ NICHT aktiviert ist, damit Sie nicht zu Meetings eingeladen werden.


3.        Wiederholungen für das ganztägige Ereignis setzen.


4.        Die Option „Urlaub“ im Feld „Kategorie“ auswählen.


5.        Eintrag Speichern und schliessen.


6.        Jetzt fragt Lotus Notes, ob der Abwesenheitsassistent aktiviert werden soll. Diese Frage mit "JA" bestätigen.


7.        Kontrollieren Sie Ihre Abwesenheitsoptionen (Anfang- und Enddatum müssen nochmals angepasst werden) und aktivieren Sie so den Abwesenheitsassistenten.



Beachte auch unsere Anleitung für iNotes und die Videoanleitung (nur innerhalb des Netzwerkes der Universität Zürich verfügbar) zum Aktivieren der Abweseheitsmeldung.

Erholsame und abwechslungsreiche Sommerferien!

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Verschlüsselung: Lotus intern ein Kinderspiel - und mit Partnern ausserhalb der UZH?

Roberto Mazzoni  May 25 2012 05:08:06 PM

Verschlüsselung: Lotus-intern ein Kinderspiel - und mit Partnern ausserhalb der UZH?

Mit Lotus Notes und iNotes ist es ein Leichtes, eine E-Mail zu verschlüsseln und so  dafür zu sorgen, dass ausschliesslich der Empfänger sie lesen kann. Die Optionen gehen gar noch weiter: es kann auch verhindert werden, dass die E-Mail weitergeleitet oder kopiert werden kann, sofern auch die Option „Keine Kopie erlauben“ angewählt wird.


In Lotus Notes ist das so einfach, weil Lotus eine interne Zertifizierungsstelle hat. Bei Erstellung eines Lotus Kontos wird jeder Person ein Zertifikat ausgestellt. Jede Person erhält automatisch einen privaten Schlüssel für die Entschlüsselung und digitale Signierung von E-Mails. Gleichzeitig wird ein öffentlicher Schlüssel erstellt und verfügbar gemacht, der allen Lotus Benutzern zugänglich ist und erlaubt, eine E-Mail an eine bestimmte Person nur für diese zu verschlüsseln. Die Zertifizierungsstelle garantiert die Echtheit des Schlüsselpaars und somit des Zertifikates.
Damit eine E-Mail an einen beliebigen Empfänger verschlüsselt werden kann, muss das öffentliche Zertifikat des Empfängers verfügbar sein. Im Domino Directory ist für alle Angehörigen der UZH das öffentliche Zertifikat hinterlegt. Das erklärt auch die Warnung, welche erscheint, wenn versucht wird, an eine externe Person eine verschlüsselte E-Mail zu schicken.

Wie bekomme ich den öffentlichen Schlüssel eines E-Mail Partners?
Am einfachsten ist es, wenn der Partner eine digital signierte E-Mail schickt. Bei Erhalt einer solchen E-Mail erscheint in der Regel eine Warnung, dass die Zertifizierungsstelle, welche den Schlüssel des Absenders unterzeichnet hat, nicht bekannt ist und die Frage, ob dem Zertifikat und dem mitgeschickten öffentlichen Schlüssel vertraut werden soll, wird gestellt.

Wenn ich mir sicher bin, dass mir tatsächlich die gewünschte Person eine E-Mail zugestellt hat, kann ich dem Zertifikat trauen. In obigem Beispiel hat die Person ein Zertifikat verwendet, welches kostenlos bei CAcert.org bezogen werden kann, aber keinen Namen im Zertifikat enthält, faktisch also nur sichergestellt ist, dass die E-Mail Adresse gültig ist. Bei kommerziell erhältlichen Zertifikaten steht im Feld Subject alternate names auch Vorname und Name des Absenders.

Als nächster Schritt wird der Absender ins eigene Adressbuch aufgenommen.


Wir werden gebeten, die Angaben zur Person zu vervollständigen und es muss bestätigt werden, dass auch das Internet Zertifikat mit dem Kontakt abgelegt werden soll.


Wenn jetzt eine E-Mail an Felix Musterknabe geschickt wird, kann die Verschlüsselung aktiviert werden. Die zu Beginn gezeigte Warnung erscheint nicht mehr und die E-Mail wird jetzt verschlüsselt versendet.


Damit ist der umgekehrte Weg, wie also ein externer Benutzer eine verschlüsselte E-Mail an mich zustellen kann, leider noch nicht geklärt. Klar ist, dass der externe Benutzer meinen öffentlichen Schlüssel braucht. Die Zertifizierungsbehörde in Lotus Notes ist leider nur eine Lotus Notes interne Zertifizierungsbehörde. Diese Zertifikate können also nicht für den Internet-Verkehr benutzt werden. Dazu wird ein Internet S/MIME Zertifikat benötigt, welches in Lotus Notes integriert werden muss.

Internet Zertifikat in Lotus Notes integrieren
Verschiedene Zertifizierungsbehörden bieten Internet Zertifikate an. Bei einigen können Zertifikate kostenlos bezogen werden (z.B. bei startssl.com). Allerdings wird bei diesen Angeboten meist ausschliesslich die E-Mail Adresse „zertifiziert“, meinen Namen habe ich so nicht im Zertifikat. Wer den Namen auch im Zertifikat haben will, muss auf kostenpflichtige Angebote ausweichen.   Die Client CA der Universität Zürich zertifiziert auch den Namen, hat aber den Nachteil, dass die Zertifikate nicht automatisch anerkannt sind. Das wiederum schafft Probleme im Austausch und irritiert die Anwender. Aus diesem Grund werden die Informatikdienste in Zukunft Zertifikate in Zusammenarbeit mit SWITCH und QuoVadis anbieten. Wer  über eine SuisseID verfügt, welche von QuoVadis ausgestellt wurde, kann bei QuoVadis kostenlos ein Zertifikat für die E-Mail Verschlüsselung beziehen.

Ein einmal erhaltenes Zertifikat muss im Lotus Notes Client oder iNotes eingebaut werden. Im Menu „File  -> Security –> User Security“ können die eigenen Zertifikate eingesehen werden. Wird „Eigene Internet Zertifikate“ selektiert, sind noch keine vorhanden.


Jetzt können Zertifikate importiert werden Unter „Get Certificates“ wird „Import Internet Certificates ...“ ausgewählt und das Zertifikat, welches die Zertifizierungsbehörde ausgestellt hat, wird importiert.


Danach wird das neue Zertifikat unter den eigenen Internet Zertifikaten aufgelistet. Normalerweise ist jetzt nur ein Zertifikat vorhanden und das Zertifikat wird auch für die digitale Signierung und Verschlüsselung verwendet.
Sind bereits mehrere Zertifikate importiert worden (wie in meinen Fall) , muss das Zertifikat ausgezeichnet werden, welches für die digitale Signierung und Verschlüsselung verwendet werden soll.


Von nun an ist die Sache ein Kinderspiel. Wird eine E-Mail digital signiert, erhält der Empfänger den eigenen öffentlichen Schlüssel und kann von jetzt an verschlüsselte E-Mails zurückschreiben. So sind E-Mails im Internet sicher unterwegs.
       
Das Ganze funktioniert natürlich auch mit iNotes, es braucht nicht zwingend den Notes Client. Zur Zeit gilt aber eine Einschränkung. Es darf nur ein einziges Internet Zertifikat importiert werden. Sind mehrere Zertifikate vorhanden, werden E-Mails ohne Warnung unverschlüsselt und unsigniert verschickt. Der Fehler ist bei IBM gemeldet, wir wissen aber nicht, wie lange die Behebung  dauert.

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E-Mails versehentlich unwiederbringlich gelöscht? Wohl kaum!

Roberto Mazzoni  March 20 2012 08:11:00 AM

Gelegentlich erreichen uns verzweifelte Anrufe, dass E-Mails unwiederbringlich gelöscht seien und ob ein Restore der Mailbox gemacht werden könne. Da gilt es für die Mitarbeitenden des Service Desk nicht in erster Linie ein Problem zu lösen, viel mehr müssen die Anrufenden beruhigt werden. In Lotus ist es praktisch ein Ding der Unmöglichkeit, Daten versehentlich unwiederbringlich zu löschen.

Gelöschte E-Mails im Papierkorb

Werden E-Mails in Lotus (Notes, iNotes oder via IMAP) gelöscht, werden diese nicht sofort gelöscht, sondern in den Papierkorb gelegt und aus diesem in der Regel erst nach 48 Stunden gelöscht. Werden also E-Mails versehentlich gelöscht, können sie wieder im Papierkorb gefunden werden und aus diesem wiederhergestellt werden. Sogar bei Nutzung von IMAP (Thunderbird, Outlook etc.) ist dies der Fall, wobei IMAP-Nutzer im Moment in iNotes (Webmail)  verwenden müssen, um E-Mails aus dem Papierkorb wiederherzustellen.

Natürlich ist das nicht mehr möglich, sobald der Papierkorb einmal geleert wurde. Aber das ist bei der Müllabfuhr auch nicht anders. Ist der Abfallsack einmal im Lastwagen der Müllabfuhr gelandet …

Ordner versehentlich gelöscht

Auch wenn ein Ordner mit abgelegten E-Mails gelöscht wird, sind die E-Mails nicht einfach weg. Wie versehentlich ein Ordner gelöscht werden kann, ist bei der Warnung beim Löschen von Ordnern welche Lotus uns zeigt,  aber schon schwieriger nachzuvollziehen.

Wird ein Ordner trotz dieser Warnung gelöscht, wird in Tat und Wahrheit tatsächlich die Struktur der Ordnerablage, also auch die Unterordner gelöscht. Hingegen werden die einzelnen E-Mails nicht gelöscht! Diese sind nach wie vor in der Maildatenbank vorhanden und können in der Ansicht Alle Dokumente wieder gefunden werden.

Wer will, kann jetzt die Ordnerstruktur wiederherstellen oder in Zukunft die E-Mails einfach durch die Lotus Suche in der Ansicht Alle Dokumente wieder suchen.

Werden Ordner via IMAP gelöscht, verhält sich die Sache etwas anders. Nicht was die Warnung betrifft, wohl aber was das Verhalten betrifft. Der IMAP Client löscht jede E-Mail in einem Ordner einzeln und löscht danach auch die Ordner. Während die Ordner direkt gelöscht werden, werden die Dokumente wie wir bereits im ersten Fall gesehen haben wieder in den Papierkorb gelegt. Jetzt allerdings ist es notwendig, dass die Dokumente im Webmail aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden, sollen sie nicht nach 48 Stunden (Default-Einstellung) gelöscht werden. Unbedingt also im Webmail die Dokumente wiederherstellen!

Backup / Restore von Lotus Notes Datenbanken für Skeptiker

Wem diese Mechanismen nicht reichen, dem steht bei Verwendung des Lotus Notes Client auch die Möglichkeit offen, die eigenen Datenbanken zu sichern. Die Backups der Informatikdienste können bei Systemausfällen verwendet werden, um Daten wiederherzustellen. Diese Backups können nicht dazu verwendet werden, Daten, welche von Benutzerinnen oder Benutzer versehentlich gelöscht wurden, wiederherzustellen. Falls jemand in der Lage sein möchten, auch E-Mails wiederherzustellen, die selber gelöscht wurden oder auf ältere Daten zugreifen zu können, dann ist das mit Hilfe des Lotus Notes Client möglich.

Vorbereitung

Der Lotus Notes Client muss gemäss unseren Angaben, insbesondere inklusive Client Setup, aufgesetzt werden. Damit werden die Daten zwischen den Servern und dem eigenen Computer automatisch repliziert. Jetzt muss dies Repliken der eigenen Maildatenbank, welche im Lotus Notes Datenverzeichnis im Ordner mail liegt und in der Regel den Namen .nsf hat, zum Beispiel fmeier.nsf, regelmässig gesichert werden. Unter Mac OS X erledigt das TimeMachine zuverlässig, Versionen mit Zeitstempel können aber auch von Hand regelmässig auf einen USB Stick gesichert werden.

Restore

Sollen jetzt versehentlich gelöschte Daten wiederhergestellt werden, muss zuerst aus dem Backup die Maildatei zurückgespielt werden. Die zurückgespielte Datei nicht im Lotus Notes Datenverzeichnis ablegen sondern ein temporäres Verzeichnis oder den Schreibtisch dazu benutzen. Jetzt wird der Lotus Notes Client gestartet und die Replikation der Daten mit dem Server abgewartet. Danach muss unbedingt die Verbindung zum Internet unterbrochen werden (Ethernet Kabel ausstecken, WLAN deaktivieren)! Das muss geschehen bevor der nächsten Schritt durchgeführt wird. Wird die Verbindung zum Server nicht vor dem nächsten Schritt unterbrochen, beginnt Ihr Backup frischfröhlich mit dem Server zu replizieren und die hoffentlich im Backup noch vorhandenen E-Mails, welche wiederhergestellt werden sollten, werden zuverlässig im Backup gelöscht!

Jetzt darf im Lotus Notes Client via File -> Open -> Lotus Notes Application die wiederhergestellte Backup-Datei geöffnet werden. Nachdem diese geöffnet wurde, muss von dieser Datei eine neue Version erstellen, welche nicht mehr automatisch mit den Servern repliziert. Das wird mit dem Befehl File -> Application -> New Copy erreicht. Wählen Sie einen Dateinamen und einen Titel, welche diese Datei auch als Backup auszeichnet, zum Beispiel indem das Datum des Backups im Filenamen und Titel festgehalten werden.

Jetzt muss die ursprüngliche Backup Datei unbedingt wieder geschlossen werden. Erst wenn die Backup Datei geschlossen ist, darf der Computer wieder mit dem Internet verbunden werden. Vorsichtshalber nach dem Schliessen der Backup-Datei den Client neu starten. Die soeben erstellte Kopie der Backup Datei kann jetzt geöffnet werden (File -> Open -> Lotus Notes Applicatio,in  diesem Beispiel rmazzo-backup-20120319.nsf) und einzelne E-Mails aus dieser Datei mittels Copy/Paste wieder in die normale Mailbox kopiert werden. Das ist die einzige Möglichkeit, E-Mails wieder in die eigene Mailbox zu bekommen. Kalendereinträge, Adressbucheinträge oder Aufgaben können so ebenfalls wiederhergestellt werden, allerdings verlieren Meetings Verknüpfungen mit anderen Teilnehmern oder reservierten Räumen.

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Firefox Setup für Sametime Meetings

Roberto Mazzoni  March 14 2012 12:20:28 PM

Mit Sametime bietet die UZH ihren Angehörigen an, Online Meetings mit Audio/Video in Meeting Räumen anzubieten. Wird ein Meeting von Meeting Owner entsprechend eingerichtet, können auch Gäste ausserhalb der Universität Zürich an solchen Meetings teilnehmen. Einzige Voraussetzung ist die Verwendung eines mit Sametime Meetings kompatiblen Browsers. Wir empfehlen die Verwendung von Firefox, weil dieser auf allen Plattformen zur Verfügung steht und nach der einmaligen Installation des IBM Sametime WebPlayer AddOn immer wieder für ein Meeting verwendet werden kann. Das Setup des Browsers ist keine Hexerei und kann in wenigen Schritten durchgeführt werden. Das Meeting unserer Lunchveranstaltung ist immer noch Online und die Schritte zur Installation des AddOns können mit diesem Meetingraum nachvollzogen werden:

• Der Meeting Organisator wird Ihnen den Link des Meetings zukommen lassen, verwenden Sie den Ihnen zugestellten Link.
• Firefox wird, falls das AddOn noch nicht installiert ist, Sie um Erlaubnis bitten, das AddOn zu installieren. Erlauben Sie die Installation.
• Firefox muss nach der Installation neu gestartet werden.
• Falls Sie bereits eine 64bit-Version des Firefox verwenden, muss dieser beim Betreten des Meetings nochmals im 32bit-Mode gestartet werden.
• Nach dem Betreten des Meetings müssen Sie warten, bis der Moderator die Audio/Video Konferenz startet
• Ist das erfolgt, können Sie an der Konferenz teilnhemen und bei Bedarf Video deaktvieren

Die Installation des AddOn muss nur bei der  erstmaligen Teilnahme an einen Meeting durchgeführt werden und ist im folgenden Video gezeigt. Laden Sie das Video auf Ihren Computer und spielen Sie es in Ihrem bevorzugten Videoplayer ab.

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www.phonebook.uzh.ch - jetzt im Domino Directory!

Roberto Mazzoni  March 9 2012 03:42:37 PM

Es ist noch nicht lange her, da habe ich erläutert, wie im Lotus mit Hilfe des Domino Verzeichnisses Fehladressierungen vermieden werden können. Inzwischen ist die Suche nach Personen im Domino Verzeichnis noch zuverlässiger geworden. Das Domino Verzeichnisse wurde für Mitarbeitende der UZH mit den Angaben aus dem Telefonbuch ergänzt und es sind nebst Telefonnummer jetzt auch die Adresse und selbst das Gebäude und die Büronummer für Mitarbeitende hinterlegt!

Wenn ich also im Lotus Client David M eintippe, die Maus auf den Namen von David Meier bewege und mich zwei Sekunden gedulde, erscheinen weitere Details zu David. Nebst der Institutszugehörigkeit ist sofort auch die Telefonnummer ersichtlich, nach einem weiteren Click auf die kleinen, schwarzen Pfeile auch Adresse und Büronummer.


Ich kann jetzt, da David im Sametime eingeloggt ist ( der grüne Punkt zeigt mit das an) mich entscheiden statt einer E-Mail einen Chat zu schreiben, ihn anzurufen oder ihn direkt in seinem Büro aufsuchen. Wenn er im Sametime in seiner Konfiguration angegeben hat, dass er im Büro ist, sehe ich auch diese Information. Dieselbe Information ist auch im Webmail verfügbar. Ich kann mir die Kurzform der Visitenkarte durch einen Rechtsklick auf den Namen und der Auswahl Visitenkarte anzeigen auch im iNotes anzeigen lassen.
Es ist als nicht mehr notwendig, www.phonebook.uzh.ch aufzusuchen, und die Telefonnummer einer UZH Mitarbeiterin zu ermitteln, das geht jetzt direkt im Lotus Client oder auch im Webmail und die Detailangaben zu einer Person zeigen im iNotes und im Notes Client alle Angaben zur Person, die auch im Telefonverzeichnis vorhanden sind!

Noch umwerfender ist die Angelegenheit für Personen, welche den Traveler auf ihren mobilen Geräten installiert haben.  Auf dem iPhone wähle ich oben die Gruppen aus

und selektiere die „Globale  Adressliste“ ganz unten in der Auswahl.

Dann suche ich einfach David Meier und habe sofort Telefonnummer und E-Mail Adresse zur Hand! Ueberall also das ganze Telefonbuch mit dabei, sofern natürlich eine Internet-Verbindung vorhanden ist.


Traveler Lookup starten, David Meier suchen, aus der Trefferliste auswählen und den Einträge konsultieren!

Für mich entfällt eines in Zukunft ganz sicher: der Anruf in die Zentrale oder das Sekretariat, um die Telefonnummer eines Mitarbeitenden oder Kollegen unterwegs zu erfragen!

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Die Zwei am Rücken

Roberto Mazzoni  March 5 2012 04:02:13 PM

Für einmal hat mich eine Beratungsschicht an unserem Service Desk Irchel auch amüsiert. Anfangs Semester kennen wir den immer üblichen Ansturm: Studierenden haben ihre Passwörter vergessen. So kam heute eine Studentin vorbei, nennen wir sie Felicia Muster. Ausser der Einschreibung klappte bei ihr gar nichts mehr und auf universitäre E-Mail hat sie seit Oktober 2010 nicht mehr zugreifen können, eine Mahnung so auch prompt verpasst. Nun gut, die Passwörter konnten für alle Dienste gesetzt werden, ihre Proxy-Konfiguration, welche zu Hause seit Oktober letzten Jahres den Firefox unbrauchbar gemacht hatte, wird mit dem neuen Passwort auch wieder funktionieren und der Zugriff zu elektronischen Journals wird wieder klappen. Die 190 nicht gelesenen E-Mails liegen alle schön im Briefkasten.

So weit so gut, was aber ist mit der E-Mail in Zukunft? Eine weitere Erinnerungsemail möchte sie nicht mehr verpassen. Die UZH E-Mail Adresse und iNotes will sie aber nicht nutzen, weil es an der UZH mehrere Felicia Muster gibt und sie die Zwei gezogen hat, ihre Absenderadresse also felicia.muster2@uzh.ch lautet. Also hat sie mich gebeten, bei der Einrichtung der Weiterleitung behilflich zu sein, was sie mit Hilfe unsere Dokumentation auch selber spielend erledigen könnte. Der Lacher hat aber die Weiterleitungsadresse ausgelöst: feliciamuster85@gmail.com. Und diese Adresse wird locker und spielend als Absenderadresse im privaten Verkehr gebraucht, die UZH-Adresse aber wegen der Zwei oder Drei am Rücken verpönt. Liebe Felixe, ich bin sicher dass solche Paradoxe nicht geschlechtsspezifisch sind ...

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Sametime auch in iNotes jetzt blitzschnell

Roberto Mazzoni  February 15 2012 10:20:04 AM

Ganz simpel kommt die Ankündigung unserer Systemadministratoren daher:

Ein zweiter wichtiger Schritt ist der Austausch des Sametime-Java-Applets durch ein komplett Web 2.0 - konformes Interface, welches kein Java mehr voraussetzt.

Im täglichen Einsatz von iNotes hat das wirklich merkliche Verbesserungen. Beim Login ins Webmail der UZH wird jetzt kein Applet mehr gestartet, welches hässliche und irritierende Sicherheitswarnungen auslöst und jedesmal bestätigt werden muss, dass das Applet ausgeführt werden darf. Das Login erfolgt viel rascher, Sametime wird ohne Verzögerung aktiviert. Kein Grund mehr, in den Vorgaben für iNotes Instant Messaging zu deaktivieren. Statt eine E-Mail zu beantworten, kann falls die angesprochene Person Online ist, per Mausklick ein Chat gestartet werden und die dringende Frage sofort beantwortet werden. Instant Messaging eben.


Auch das Chat-Fenster präsentiert sich jetzt aufgeräumt und modern. Bei Bedarf können zusätzliche Personen in einen Chat oder in einen vorgängig eröffneten Besprechungsraum eingeladen werden.


Im Besprechungsraum ist dann auch Video- oder Audiochat möglich, falls die notwendige Hardware vorhanden ist. Wer Video- oder Audiochat auch ohne Besprechungsraum nutzen möchte, kann den Chat einfach aus dem Lotus Notes Client starten, sofern der Gesprächspartner auch mit dem Notes Client arbeitet.

iNotes kann jetzt auch mit Google Chrome genutzt werden und bei den Browser-Versionen sind, gerade bei Firefox, nicht mehr so einschränkende Voraussetzungen vorhanden.

Die Produkteanforderungen sind nun so ergänzt worden, dass Firefox ab Version 3.6 und Chrome ab Version 12 fortlaufend unterstützt werden.

Es hat relativ lange gedauert, aber das sind doch erfreuliche Nachrichten die zeigen, dass sich IBM bewegt und Anliegen der Benutzer Ernst nimmt.

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Domino Directory - Fehladressierungen vermeiden

Roberto Mazzoni  February 1 2012 04:52:54 PM

Schon mehrmals habe ich die Klage gehört, dass die E-Mail an Felix an den falschen Felix geschickt wurde. Statt an Felix Musterknabe2 an Felix Musterknabe. Haben zwei Personen denselben Namen, kann das durchaus geschehen, sofern der genaue Name nicht bekannt ist oder die E-Mail Adresse nicht komplett getippt wird. Lotus bietet mit dem Domino Directory eine bequeme Ergänzung der Namen der Personen. Bei Personen mit ähnlichen oder identischen Namen ist aber Vorsicht geboten um Fehlzustellungen zu vermeiden. Die im Domino Verzeichnis vorhandenen Informationen erlauben, die richtige Person zuverlässig zu finden.

Spielen wir das Beispiel doch an einem Michael durch. Ich beginne seinen Nachnamen zu tippen, fahre mit dem Vornamen fort und die Trefferliste reduziert sich, während ich tippe (cool) auf zwei Einträge im Verzeichnis aller Angehörigen der UZH. Ich sehe sofort, dass die beiden in unterschiedlichen Instituten arbeiten, weil die Internet E-Mail Adresse ebenfalls angezeigt wird. Falls mir diese Informationen reichen, kann ich sofort die richtige Person auswählen und die Sache wäre keiner weiteren Erwähnung wert.


Weiss ich aber auf Grund der E-Mail Adresse nicht, welches die richtige Person ist, kann ich auf An: klicken und erhalte Meldung dass der Empfänger nicht eindeutig ist. Danach zeigt mir ein Click auf Detailsden Eintrag für die Person im Domino Verzeichnis in allen Details.


Sollte in den Angaben zur Person immer noch nicht ersichtlich sein, welches mein Michael ist, kann ich mir die Angaben zur Corporate Hierarchy an der Arbeit anzeigen lassen und spätestens diese Information wird die Selektion des gesuchten Michaels erlauben.


Spielen wir das Beispiel an einem Thomas mit zwei Anstellungen an der UZH durch, werden auch beide Anstellungen abgebildet.


Vier Anstellungen liessen sich darstellen, würde mich nicht überraschen, wenn das an der UZH nicht reichen würde.

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Lotusphere in 60 Sekunden

Roberto Mazzoni  January 27 2012 03:19:37 PM

Alle Verbindungen auf dem Weg nach Hause haben einwandfrei geklappt, Connections bleiben auch ohne IBM Connections möglich. Viele Eindrücke sind geblieben, neues haben wir erfahren, gesehen, dass unsere Anliegen weiterhin Ernst genommen werden und erfahren, dass wir bei vielen Anliegen nicht (mehr) die Einzigen sind, welche auf Lösungen warten oder sich Verbesserungen erhoffen. Das stimmt zuversichtlich. Eine intensive Woche in einem 60 Sekunden Abspann zu zeigen, ist dann doch etwas gewagt. Von den general sessions ist aber ein solcher Abspann mit zusätzlichen Eindrücken auf Youtube zu sehen. Viel spannender sind aber die weiteren aufgezeichneten Veranstaltungen. Wer sich einmal dabei vergnügen will, wie Sexy der Lotus Notes Client präsentiert werden kann und welche coolen Features heute, schon vor Erscheinen der Lotus Notes Social Edition, bereits vorhanden sind, der oder dem sei ein Blick in die Aufzeichnung seiner User Blast Session empfohlen. Die Slides zu den beiden unterhaltsamen und lehrreichen Sessions von Mat Newmann hat er ebenfalls ins Netz gestellt. Thank you, Mat!

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Wieso Knoweldge Management oder Knowledge Sharing per E-Mail nicht funktionert.

Roberto Mazzoni  January 20 2012 07:27:43 AM

Wer kennt das nicht. Auf dem PC wird ein Dokument erstellt und dieses auf einen Fileserver kopiert, wo Backups’s und Sicherungskopien entstehen. Das Ganze unter dem Pfad /docs/it/bd/leituung/projekte/2012/budget.ods. Im Pfad versteckt sich bereits Information über den Inhalt des Dokuments. Zur Ueberprüfung wird das Dokument an den Chef geschickt. Er hat es in der Inbox, ich im Gesendet-Ordner. Ergibt schon 3 Kopien derselben Version. Ohne die Sicherungskopien mitzuzählen. Das Dokument belegt jetzt bereits doppelt soviel Speicherplatz im E-Mail System als nötig. Der Chef lädt das Dokument auf seinen PC herunter, speichert es lokal und legt es ebenfalls auf demselben Fileserver unter einem anderen Pfad ab. /doc/it/projekte/2012/eingaben/bd./budget.ods. 2 weiter Kopien, für ihn, wieder mit Informationen zum Inhalt in den Pfadangaben, weitere Backups desselben Dokumentes. Nicht nur liegen so, ohne dass ein Dokument verändert wurde, bereits 5 Kopien vor. Dasselbe Dokument wird für beide unter ganz anderem Kontext betrachtet und ist, auf Grund der verschiedenen Zugriffsrechte auf die verschiedenen Orte, für ganz andere Personen zugänglich. Wird dann das Dokument verändert, wird es erneut via E-Mail ausgetauscht und an verschiedenen Stellen abgelegt. Noch mehr Speicherplatz wenig effizient genutzt, nochmals Mailboxen unnötig gefüllt. Lässt sich eindrücklicher aufzeigen, dass Knowledge Management oder Knowledge Sharing oder eben Social Business via E-Mail unmöglich funktionieren kann? Mich hat diese Argumentation von Mat Newman überzeugt.
Wie viel einfacher ist es doch, das Dokument mit richtigen Zugriffsrechten und korrekten Tags versehen ein einziges Mal auf einer Plattform abzulegen und von dort aus auch weiter zu bearbeiten und zu kommentieren? Wie viel einfacher ist es, Dokumente Prozesse einzubinden, in Aktivitäten einzuarbeiten und automatisiert die Aenderungen zu verfolgen und bei Aenderungen involvierten Personen automatisch zu benachrichtigen, eine History über Aenderungen festzuhalten und zu kennen. So einfach und effizient kann Social Business sein, mit IBM Connections muss es nur noch genutzt werden. Und morgen klappen hoffentlich die "Connections" auf dem Heimweg.

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Sir Tim Berners Lee an der Lotusphere

Roberto Mazzoni  January 18 2012 09:02:42 PM

Früher oder später, soviel war klar, würde Sir Tim Berners Lee auch an der Lotusphere eingeladen werden, dieses Jahr ist er hier. Tim Berners Lee hat 15 Minuten gesprochen und Semantic Web NUR einmal erwähnt, hingegen sehr häufig Social Business gebraucht. Er hat erläutert, dass alles mit E-Mail, Kalender und natürlich Web begonnen hat. Sobald WWW interaktiv wurde, konnte Social beginnen. Wie Tim haben auch die nachfolgenden Sprecher herausgehoben, wie die aktuelle Technologie und Social Business auch wirklich Leben rettet. Watson wird heute bereits im Gesundheitswesen eingesetzt. Die neuen Möglichkeiten sich schnell auszutauschen wurden an der LS12 nicht nur bei den Keynotes und der Opening Session im Zusammenhang mit dem Gesundheitswesen herausgestrichen und die Möglichkeiten mit Videoübertragung von jedem Tablet durchbrechen nochmals Grenzen.

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Jetzt kommt der REST

Roberto Mazzoni  January 17 2012 12:42:42 AM

Zum Einen ist da in der jüngsten Domino Version (8.5.3 Upgrade Pack1) die Möglichkeit, für Applikationen ein REST API bereitzustellen und so Zugang zu Domino Dokumenten via REST zu ermöglichen. Das erlaubt auch Zugriff auf Kalender-Daten um diese zum Beispiel auf einer Webseite einzubinden oder einen Kalender zu mutieren. Open Social: OpenSocial is an OPEN specification defining how to build SOCIAL applications which can run in multiple containers.
Das ist aber noch nicht alles. Bei den Diskussionen mit IBM haben wir immer wieder darauf hingewiesen, dass unsere Bedürfnisse von IBM in der Cloud Lösung (heisst nicht mehr Lotus Live sondern IBM Smart Cloud) ebenfalls vorhanden sein würden. Das hat sich bewahrheitet. Nicht nur an unserem ersten Executive Meeting wurde unser wertvoller Input erwähnt, Ed Brill hat in seiner Keynote sogar IMAP erwähnt und bei der Präsentation der Strategie für Smart Cloud erwähnt, dass IMAP bald angeboten würde. Wegen grosser Kundenanfrage. Das bedeutet für uns nichts anderes, als dass IMAP jetzt bei IBM mit Smart Cloud die Software als Service (SaaS, Software as a Service) betreibt, auf genau die Probleme stösst, die wir schon längst kennen. Gut möglich, dass auch Probleme besser gelöst werden als bisher. Mit der Smart Cloud scheint IBM auch in Bezug auf Client Installation in dieselben Probleme zu laufen, die wir Bestens kennen und gelöst oder umgangen haben. Es wird in der neuen Client Version auch eine Installationsoption geben, die eine fehlerhafte Installation repariert! So ist auch ohne Nutzung von IBM Smart Cloud dieses Angebot für die UZH ein Segen.
Eclipse, Firefox, Firebug, PuTTY, Apache mit mod_proxy, Zlib und iconv sind alles bekannte Tools, die benötigt werden, um eine erste Connections Applikation zu schreiben. Der Rest ist die Kenntnis der Standards, Protokolle und Toolkits: DoJo, AJAX, JavaScript, JSON, REST etc.
Lotus 8.5.4 oder Lotus Social Edition, wie es auch immer heissen wird, wird für den Mac weder einen Basic Client unterstützen noch integriertes Symphonie haben. Erstes weil die Leistungsfähigkeit des Macintosh hoch genug ist um den Standard Client zu benutzen. Letztes weil im neuen Lotus Client für OS X das Cocoa API genutzt wird, welches in Zukunft ein stärkeres OS X Look and Feel erlauben wird. Und bitter, embeded Notes im Browser wird auf dem Mac nicht kommen. Irgendwann wird der Uebergang zu 64 Bit wohl gelingen :-(

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Social Media oder geht unsere Kultur zu Grunde?

Roberto Mazzoni  January 17 2012 08:19:08 PM

Wie die IBM Produkte zusammenspielen wird immer wieder aufgezeigt und die Bedeutung der einzelnen Komponenten in Kontext zueinander gestellt.
Analytics wird wie ECMS immer wieder erwähnt und herausgestrichen, dass mit richtigen Auswertungen sich Social Businnes optimieren und besser ermöglichen lässt.
Social Media und das ganze Rundherum (Facebook, Twitter, SMS) kann auch als destruktiv betrachtet werden und kann als kulturellen Rückschritt dargestellt werden oder zumindest hinterfragt werden. Unsere Kommunikation ist auf 160 Zeichen beschränkt, unsere Sprache verkommt und unsere Kultur zerfällt.

Cardiff University, welche grössenmässig mit der UZH vergleichbar ist, hat erkannt, dass Studierende heute sich in sozialen Netzwerken bewegen und auch von ihrer Ausbildungsstätte erwarten, dass Social Media in der Ausbildung eingesetzt wird. Moderne Studierende möchten sich austauschen, ihr Wissen teilen, möchten alle ihre Aktivitäten von einer zentralen Stelle aus bedienen, ihre Profile selbstständig aktualisieren. Und alles mit verschiedenen Geräten, heute mit dem Laptop, über Mittag mit dem Mobiltelefon. 7x24 Stunden. Hohe Herausforderungen für eine Universität. Das und vieles mehr wird in Cardiff geboten, begonnen mit IBM Portal, ergänzt und integriert mit Connections. Mit Wikis, Blogs und Fileablagen. Und E-Mail ist auch noch da, auch wenn von Studierenden kaum mehr genutzt. Ergänzt mit einem Zugang für mobile Geräte, welche iNotes integriert, Ask a Librarian Funktion und natürlich weitere, fürs Studium relevante Informationen und Funktionen anbietet.

Die Wahl der Universität, das hat eine Studie in den USA gezeigt, wird auch vom Einsatz von Social Media an der Universität bestimmt. Somit, und davon ist Cardiff University überzeugt, bedeutet der Einsatz von Social Media heute einen Wettbewerbsvorteil. Nicht nur das Angebot während dem Studium, sondern auch die eigenen Präsentation in Sozialen Netzwerken sei von Bedeutung. Unter diesem Aspekt macht also auch ein Facebook Auftritt der Universität Zürich Sinn.

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Domino 8.5.x Social Edition - geben und nehmen

Roberto Mazzoni  January 17 2012 06:52:37 AM

Die Wolke und Services in der Wolke sind ein Hype. Marie Scott hat in Planning and preparing for your move to Cloud Collaboration aufgezeigt, vorauf bei einer Planung der Nutzung von Diensten in der Wolke zu achten ist und wo Vorsicht geboten ist. Insbesondere hat sie darauf aufmerksam gemacht, dass vorsichtig geprüft werden muss, wie Dienste ausgelagert werden und welche Arbeiten dann eben doch nicht ausgelagert werden können und unter Umständen sogar aufwändiger werden. Identity Management und Passwortverwaltung ist ein Beispiel dafür. Oder auch Fragen, was bei Ausfällen oder Teilausfällen geschieht und wie diese vom Anbieter kommuniziert werden. Tritt ein Problem beim eigenen Angebot aus, wird man/frau darauf aufmerksam und kann mit den eigener Priorisierung an der Lösung arbeiten. Tritt dasselbe Problem in der Cloud auf, hat man möglicherweise keinen Einfluss auf die Problemlösung. Und ohne mit Pilotbenutzerinnen und –benutzer auf einen Clouddienst umzusteigen ist schon fast fahrlässig, nicht zuletzt in Bezug auf die Akzeptanzprüfung einer allfällig neuen Lösung.

Auch wenn in der Opening Session lange nichts zu Domino gesagt wurde, IBM hat eine Strategie für Lotus/Domino. Version 8.5.4 wird keine wesentlichen neuen Features bringen. Die Transition wie vor 2 Jahren mit dem Projekt Vulcan angekündigt wird als 8.5.x Social Edition realisiert um möglichst wenig Aufwand auf Kundenseite bei der Implementation zu generieren. Termine wurden aber keine genannt. Lotus Symphony wird weiterhin als Client-Version gepflegt werden. Neu auf Apache Open Office basierend. An diesem Apache Projekt wird IBM aktiv weiter entwickeln. IBM Docs wird erlauben, im Browser Dokumente zu editieren, im Hintergrund kommt dabei Apache Open Office zum Einsatz. An der Lotus Live Strategie wird weiterhin festgehalten und genau für Lotus Live sind Produktverbesserungen, welche von uns gefordert wurden, auch in Zukunft von Bedeutung. Am ersten Executive Meeting wurde uns erneut erläutert, dass IBM von unseren Erfahrungen mit unserer heterogenen Landschaft sehr gerne profitiert und weiterhin an einer engen Zusammenarbeit interessiert ist. Und ganz leer gehen wir dabei auch nicht aus, so lange auf uns gehört wird, dürfen wir auch damit rechnen, dass unsere Wünsche auch umgesetzt werden. Geben und nehmen.

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Opening General Session: 105 Minuten auf die Folter gespannt

Roberto Mazzoni  January 16 2012 05:46:07 PM

Erst nach 1 Stunde und 45 Minuten wurde an der OGS etwas zu Lotus Notes/Domino gesagt. Vorher wurde über Collaboration, Social Business also Connections, Connections, Connections, WebSphere Portal und Content Management System berichtet. Aber ganz der Reihe nach.
In einer sich entwickelnden Welt sind auch Inhalte nicht starr, sondern in Bewegung. Content in motion bedeutet, dass wirklich bedienerfreundliche Content Management Systeme gebraucht werden. Und diese Sicht erklärt, weshalb an der diesjährigen Konferenz so viele Sessionen zu Websphere Portal und IBM CMS im Programm sind. Und integriert wird auch das mit IBM Connection Next. Der neue Activity Stream integriert alles, auch E-Mail und Kalender. Gemäss IBM unabhängig davon, ob als E-Mail System Lotus oder Exchange benutzt wird, dafür sorgt IBM Connection Mail. IBM Connection Next erlaubt im Browser aus der File Sharing Plattform Files direkt im Browser zu editieren, CMS Inhalte zu integrieren und editieren oder Videos im Browser zu schneiden. Applikationen innerhalb Connection stellen das sicher und das ermöglicht, dass das auch auf mobilen Geräten möglich wird. Entgegen der Ankündigung im letzten Jahr wird neu auch Windows Phone unterstützt. Nokia hat wohl ein Umdenken bewirkt. Als Kunde der das alles bereits einsetzt wurde Bayer präsentiert, die Connections ohne Schulung eingeführt haben, aber bereit waren von ihren Mitarbeitenden zu verlangen, dass sie ihr Wissen teilen. War das nicht das Motte des 175 Jahre Jubiläums der Universität Zürich? IBM hat jetzt die Software dazu, worauf warten wir also noch? Open Access hat doch gezeigt, wie die UZH eine Vorreiterrolle einnehmen kann.
Beeindruckend war zu sehen, wie mit Connections die Inhalte der Website im IBM CMS auf dem iPad modifiziert wurden. Eindrücklicher kann nicht aufgezeigt werden, wie alle wirklich integrierbar wird. Wie wichtig die mobilen Geräte bereits heute sind und wie Ernst IBM diese Tendenz nimmt, zeigen auch Zahlen. 68% der Internet Nutzer greifen mit mobilen Geräten zu, 38% der Nutzer nutzen ihr Telefon auch für Einkäufe im Internet. Nach all diesen beeindruckenden Demos mit heute verfügbarer Software wurde endlich auch auf Lotus Next eingegangen. Domino wird weiter existieren, Notes Next hingegen wird aktiv weiter entwickelt und wird direkt im Client Connections und Sametime integrieren. Zugriffe auf Files, Bearbeitung von Files, Telefonie, Chats oder Videokonferenzen werden ganz neu integriert und können viel einfacher als heute genutzt werden. Das nicht nur im Notes Client, sondern dank eingebetteten Applikationen auch in iNotes! iNotes wird auch ein Plugin bekommen, das erlauben wird, native Notes Applikationen im Browser zu nutzen. Mit der Notes Lizenz dürfen wir bereits Connection Profiles und Connection Files nutzen, es wird aber Zeit, die anderen Module auch zu nutzen und das Motto des 175 Jahre Jubiläums, Wissen teilen, in der täglichen Arbeit wahr werden zu lassen. Mobile, social and beuatiful.

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Grosse Brüder: You are tracked

Roberto Mazzoni  January 16 2012 06:15:02 AM

An der Lotusphere wird grossen Wert auf Feedbacks gelegt und bei jeder Session werden die Besucher aufgefordert, die Evaluationsbögen auszufüllen. Natürlich geht das auch Online, muss nicht auf Formularen durchgeführt werden. Wird die entsprechende Website aufgerufen, sind alle Sessionen gelistet, die besucht worden sind. Der Chip auf dem Batch registriert jeden Besuch jeder Session! Und was mit den Daten sonst noch geschieht? Meine Mailbox wird wohl bald darüber Auskunft geben, wenn Produktwerbung auf Grund meiner Besuche eintrifft. Die Organisatoren kennen meine Interessen, wenn ich den Chip nicht vom Batch entferne. Irgendwo habe ich bei der Anmeldung das auch akzeptiert. Kein Wunder hatte bei solchem Umgang Apple keine Skrupel, Bewegungen der iPhones zu speichern. Aber eben, auch die Swisscom weiss, dass ich in den USA bin und wenn das Telefon bei einer Zwischenlandung in Canada eingeschaltet wird, ist nicht nur den Fluggesellschaften die Reiseroute bekannt. Aus George Orwell’s grossem Bruder sind grosse Brüder geworden. Man prüfe, welchem dieser Brüder man sich anvertraut. Alle haben immer noch die Wahl zu entscheiden, wem sie was preisgeben. Und sei ein Verzicht von Annehmlichkeiten damit verbunden.

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Ausschlussverfahren

Roberto Mazzoni  January 15 2012 11:42:36 PM

In Montreal war die Temperatur mit Minus 17 Grad Celsius und geschlossener Schneedecke der Jahreszeit entsprechend, am Sonntagmorgen habe ich auch auf dem Weg in die erste Session - im gleichen Raum wie wir letztes Jahr unseren Beitrag präsentiert haben - meine Mütze vermisst. Nur 2 Grad Celsius auch hier in Florida.
Lotusphere ist definitiv nicht mehr nur Lotus Notes/Domino, es hat sich schon beim Zusammenstellen des Programmes gezeigt, dass IBM Lotus als Teil der Social Business Initiative sieht und Connections wie Sametime für IBM strategisch wohl wichtiger sind und ebenfalls an der Lotusphere abgedeckt werden. Entsprechend ist die Zusammenstellung des Programmes mehr ein Ausschluss- als Auswahlverfahren. Bei über 300 Sessions die für uns Wesentlichen auszuwählen bedeutet auch auf Wichtiges verzichten zu müssen.

Die erste besuchte Session hat gleich noch den Einsatz weiterer IBM Produkte im Zusammenhang mit Business. Made Social angesprochen: Building a differentiated Social web experience with Websphere Portal & Web Content Manager. Web Content Management bietet innerhalb Websphere Portal alles, was von einem modernen CMS erwartet wird, dank Websphere Portal mit Integration von IBM Sametime und IBM Connections. Integration wird bei Websphere Portal gross geschrieben, hin bis zur Einbindung externer Websites in die Suche, basiert auf Lucene. In der Session Power To the People! Making Your Content More Social with IBM Web Content Manager's Content Template Catalog v3 wurde gezeigt, wie eine Website in 2 Stunden zusammengestellt werden kann und wie mächtig die Template-Mechanismen in CTC sind. Sei das für eine Praxis eines Arztes oder eine Universität, sei es für dynamischen Inhalt oder statische Seiten. Seiteninhalte, wie beispielsweise die Teaser im UniCMS, werden Portlets genannt und diese lassen sich einfach in Seiten einbinden. Die Demo und die Slides enthielten auch alle Angaben zur Installation. Webapplikationen lassen sich aber auch elegant mit Domino und XPages erstellen. Eindrücklich demonstriert in der Session IBM Lotus Domino XPages Jumpstart, hat gleich animiert, den Designer zu starten und mit der Entwicklung zu beginnen. Verschoben ist hoffentlich nicht aufgehoben. Kommt hinzu, dass noch für mobilen Gebrauch der XPages ein Simulator mitgeliefert wird, der die Webseiten in einem Emulator für iPhone, Android oder Blackberry darstellt. Dank der in der neusten Version mitgelieferten Extension Library kann eine XPages Applikation mit wenigen Eingriffen für mobile Geräte optimiert werden. Im Wesentlichen muss nur die Navigation (Back-Knopf und Headers) für mobile Geräte ergänzt werden. Noch muss das im Source Editor geschehen.

Getting the most out of IBM Connections Profiles and IBM Tivoli Directory Integrator war eine weitere Session, welche die Integrationsmöglichkeiten der IBM Produkte verdeutlichte. Mit Connection Profiles und TDI (bereits für ITIM bei uns im Einsatz) liesse sich das UZH Telefonbuch nicht nur ablösen, sondern wesentlich bereichern.

Was schon am ersten Tag aufgefallen ist: Viel mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer bewegen sich mit einem Pad, nicht nur iPads, auch Android basierte Pads sind häufig zu sehen. Nach dem iPhone hat Apple wirklich auch mit dem iPad einen Umbruch ausgelöst. Ob sich dieser sonntägliche Eindruck bewahrheitet wird die Opening Session am Montag wohl schon zeigen. Und Mozilla’s Versionspolitik hat Auswirkungen bei den Entwicklern gezeigt: wurde letztes Jahr praktisch ausschliesslich mit Firefox gearbeitet, habe ich heute immer nur Google Chrome in den Demonstrationen gesehen.

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Sardinenbüchse

Roberto Mazzoni  January 15 2012 05:50:04 PM

Auch wenn es im Swiss Flug nach Montreal, auch verglichen mit dem Air Canada Anschlussflug nach Orlando, eng wie einer Sardinenbüchse war, hat sich die Einreise in die USA über Montreal ausbezahlt. Wir wurden am Gate bei der Landung abgeholt,  ohne lange Warteschlangen zur US Einreise geschleust und dort schon fast familiär abgefertigt. Alles mit frankokanadischer Freundlichkeit und mit einem sehr angenehmen Flug von Montreal nach Orlando ohne dass wir unser Gepäck selber nochmals abfertigen mussten. Nicht nur mit kürzerer Reisezeit als die vorigen Jahre, auch mit viel weniger Stress und bequemer. Mein Tipp für Reisen in die USA: Einreise via Canada.

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Welch freudige Überraschung ...

Roberto Mazzoni  December 22 2011 12:45:54 AM

Die neue Version von Sametime, welche auch Online Meetings erlaubt, wurde im Rahmen einer Lunchveranstaltung bereits im letzten November vorgestellt und steht inzwischen für alle zur Verfügung. Gerade für Online Meetings musste noch im November darauf hingewiesen werden, dass bei Nutzung von Audio/Video Konferenzen erst Firefox 3.6 unterstützt wird und das für Audio/Video notwendige Firefox Add-on für neuere Firefox Versionen noch nicht verfügbar ist. Meine Empfehlung damals: Firefox-Portable 3.6 mitsamt Add-on auf einem USB-Stick installieren und Firefox für Online Meetings mit Videokonferenzen einfach ab USB Stick starten.
In der Zwischenzeit und noch vor Freigabe des neuen Sametime konnte die Liste der unterstützten Browser dank einem Update der Sametime Umgebung wesentlich erweitert werden. Offiziell unterstützt sind inzwischen auch für Audio/Video Nutzung

• Firefox 3.6, 6, 7
• Microsoft Internet Explorer 6, 7, 8, 9

Heute wollte ich kurz ein Feature in einem Sametime Meeting demonstrieren und habe den Meetingraum mit dem gerade aktiven Browser angesteuert. Erst als ich aufgefordert wurde, das Add-on zu installieren wurde mir wieder bewusst, dass ich einen nicht unterstützten Browser verwende, habe aber das Add-on installiert und siehe da, es liess sich auch mit Firefox 8 installieren.


Und noch grösser war die Überraschung, dass auch mit Firefox 8 nach einem Neustart des Browsers im 32-bit Mode alles funktioniert hat.

 Hoffentlich erleben wir im neuen Jahr viele positive Überraschungen. In diesem Sinne, frohe und erholsame Festtage und ein gelungenes 2012!

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Auch das gibt’s: Leere Inbox

Roberto Mazzoni  December 2 2011 11:08:55 AM

Normalerweise möchten Benutzer eine höhere Quota, weil ihnen die Mailbox überquillt. Jetzt hatten wir jemanden, der eine leere Inbox hatte und auf seinem iPhone mit leerer Inbox bei Zugriff via IMAP eine Fehlermeldung erhält, dass die Einstellungen für den Mail-Account nicht stimmen würden.


Für einmal erweist Apple,  zumindest unter iOS 4.3, seinen Benutzerinnen bei Verwendung von IMAP einen Bärendienst. Die Inbox ist leer, die Einstellungen aber korrekt. Weshalb der Fehler angezeigt wird, muss wohl Apple beantworten. Offensichtlich hat Apple den Fehler realisiert und behoben. Die falsche Fehlermeldung tritt nur unter iOS 4.3 auf, weder mit iOS 5 noch mit iOS 3 konnte der Fehler reproduziert werden. iOS 4.3 Benutzer, lasst Euch also nicht irritieren, wenn bei leerer Inbox und Verwendung von IMAP der Fehler erscheint. Oder nutzt den Traveler statt IMAP auch für den Abruf der E-Mail. Bei Verwendung des Traveler tritt der Fehler nicht auf!

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No more happydays?

Roberto Mazzoni  November 30 2011 09:19:47 PM

iOS5 hat auf mobilen Apple Geräten unter anderem die Erinnerungsfunktion gebracht. Offenbar wurde diese Funktion von iPhone Nutzern bisher vermisst und es wurden Apps installiert, welche die bisher fehlende Funktion angeboten haben, wie unter anderem iHappyDays. Diese Programme vertragen sich nicht mit den Erinnerungsfunktionen, die iOS5 von Haus auf mitbringt, wenn diese aktiviert sind. Erinnerungen sind auch in der Traveler Konfiguration eingeschaltet. Ist diese Funktion aktiviert, erscheinen die Erinnerungen aus iHappyDays und vermutlich auch anderen Apps nicht mehr. Da der Traveler Erinnerungen für die mobile Synchronisation nicht (oder noch nicht?) unterstützt, können diese auf dem iPhone odre iPad ohne Probleme oder Funktionseinbussen deaktiviert werden und iHappyDays funktioniert wieder wie gehabt.

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Screenshots

Roberto Mazzoni  November 1 2011 11:28:56 AM

Wie war schon wieder die Tastenkombination um einen Screenshot zu erstellen unter Windows? Und wie erstelle ich eine Bildschirmkopie unter Linux? Und wie schaffe ich es auf dem Mac, nur einen Teil des Bildschirms statt in eine Datei zu erstellen, direkt in der Zwischenablage zu erzeugen? Und wieso muss das immer anders gemacht werden? Muss das wirklich immer anders gemacht werden? Mitnichten. Mit dem Lotus Client und dem eingebetteten Sametime Client geht das auf allen Betriebssystemen identisch. Bei den Sametime Kontakten kann einfach auf die kleine Ikone  geklickt werden, und schon kann der gewünschte Bildschirmausschnitt fotografiert, kopiert und in einer E-Mail oder in ein Dokument eingebettet werden.

Mehr zu kommenden Sametime Funktionen, inklusive Online-Meetings mit Video- und Audioübertragung demonstrieren wir an unserer Lunchveranstaltung am nächsten Donnerstag!

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man kann Lotus auch vermissen

Roberto Mazzoni  October 14 2011 05:22:03 PM

Neulich schreibt mir ein Kollege, der nicht mehr Lotus nutzen kann weil er nicht mehr an der UZH tätig ist:

Wir arbeiten hier mit MS Outlook. Aber ehrlich gesagt, wünsche ich mir den Lotus Client sehnsüchtig zurück. Mit Lotus konnte ich strukturierter (Verzeichnisse, Aktionen, Termine) arbeiten. Ich kann dir garantieren, dass dieser MS Client definitiv nicht besser ist. Ich leide zum Beispiel extrem am Punkt, dass man aus einem Mail keine Aufgabe machen kann, schlicht nicht möglich. Einen wiederkehrenden Termin zu ändern verursacht bei den Eingeladenen unterschiedliche Aktionen. Der Webclient im Aufgaben und Kalenderbereich ist furchtbar.

Zumindest habe ich ähnlich präzise Bemängelungen von niemandem gehört, der auf Lotus umsteigen musste. Aber es wird noch besser.

In den zwei Monaten wurde mir vom Support aufgrund von Fehler im System Windows 7 und Outlook das Windows Profile schon drei Mal gelöscht. Da verliert man immer alle Einstellungen z.B. Signaturen - und die Suche ist danach lange Zeit nicht mehr korrekt. Windows Profile sind furchtbar.

Jetzt könnte man vielleicht meinen, dass er oder sie auch von Apple auf Windows umsteigen musste. Aber dem ist nicht so. Und mit unseren Roaming Einstellungen bleiben ja alle Lotus Einstellungen erhalten, auch wenn eine komplett neue Maschine aufgesetzt wird.

Coole Sache, dieses Lotus mit Roaming ;-)

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Mobile Geräte - unsicher ?

Roberto Mazzoni  September 26 2011 11:38:49 PM

Letzte Woche hat die erste Lunchveranstaltung der Informatikdienste zum Themenspecial Mobile Geräte und Anwendungen stattgefunden. Renato Ettisberger von SWITCH hat zum Thema Mobile-Security: Smartphones im Fokus von Cyberkriminellen referiert und eindrückliche Demonstrationen gezeigt. Demonstrationen, die aufgezeigt haben, dass mobile Geräte ebenso angreifbar sind wie Computer auf dem Schreibtisch oder Server. Es war schon etwas beunruhigend, demonstriert zu bekommen, wie eine SMS mit einem Bestätigungscode für eine Transaktion, welche beim Internet Banking vermeintlich ans eigene Mobiltelefon geschickt wird, auf einem anderen Handy landet und so dem Angreifer ermöglicht Zahlungen ab dem eigenen Bankkonto auszulösen. Natürlich müssen Angreifer ziemlich raffiniert vorgehen, um PC und Mobiltelefon zu manipulieren, damit so etwas möglich ist. Ausgeschlossen ist es aber nicht und alle sind gut beraten, auch auf ihren Smartphones nur mit gebotener Vorsicht Software zu installieren.

Fast ganz ohne fremde Einwirkung ist aber bei Smartphones eine andere Gefahrenquelle nicht zu vernachlässigen: der Verlust des Gerätes. Welche Daten sind in welche unbekannten Hände geraten, wenn ein Mobiltelefon verloren geht oder gestohlen wird? Wie einfach kommt der Finder zu sensitiven Informationen, die wir jeden Tag mit uns mittragen? Habe ich einen minimalen Schutz für das Gerät aktiviert, einen Zugangscode gesetzt, damit bei Verlust die Daten nicht sofort zugänglich sind?

Wem bereits einmal ein Gerät abhanden gekommen ist, weiss wie unangenehm das sein kann. Sind geschäftliche Daten auf dem Gerät, und E-Mail kann durchaus auch sensitive geschäftliche Daten beinhalten, wäre es im Falle eines Verlustes des Mobiltelefons wünschenswert, der Inhalt liesse sich löschen und die sensitiven Daten vom Gerät entfernen. Und genau das ist bei Nutzung des Travelers möglich. Synchronisiert ein iPhone, Android, Symbian (Nokia) oder Windows Mobile Gerät E-Mail und Kalender mit Hilfe des Travelers, können solche Daten auf dem Gerät gelöscht werden oder das Gerät in den Auslieferungszustand zurückgesetzt werden. Vorausgesetzt natürlich, dass das Gerät überhaupt noch erreicht wird respektive sich mit dem Server verbindet. Im Test hat ein solcher "wipe" eines iPhones bestens funktioniert, in der Praxis hingegen konnte mein Android Gerät, welches mir gestohlen wurde, nicht gelöscht werden. Das Gerät war beim Diebstahl ausgeschaltet, push war für die Synchronisation nicht aktiviert und SMS wurden vom Gerät nicht mehr empfangen. Das Gerät konnte vermutlich oder hoffentlich nicht in Betrieb genommen werden, ohne dass es in den Auslieferungszustand zurückgesetzt und somit alle Daten gelöscht wurden.

Kommt ein Smartphone mit konfiguriertem Traveler abhanden und möchten Sie, dass Ihre Daten gelöscht werden, wenden Sie sich an unseren Support. Und keine Angst, wir prüfen minutiös, ob ein solcher "Löschwunsch" tatsächlich vom Besitzer des Gerätes kommt, bevor der Befehl zum Zurücksetzen des Gerätes abgesetzt wird.

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Ferien, nach denen Lotus vergisst Aufgaben anzuzueigen

Roberto Mazzoni  August 17 2011 10:30:53 AM

"Ferien, in denen Sie alles vergessen", mit solchen Plakaten hat die Reisebranche auch schon auf seine Ferienangebote aufmerksam gemacht. Bei den Aufgaben, die im Lotus Kalender mitlaufen sollten, hat sich offenbar Lotus ebenfalls entschieden, das bei einigen Personen zu vergessen. Mich eingeschlossen. Leider sind aber die Aufgaben nicht gelöst. Wenn ich im Notes Client zu den Aufgaben wechsle sind alle fein säuberlich gelistet.


Ich habe keine Möglichkeit, meinen Kalender dazu zu bringen, die Aufgaben wieder "mitlaufen" zu lassen. Das Problem ist gemeldet, die Lösung leider nur äusserst aufwändig zu implementieren und wir kennen die möglichen Probleme, die durch die Behebung dieses Problems neu entstehen könnten, noch nicht. So rasch wird das Problem wohl nicht aus der Welt geschaffen. Dass das alle Benutzer von Lotus, also nicht nur an der UZH mit Standard Mailtemplates haben, auch nicht wirklich tröstlich. Für mich habe ich zumindest den Workaround gefunden. Ich lasse mir im Kalender unten links im Schnellzugriffsfenster statt den Benachrichtigungen die Aufgaben anzeigen. So ist zumindest auch im Kalender sichtbar dass noch Aufgaben offen sind.

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Wieso nicht in die Wolke?

Roberto Mazzoni  July 15 2011 12:07:54 PM

Immer wieder werden wir gefragt, weshalb wir den E-Mail Service selber betreiben und nicht in die "Cloud" auslagern. Eine Option, die für mich alles andere als reif ist und nur in Frage kommen kann, wenn die E-Mail für alle Angehörigen einer Institution ausgelagert werden könnte. Würde dies nur für die Studierenden gemacht, wären die Einsparungen kaum genügend gross. Im Gegenteil, die Administration würde aufwändiger werden und ein Semesterassistent hätte dann wieder zwei E-Mail Konten zu pflegen. Genau das ist mit unserer Groupware Lösung nicht mehr notwendig. Unabhängig ob Mitarbeitende und/oder Studierende, jede Person hat endlich nur noch eine persönliches E-Mail Konto.

Die Argumente für die "Cloud" sind jeweils immer dieselben. Google würde E-Mail gratis anbieten, live@edu (Microsoft) sei für die Studierenden ebenfalls gratis. Weniger bekannt ist, dass auch IBM mit Lotus Live einen Mailservices in der Wolke anbietet.
Suspekt dürfte ja hier vor allem "gratis" sein. Wo immer es Freibier gibt, irgend jemand bezweckt garantiert etwas damit. Und dass Google hinter unseren Daten her ist, ist inzwischen überhaupt nirgends mehr ein Geheimnis. Weder Microsoft noch Google bieten für Studierende den E-Mail Service aus karitativen Gründen gratis an, genausowenig wie Studierende Office kostenlos von Microsoft erhalten. Da macht doch stutziger, wenn wie im Falle der University of Nebraska gemäss einer Mitteilung bei Heise sogar noch die Nutzung des Dienstes Office 365 mit 250'000 US $ von Microsoft entschädigt wird. Endgültig zum Grübeln kommt man, wenn dann in derselben Mitteilung steht, dass in der medizinischen Fakultät Sicherheitsbedenken bestünden und deshalb der Dienst nicht genutzt würde. Liest man dann wieder bei Heise, dass die US Behörden Zugriff auf die in der "Cloud" liegende Daten haben, müsste eigentlich endgültig geklärt sein, dass "Cloud" Dienste sicher nicht für nur im geringstem Masse vertrauliche Daten genutzt werden können. Ich denke nicht, dass irgend jemand bereit wäre, all seine E-Mails öffentlich ins Web zu stellen.

Letzte Woche wurden im Rahmen eines UniCMS Updates Social Network Sharing Knöpfe auf den Webseiten eingebaut. Es hat nicht lange gedauert, bis auch hier Fragen nach dem Datenschutz aufgekommen sind und die Buttons - eben aus Datenschutzgründen - wieder abgeschaltet werden mussten. Im Kontakt mit dem Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich sind wir auf das Merkblatt gestossen, welches die Rahmenbedingungen umschreibt, unter welchen Drittangebote in Websites eingebaut werden dürfen. Wer das liest wird sofort realisieren, dass "Cloud" Dienste für sehr viele Szenarien nicht in Frage kommen können.

Dropbox, Picasa, Facebook, Google Docs und was sich alles so tummelt, gebt acht wo ihr Eure Daten deponiert, sie können bei allen Anbietern ruhig als öffentlich betrachtet werden. Irgend jemand hat Interesse daran, Eure Spuren zu lesen.

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3 Jahre später – ein Rückblick

Roberto Mazzoni  July 2 2011 12:02:00 AM

Am 19. Mai 2008 hat der Universitätsrat auf Antrag der Universitätsleitung beschlossen, die Einführung der Collaboration Software Lotus Notes / Domino zu bewilligen und die Universitätsleitung hat die Informatikdienste mit dieser Aufgabe betraut. Am 29. Juni 2011 etwas mehr als drei Jahre später hat der Lenkungsausschuss das Projekt offiziell abgeschlossen. Auch wenn noch Verbesserungen in Bezug auf generelle IMAP-Funktionalitäten, dynamische Mehrsprachigkeit, Zugriff auf Boxen anderer Personen oder Funktionen via IMAP und Problemen im Zusammenhang mit Tivoli Identity Manager anstehen - ein Moment um zurückzublicken.

Begonnen hat für mich das Projekt eigentlich mit einer leisen Enttäuschung. Einer leisen Enttäuschung darüber, dass in der Evaluation für eine Groupware nicht eine Open Source Lösung das Rennen gemacht hat. Nachdem wir mit OLAT und der Open Access Initiative erfolgreich Open Source Lösungen entwickeln oder einführen konnten, ist die Einführung der Groupware an der UZH für mich das erste Grossprojekt mit einem kommerziellen Anbieter gewesen. Eine leise Enttäuschung, welche bereits in der Konzeptphase des Projektes einer Ernüchterung gewichen ist. In einem Umfeld, wie es an einer Universität die sich dem humboldtschen Bildungsideal verschrieben hat und an welcher eine enorme Heterogenität und eine hohen Autonomie bis hin zu den Lehrstühlen vorliegt, bin ich heute überzeugt, hätte keine bessere Wahl getroffen werden können. Ein erster Dank geht somit an das Team, welches die Evaluation vorgenommen hat und während welcher ich nicht die Interessen der Benutzer vertreten durfte. Im Nachhinein ein geschickter Schachzug: ich war nicht für den Entscheid verantwortlich, mir oblag nur die Umsetzung des Entscheides.

Bereits während der Konzeptphase wurde klar, dass die zeitlich eng gefassten Termine nicht gehalten werden konnten. Zum Teil weil die personellen Ressourcen einfach sehr knapp bemessen waren und nach wie vor sind, zum Teil weil wir aus Akzeptanzgründen auf Weiterentwicklungen von Lotus Domino/Notes warten wollten. Weiterentwicklungen, die wir zum Teil gefordert haben und auch tatsächlich realisiert worden sind. Vor drei Jahren für mich nicht denkbar, dass eine Firma wie IBM bei einem Produkt, welches sich im kommerziellen Umfeld gerade bei Grossfirmen behauptet hat, auf Anforderungen aus dem akademischen Umfeld eingeht und diese umsetzt.

40'000 Benutzerinnen und Benutzer möglichst ohne Unterbruch von einem Mailsystem auf ein Groupwaresystem zu migrieren ist eigentlich eine Aufgabe, die nur schwer vorstellbar ist. Bedenkt man noch, dass diese die Mitarbeitenden in ungefähr 150 KMU’s organisiert sind und Anforderungen von über 500 Königreichen zu erfüllen sind, fast undenkbar. Wenn es die Alpeninitiative (noch) nicht geschafft hat, den Güterverkehr durch den Gotthard von der Strasse ganz auf die Schiene zu bringen, wir haben alle Angehörigen der UZH auf die neue Groupware gezügelt, teilweise mit nur kleinsten notwendigen Eingriffen durch die Benutzerinnen. Wären nicht neue Passworte notwendig geworden, welche im gleichzeitig eingeführten Identity Management  gesetzt werden mussten,  die Umstellung wäre für viele Benutzerinnen und Benutzer bezüglich der Verarbeitung von E-Mail praktisch ohne Änderungen möglich gewesen. Natürlich, um von den neuen Möglichkeiten wie Vereinbarung von Terminen, Chat und Verfügbarkeit oder Synchronisation des Kalenders und der E-Mail mit mobilen Geräten wie iPhones, iPads, Androids und so weiter profitieren zu können, ist eine minimale Auslotung der Möglichkeiten unabdingbar. Aber gerade die neuen Möglichkeiten bezüglich der Einbindung von Smartphones waren ein grosses Highlight im Rahmen des Projektes. Das hat mit sehr wenig Supportaufwand sehr einfach funktioniert. Dass seit einem Monat wo ausgewiesener Bedarf besteht die Mailquota den realen Bedürfnissen, der Autonomie der Institute Rechnung tragend dezentral angepasst werden kann, ist ein weiteres Highlight zum Projektende. In Anbetracht der technischen Voraussetzung alles andere als selbstverständlich und erst ein Vergleich mit nicht wenigen Firmen, wie IBM selbst übrigens auch, bei welchen sich Mitarbeitenden mit 250 MB Speicherplatz begnügen müssen, zeigt wie auch in diesem Bereich die UZH Hindernisse ausräumt.

Natürlich gab es auch schwierige Momente in den letzten drei Jahren. Unvergessen ist die Verblüffung und der Schock, als wir trotz intensiver Tests in der Pilotphase nach der Einführung bei den zentralen Diensten feststellen mussten, dass via IMAP der Zugriff auf Mailboxen anderer Personen oder Funktionen nur möglich ist, wenn die Mailboxen auf dem selben Cluster beheimatet sind. Das war weder dokumentiert noch bekannt und es hat fast zwei Monate gedauert, bis wir das einwandfrei nachweisen konnten. Noch ist dieses Problem nicht aus der Welt, aber wir rechnen fest damit, dass IBM mit dem nächsten Release eine Lösung anbieten wird. Gerade bei den zentralen Diensten hatte dieser Mangel aber auch einen positiven Effekt. Ursprünglich sollte mit dem Webclient für den Kalender gearbeitet werden, die Mailfunktionalität vorerst weiterhin mit bestehenden Mailclients bewältigt werden. Da dies mit Funktionskonten aber nur bedingt möglich war, hat unsere Turnschuh-Abteilung wie wir die von Christian Nüssli geleitete Abteilung Client Systems manchmal liebevoll nennen, in windeseile Lotus Notes ausgerollt. Und dadurch einen grossen Beitrag geleistet, dass Mitarbeitende der zentralen Dienste rasch den neuen Funktionsumfang zu schätzen lernten. Danke, Jungs!

Eine weitere kritische Phase musste im vergangenen Oktober überwunden werden. Die drei Mailcluster waren bereits vor der Umstellung der Studierenden stark ausgelastet und die Umstellung der Studierenden auf das neue System zwischen Semestereinschreibung und Modulbuchung gefährdet. Zusammen mit Spezialisten von IBM und Daniel Nashed konnten die Ursachen ausgemacht werden und mit zwei in Windeseile bereitgestellten zusätzlichen Clustern auch die Überführung der Studierenden vom alten ins neue System planmässig bewältigt werden.

Während der letzten drei Jahre haben sehr viele Personen Ausserordentliches geleistet und ich möchte mich auch an dieser Stelle bei Euch bedanken. Sehr viele Mitarbeitende der Informatikdienste und die IT-Verantwortlichen in den Instituten haben einen enormen Beitrag zum Gelingen und erfolgreichen Abschluss des Projektes beigetragen. Euch allen gebührt Dank. Einige möchte ich hier speziell erwähnen und meinen Dank auf diese Weise ausdrücken.

Manfred Schibler, mein Partner und Co-Projektleiter von IBM Schweiz. Du hast mit Deiner zuvorkommenden Art und Deinem Verständnis für unsere fast unmöglichen Anforderungen einen enormen Beitrag zum Gelingen geleistet. Ohne Deinen Einsatz und Deine Hartnäckigkeit bin ich überzeugt hätte IBM das Produkt nicht so verbessert, dass auch wir es vernünftig nutzen können. Dir verdanken wir die Kontakte in die obersten IBM Etagen, Du hast dafür gesorgt, dass durch unsere Präsentationen an der Lotusphere 2010 und 2011 das Projekt weltweit Aufmerksamkeit erlangt hat und wir auch dadurch unseren Forderungen Nachdruck verleihen konnten, diese von IBM gehört und erfüllt wurden und wir uns direkt mit Entwicklern austauschen konnten. Was manifestiert eine gelungene Zusammenarbeit besser als Joggingrunden morgens um 6 Uhr an einer Lotusphere vor Beginn der Sessions? Ich werde die wöchentlichen Meetings vermissen, Du auf unsere unmöglichen Forderungen hoffentlich bald schmunzelnd zurückschauen. Du hast zusammen mit Heinz Stehlin (I know Heinz), Pascal Bossard, Michael Mehli und Markus Fehr den Eindruck hinterlassen, dass die Interessen der UZH über jenen von IBM stehen und so zur Verbesserung von Lotus beigetragen.

Roman Meng. Eigentlich müsste ich jetzt nichts mehr schreiben, nur Deinen Namen stehen lassen. Es ist nur schwer in Worte zu fassen, was Du zum Gelingen beigetragen hast. Mit Geduld und Akribie hast Du die Wogen eines Windfängers geglättet, Deine Server immer im Schuss gehalten und immer den Blick für’s Wesentliche behalten. Wohin die Reise auch immer ging, wann immer das Angebot erweitert und verbessert wurde und in Zukunft verbessert wird, so lange Du am Ruder stehst, müssen wir uns keine Sorgen machen.

Welcher Zampanò hinter Ueli Bernhard steckt und sich auch bei Paul Tedaldi verborgen hat, ist bei den Informatikdiensten nie ein Geheimnis gewesen. Auch wenn Du Ueli nicht direkt im Lotus Projekt im engeren Sinne involviert warst, ohne Deine Künste wäre kein einziger Lotus Account via ITIM eröffnet worden. Und zusammen mit Stefan Vogel und Peter Langhans habt ihr auch beim Umzug der Daten gezaubert.

Peter Vollenweider, mit Deiner ansteckenden Begeisterung hast Du Dich nicht nur in eine völlig neue Materie hineingekniet, diese dokumentiert und herkulesmässig Anfragen beantwortet. Du hast es einmal mehr verstanden, Deine Kollegen ins Boot zu ziehen und in hektischen Zeiten die Wogen zu glätten.

Und wenn ich von Wogen glätten spreche, Tsunamis haben unsere Mitarbeitende an der Helpline überlebt. 40'000 Benutzer erhalten einen Passwortbrief und niemand liest ihn - bis E-Mail nicht mehr abgerufen werden kann. Früher wären Telefondrähte geschmolzen, letztes Jahr sind Eure Ohren heiss geworden. Danke und danke auch jenen, die in dieser Zeit Verständnis dafür gezeigt haben, dass das eine oder andere Mal bei einem Anruf auf 4 33 33 eine Warteschlaufe in Kauf genommen werden musste.

Es waren drei intensive Jahre, mit intensiven Kontakten in der Lotus Community. Nebst gewichtigen Personen bei IBM durften wir uns auch mit Personen austauschen, die in ähnlicher Situation ihren Weg finden müssen wie Marie Scott von der Virginia Commonwealth University in Richmond. Unvergessen bleibt der Tweet, „I feel an IMAP question coming“ als wir beide nacheinander an der Lotusphere 2011 in der Session „Ask the Product Managers“ Ed Brill auf die ungelösten Probleme und die Pläne von IBM bezüglich IMAP angesprochen haben. Wege haben sich auch wieder gekreuzt. Klaus Bild, früher E-Learning Koordinator an der Mathematisch naturwissenschaftlichen Fakultät, hat uns gezeigt, welches Potential mit Connections noch auf uns warten würde. Und ja, meine Tochter meinte lakonisch „Endlich!“, als ich verkündet habe, das Projekt sei abgeschlossen. Nach Hause Danke für Geduld und Verständnis!

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Perpetuum mobile

Roberto Mazzoni  June 24 2011 04:42:52 PM

Diese Woche konnte der Upgrade für Lotus auf Version 8.5.2 an der UZH abgeschlossen werden. Auch wenn der Firefox4 schon seit längerem auf Grund der Server Upgrades einwandfrei funktionierte, offiziell unterstützt war er erst mit dem Upgrade aller E-Mail Templates der Benutzer auf Version 8.5.2. Das konnte diese Woche abgeschlossen werden und nebst Firefox4 ist jetzt auch Safari5 offiziell unterstützt. Just zu dem Zeitpunkt, als Mozilla auch schon begonnen hat, Firefox5 zu pushen. Also sind wir wieder in der Situation, dass die neuste Version eines Browser noch nicht unterstützt ist. Auch wenn Firefox5 keine Probleme mit iNotes zu haben scheint, offiziell wird noch kein Support angeboten und das Geduldsspiel wiederholt sich. Und wenn Mozilla wirklich bei der Ankündigung bleibt und jetzt alle paar Monate mit einem neuen Major Release zu rechnen ist, wird das Spiel bald zur Gewohnheit. Viel mehr als unsere Benutzer dürfte das aber alle Entwickler von Firefox AddOn's ärgern, die jetzt auch mit jedem Firefox Release gezwungen sind, ihre AddOn's anzupassen.

Auch diese Woche sind wir auf eine Möglichkeit gestossen, Aufgaben mit dem iPhone zu synchronisieren. Coole Sache, würde sie laufen. Für mich hat das leider nicht funktioniert, ich konnte meine Aufgaben nicht synchronisieren. Nein, nicht auf meinem iPhone, das bleibt auf iOS3 und ich wusste. Für mein persönliches Gerat wusste ich, das nicht funktionieren wird und ich hätte mich sicher enorm geärgert, hätte ich wegen NotesF1 ToDo mein iPhone aktualisiert. Auf unserem Testgerät hat die Synchronisation für mich auch unter iOS4 nicht funktioniert und meine Aufgaben konnten nicht synchronisiert werden. Mit dem Hauch einer Vermutung weshalb das nicht klappt habe ich mich an die Hersteller gewandt, die meine Vermutung bestätigt haben.

This bug has been a announced on our Facebook page and also in the description for NotesF1 in AppStore. The reason for this is that you probably have a 4.x iOS version and a lot of To Do's in you mail file. A fix for this bug will be submitted to App Store this week. The new version will also support the German language.

Also auch hier: perpetuum mobile, ab der nächsten Version warte ich auf die übernächste Version.

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Aufgaben: nur noch schlechte Ausreden

Roberto Mazzoni  June 21 2011 11:41:27 AM

Bisher waren iPhone Benutzer im Gegensatz zu Windows Mobile Benutzern und Nokia Benutzern vor Aufgaben, welche in Lotus erfasst und gepflegt werden, auf dem iPhone/iPad verschont geblieben. Die Aufgaben konnten schlicht nicht synchronisiert werden. Im Apple Store sind inzwischen mindestens drei Apps verfügbar, welche erlauben, über den Traveler Server die in Lotus erfassten Aufgaben auf das iPhone zu synchronisieren und auf dem iPhone zu bearbeiten. Wer die Aufgaben nur einsehen aber nicht bearbeiten will, kann dies sogar mit der kostenlosen Version von NotesF1 To Do Free bewerkstelligen. Voraussetzung ist allerdings ein Geräte mit iOS 4 (resp. 3.2), auf iPhones mit iOS 3 können die Aufgaben nicht synchronisiert werden.

Die Sache läuft wie bei allen Applikationen aus dem Apple Store. Applikation entweder direkt downloaden oder via PC/Mac auf das iPhone/iPad installieren. Nach den Starten der Applikation muss diese konfiguriert werden, alles was es dazu braucht ist der Servername des Traveler Server sowie Benutzername und Passwort für Lotus. Fertig.


Danach können die Aufgaben bereits eingesehen, sortiert und mit der Vollversion auch bearbeitet werden, inklusive Markierung als "Privat".


Und à propos Ausrede: mein iPhone läuft unter iOS 3.1, und das werde ich auf meinen Gerät trotz der fehlenden Synchronisation der Aufgaben nicht ändern. Danke für den Hinweis, This.

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Unterschätzt!

Roberto Mazzoni  June 2 2011 01:55:38 PM

Neulich erreichte uns eine Anfrage, die uns stutzen liess:

Das Seminar ... ist daran, einen iCal Kalender-Server mit E-Mail Benachrichtigung einzurichten. Dazu habe ich eine Funktionskonto mit der E-Mail-Adresse kalender@<...>.uzh.ch angelegt.

Die E-Mails, die über diese Adresse verschickt werden, haben die Form "kalender+66d8791d-f5b4-443f-905c-fe3057b15f3b@<...>.uzh.ch" und Antwort-E-Mails an diese Adresse werden vom Uni-Mailserver mit dem Fehler "513 513 5.1.3 Unknown user" zurückgewiesen.

Wäre es möglich, den Server so einzurichten, dass ....

Eine Anfrage dieser Art hätte ich verstehen können, BEVOR die UZH die Groupware Lotus eingeführt hat. Jetzt, wo allen Instituten eine Kalenderlösung zum vereinbaren und koordinieren von Terminen zur Verfügung steht, hat mich die Anfrage doch etwas überrascht und mir gezeigt, dass offensichtlich nicht überall bekannt ist, welche mächtiges Werkzeug die UZH ihren Angehörigen zur Verfügung stellt.

Wir haben mit dem Seminar sofort einen Termin vereinbart um die Bedürfnisse zu klären. Die Einladung an die Seminarleitung erfolgte direkt via Lotus, der Seminarleiter nutzte bisher auf seinem Mac nur iCal und konnte die Einladung akzeptieren und in den Kalender eintragen. "Proof of concept" der ersten Anforderungen, Termine via angebotener Lotus Kalenderlösung auch mit Personen ohne Lotus ermöglichen zu können war so bereits vor der Sitzung erfolgt, ohne den geringsten Zusatzaufwand die erste bestehende Anforderung erfüllt. Gute Basis für ein äusserst konstruktives Meeting.

Die neue Groupware erfüllt, wie sich im Laufe des Gesprächs zeigte nicht nur diese für jede Groupware simple Anforderung. Erklärt, wie auf Grund des Zeitplans der einzelnen Mitarbeitenden innerhalb des Seminares und der gesamten Universität die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden für alle einsichtig ist und wie Termine einfach gefunden werden können, überwältigte die Seminarleitung. Dass ein solcher Mehrwert einfach ohne jeglichen Aufwand auch im Web mit iNotes nutzbar ist, übertraf die Vorstellungen und es war spätestens jetzt klar, dass kein eigener iCal-Server mehr nötig ist! Gezeigt, wie dank dem Lotus Traveler Kalender, E-Mail und Adressen auch auf die iPhones, iPads, Androids und Symbian Geräte (Windows Mobile Geräte sind keine vorhanden) gelangen und bearbeitet werden können und keine Umwege über MobileMe oder Google Calender nötig sind, verblüffte. Dass ein solches Angebot den Appetit weckt, nicht weiter erstaunlich. Wenn dann der Hunger auch in Bezug auf Verwaltung von Ressourcen gestillt werden kann, war das Tüpfchen auf das "i". Das Seminar wird nicht nur einen Seminarkalender mit Lotus führen und die Seminarräume mit Lotus verwalten, es wird auch das Material für die Feldforschung mit Hilfe von Lotus bewirtschaften und reservieren.

Ein kurzes Meeting, das rasch aufzeigen konnte, wie viel effizienter die seminarinternen Abläufe dank Lotus gestaltet werden können. Man muss sich nur darauf einlassen! Und dieses Seminar hat mit Sicherheit erkannt, welchen Mehrwert die neue Groupware an der UZH tatsächlich mit sich bringt.

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iPhone ist fast Android

Roberto Mazzoni  May 19 2011 02:41:56 PM

Die Betriebssysteme iOS und Android werden aktuell von den Herstellern auf datiert. Während HTC inzwischen Android 2.3.3 auf die Geräte pushed (je nach Telecom Anbieter), hat Apple für iPhones/iPads iOS 4.3.3 ausliefern müssen, um das Speichern der GPS Daten zu unterbinden. Während bei Android Geräten nach einem Update des Betriebssystems Traveler überhaupt nicht mehr funktioniert, ist das bei iPhones / iPads nicht durchgängig der Fall, geschieht aber offensichtlich sporadisch.

Während beim Android der Update des Betriebssystems dem Traveler offenbar Schreibrechte auf dem Gerät entzieht, melden iOS Geräte eher verwirrend dass die Verbindung zum Server nicht hergestellt werden kann. Wie auch immer, die Lösung ist bei beiden Geräten dieselbe. Neuinstallation des Travelers. Bei Android muss dazu die Applikation entfernt werden und nach dem üblichen Verfahren wieder installiert werden. Beim iPhone/iPad muss keine Applikation entfernt werden. Sie müssen in den Einstellungen das Profil für den Traveler entfernen und anschliessend neu installieren. In beiden Fällen bitte die Synchronisationseinstellungen wieder kontrollieren und gegebenenfalls anpassen.

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Trick77 für IMAP bei Serverwechsel

Roberto Mazzoni  April 28 2011 07:00:00 AM

Ueber die Osterfeiertage haben wir auf den Servern Unterhaltsarbeiten durchgeführt. Während solcher Arbeiten steht jeweils ein Server im Cluster nicht zur Verfügung und IMAP Clients, Webmail und der Lotus Client werden einfach, für den Benutzer fast ohne Auswirkungen, bei Unterhalt ihres Homeservers statt mit dem Homeserver mit dem zweiten Server im Cluster verbunden.

Bei gewissen IMAP Clients (wir hören das vor allem von Outlook) kann es dazu führen, dass jeweils nicht mehr alle E-Mails angezeigt werden. Anfragen tönen dann so:

Leider kam es immer wieder vor, dass die Mails mit IMAP nicht richtig zur Verfügung standen (d.h. neue Mails kommen herein, aber die Mails der letzten Tage, die bereits runtergeladen wurden, werden nicht mehr angezeigt - im Webmail dagegen schon). Aber solange nichts verloren geht, kann ich damit umgehen :)

Verloren geht tatsächlich nichts. Was jeweils geschieht, ist dass beim Wechsel von einem Server auf den anderen der Index und der Cache im E-Mail Client neu aufgebaut werden müsste. Das machen die Clients aber nicht immer oder nicht immer sauber, denn sie merken nicht, dass sie nicht mit dem üblichen Server verbunden sind.
Bei gewissen Clients wie Thunderbird kann einfach von Hand für jeden Ordner der Index neu generiert werden und so das Problem einfach gelöst werden. Man wählt mit der rechten Maustaste bei selektiertem Ordner „Properties“ oder „Eigenschaften“ und kann dann denn Index neu bilden.


Wo diese Option fehlt, hilft ein anderer Trick. In der IMAP Konfiguration ändert man einfach den Servernamen für eintreffende E-Mail temporär von imap.uzh.ch auf imap.lotus.uzh.ch. Dann geht der E-Mail Client davon aus, dass die E-Mail von einem anderen Server geholt wird und baut die lokalen Indexes und Caches neu auf. Unmittelbar danach wird der Incoming Servername wieder von imap.lotus.uzh.ch auf die Default Konfiguration imap.uzh.ch geändert. So ist sichergestellt, dass wirklich die offiziell publizierten Servernamen eingestellt sind und alle E-Mails erscheinen wieder im Client. Sozusagen alle Eier sind wieder gefunden und keines im Versteck liegen geblieben. Danke für den Tipp, Peter.

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again - schon wieder!

Roberto Mazzoni  April 26 2011 10:59:55 PM

Und schon wieder zwei E-Mails die einfach nur gelöscht gehören! Das UZH ACCOUNT SUPPORT TEAM ist irgend wer, aber sicher niemand von der Universität Zürich, wie Lotus deutlich zeigt! Details einblenden bei der Ansicht der E-Mail und wohin die Antwort geht wird deutlich. Also nur löschen, keinesfalls beantworten!

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Lotus sei dank ...

Roberto Mazzoni  April 20 2011 07:42:26 PM

Ja, es gibt sie immer noch, die unsäglichen E-Mails, die alle auffordern, Benutzername und Passwort zu schicken, weil sonst der E-Mail Zugang gesperrt würde. Das folgende Beispiel ist sogar eines von der schlechteren Sorte, es gibt Beispiele, die viel besser daherkommen und bei denen sogar gezielt die UZH erwähnt sind und die Informatikdienste als Zusteller aufgeführt sind.

Dear Account Owner.

This mail is to inform all our {Web Mail} users that we will be upgrading
our site in a couple of days from now. So you as a Subscriber of our site
you are required send us your Email account details so as to enable us
know if you are still making use of your mail box if you still do to add
more space to you. Further be informed that we will be deleting all mail
account that is not functioning so as to create more space for new user.
so you are to send us your mail account details which are as follows:

*User name:
*Password:
*Date of birth:

Failure to do this will immediately render your email address deactivated
from our database.

Thank you for using our WEB SERVICE and your serivce!
FROM THE WEB MAIL SUPPORT TEAM

Unser Spamsystem hat diese E-Mail bei meinen Einstellungen als Spam ausgewiesen. Wir haben ZIG-fach erwähnt, dass wir niemals die Benutzer auffordern, uns ihr Passwort per E-Mail mitzuteilen oder es unverschlüsselt per E-Mail übermitteln würden und mit den Tivoli Identity Manager sollte doch eigentlich allen klar sein, dass jeder für seine Passworte selber zuständig und verantwortlich ist. Trotzdem schicken Benutzerinnen und Benutzer die Passworte per Reply an die anfragende Adresse zurück. Die Spamer sind sehr dankbar darum, der Zugang zu unserem Webmail eröffnet ihnen die Möglichkeit, mit einem sehr vertrauenswürdigen Absender der UZH via dem ebenso  vertrauenswürdigen Mailserver der UZH die ganze Welt zu beglücken und so viel mehr Personen als üblich zu erreichen. Mit unserem vorherigen E-Mail System hatten die Spammer sogar im Webmail noch den Komfort, dass sie die Adresse, an welche Zustellungsfehler geschickt werden müssen, ändern konnten. War eine E-Mail nicht zustellbar, und das ist bei den von Spamern verwendeten E-Mail Adressen sehr häufig der Fall, gelangte die Fehlermeldung auch nicht mehr in die missbrauchte Mailbox zurück und die Benutzer merkten nie, dass Ihre Adresse für Spam missbraucht wurde. Mit Lotus und iNotes hat sich das geändert. Die Spamer kännen weder Absender- noch Reply-Adresse modifizieren, Fehlermeldungen für unzustellbare E-Mail landen in der Mailbox der Benutzerin, die Ihr Passwort „herausgerückt“ hat und der Betrogene wird so direkt auch zum Betroffenen und sieht sich gezwungen, zu handeln.

Recently I receive an email from "WEB SERVICE" asking me the user name and password. It is said if I did not reply, they will close my account. Then I did the stupid thing of replying it. Afterwords I received a lot of emails. The next day I could not open my email box, then I changed my password in ITIM. After changing the password, I could log into my account, but I am still receiving all these emails. I am asking for your help, how could I solve this problem?

Was ist geschehen? Bei der Benutzerin oder dem Benutzer sind so viele Fehlermeldungen für unzustellbare E-Mails eingetroffen, dass seine Quota überzogen wurde. Das hat den schönen Nebeneffekt, dass die E-Mails nicht mehr angenommen werden. Dank Lotus hat aber vor allem der oder die Betroffene bemerkt, dass mit dem Verschicken des Passwortes ein fataler Fehler gemacht worden ist. Um dies zu korrigieren und weiteren Missbrauch zu verhindern, wurde das Lotus Passwort im Identity Manager verändert. Danach war es ein Leichtes, im iNotes im Betreff nach „Zustellungsfehler“ zu suchen, alle Treffer zu markieren und die unerwünschten E-Mails zu löschen.


Nach dem Löschen der unerwünschten E-Mails und den versendeten Spam E-Mail ist aber alles wieder von vorne losgegangen. Die Quota war nicht mehr überzogen, die Fehlermeldungen konnten wieder abgeliefert werden und die Mailbox hat sich erneut mit unerwünschter E-Mail gefüllt. Aber auch hier kann Abhilfe mit Lotus erfolgen. Gemäss unserer Vorlage der Regel für die Filterung von Spam können mit einer neuen Regel alle E-Mails, welche im Betreff „ZUSTELLUNGSFEHLER: 5“ haben in der Ordner „Unerwünschte Mail“ verschoben  werden. Sie löschen den Inhalt dieses Ordners danach kontrolliert bei Bedarf. Und vergessen Sie nicht, diese Regel wieder zu löschen oder zu deaktivieren, damit Ihnen Zustellungsfehler, die tatsächlich auf Grund von E-Mails die Sie selber verschickt haben, entstanden sind, wieder zugestelt werden!

Auch wenn Lotus hilft zumindest für sich selber den begangenen Fehler zu korrigieren (dass Personen auf Grund des Fehlverhalten Spam erhalten haben, kann nicht rückgängig gemacht werden), bleibt’s dabei. Geben Sie Ihr Passwort niemals weiter, auch nicht dem Osterhasen! In diesem Sinne frohe Ostern.

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Zu schnell ....

Roberto Mazzoni  April 6 2011 09:45:16 PM

Für einmal hat IBM wirklich extrem schnell reagiert. Am 22. März  2010 hat Mozilla Firefox4 offiziell freigegeben. Wenige Tage später hat IBM aufgzeigt, aus welchen Gründen Firefox4 mit iNotes Probleme verursacht und am 26. März konnte eine Umgehungslösung publiziert werden, dank welcher Firefox4 auch für iNotes unter Domino 8.5.2 funktionieren kann. Bereits am Tag zuvor hatte IBM angekündigt, dass  Lotus Domino/iNotes 8.5.2 Fixpack3 Firefox4 unterstützen würde. Und am 4. April 2011, also nur 13 Tage nach erscheinen der Version 4 von Firefox, hat IBM einen Interim Fix für Domino/iNotes 8.5.2 FP2 publiziert und freigegeben, womit Firefox4 unterstützt werden könnte. Das war ja blitzschnell! Würde das immer so rasch gehen, wäre das wirklich äusserst hilfreich. Für Firefox3.6 hat die Unterstützung sehr lange auf sich warten lassen.

Nur, die Sache ist für uns damit leider nicht erledigt. Im ZInfo ist nachzulesen, welche Komponenten alle zu einem kompletten Upgrade auf eine neue Version von Lotus Domino/Notes aufdatiert werden müssen. Für die Unterstützung von Firefox4 ist die Sache an der UZH leider noch etwas komplizierter. Auf Grund von Fehlern im Server die uns im Januar mit Domino 8.5.2 Fixpack1 beschäftigt haben, haben wir zwei private Hotfixes für Domino 8.5.2 Fixpack1 (IMAP) erhalten. Diese privaten Hotfixes sind in Version 8.5.2 Fixpack2 leider nicht erhalten, somit können wir nicht Fixpack2 für die Domino Server einspielen. Selbstverständlich kann Fixpack2 aber für die Notes Clients eingespielt werden. Für Domino 8.5.2 Fixpack2 müssten wir jetzt also zuerst unsere privaten Fixes beantragen,nachbauen lassen und diese einspielen. Erst danach könnte der Fix für Firefox4 angewendet werden und Firefox4 auch unterstützt werden. Da das aber mit grossem Aufwand verbunden ist diese privaten Fixes für jedes Fixpack welches freigegeben wird, beantragt werden müssen, werden wir uns etwas gedulden müssen. Erst sobald unsere privaten Fixes in das Standardprodukt eingeflossen sind, werden wir auch die Unterstützung von Firefox4 für iNotes gewähren können. Wer also unbedingt Firefox4 verwenden will, muss bis dahin auf die Umgehung der Probleme (und des Supports) wie im letzten Blogbeitrag dokumentiert zurückgreifen.

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Firefox 4.0 kann mit iNotes funktionieren

Roberto Mazzoni  March 26 2011 03:03:32 PM

Es hat nicht lange gedauert, bis im Internet publiziert wurde, wie iNotes auch mit Firefox4 zum Laufen gebracht werden kann. Auch wenn für die Lösung keinerlei Garantie oder Support geleistet werden kann, sei hier aufgezeigt, wie Firefox4 mit iNotes funktionieren kann.

Wird mit Firefox4 iNotes aufgerufen, erscheinen keine E-Mails nach dem Login und in der Anzeigeleiste erscheint eine Fehlermeldung.
Darren Duke hat einen Hinweis auf einen Artikel bei IBM verbreitet, welcher aufzeigt, weshalb Firefox 4 mit iNotes nicht funktioniert und wie Abhilfe geschaffen werden kann. Firefox unterstützt in Version 4.0 aus Sicherheitsgründen kein Remote XUL (XML User Interface Language) mehr. Das ist der Grund, weshalb Firefox4 mit iNotes nicht mehr funktioniert. IBM kann hier für einmal wohl kein Vorwurf gemacht werden. Es gibt aber eine Firefox4-Erweiterung, welche erlaubt, Remote XUL für einzelne Domänen, denen man trauen möchte, freizuschalten und mit Hilfe dieser Erweiterung kann iNotes auch wieder mit Firefox4 funktionieren.

In Firefox muss das AddOn Remote XUL Manager installiert werden.
Nach der Installation muss Firefox neu gestartet werden.
Im Tools Menu findet sich danach die Option Remote XUL Manager.
Diese Option wird jetzt angewählt .
Danach wird mit Click auf “Add” die Domäne oder der Server hinzugefügt, für welchen XUL zugelassen werden soll.
Für die Lotus Umgebung ist es am Einfachsten, die gesamte Domäne uzh.ch einzugeben und somit allen Angeboten innerhalb der UZH für Remote XUL zu trauen.
Danach erscheint die Domäne in der Liste der freigeschalteten Domänen.
Das Fenster für die Verwaltung der erlaubten Hosts oder Domänen für XUL wird jetzt geschlossen.

Beim nächsten Zugriff auf webmail.uzh.ch funktioniert alles wieder!

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Browserkrieg

Roberto Mazzoni  March 24 2011 08:31:33 PM

Wer erinnert sich noch an den heute schon legendären Browserkrieg Netscape gegen Microsoft Internet Explorer? Auch in Wikipedia findet sich eine längere Abhandlung über den oder die Browserkriege. Heute mögen sich die Marktanteile verschoben haben und es stehen den Benutzerinnen und Benutzer aller Plattformen meist Alternativen zur Verfügung. Browserkriege in damaligen Sinne sind kein grosses Thema mehr, die Browser nähern sich sowohl in Geschwindigkeit als in Funktionalität mehr und mehr an.
?Browserkrieg? muss heute vielleicht neu definiert werden. Nicht mehr die Frage, welches der beste Browser ist, steht im Mittelpunkt. Mit den immer verfeinerten Funktionalitäten in den diversen Webapplikationen stellt sich immer mehr die Frage, welcher Browser von der gerade benutzten Applikation überhaupt unterstützt wird. Im IBM Identity Management wird in der Administrationskonsole nur Firefox und Internet Explorer unterstützt, wer die neusten Features von Firedocs im UniCMS (Spellchecker) nutzen will, muss mindestens Firefox 3.6 verwenden. Der ?Browserkrieg? verschiebt sich also auf die Frage, welches ist der Browser, welcher meine tägliche Arbeit am besten unterstützt.

Innert weniger Tage sind jetzt mit Firefox 4.0, Safari5.0.4, IE9 und der jüngsten Google Chrome Version für alle Plattformen neue Browser Releases erschienen, die allesamt von Lotus iNotes noch nicht unterstützt sind und auch nicht unterstützt sein können. Es bräuchte hellseherische Fähigkeiten, um neu erscheinende Browser Version ab Erscheinungsdatum zu unterstützen. Und wenn auch IBM auf Social Software setzt, das ist nicht zu machen. In unserem Umfeld, wo oft nur das Neuste gut genug ist und jeder und jede frei entscheidet, ob die neuste Version installiert werden soll oder nicht, sind damit die Supportanfragen so sicher wie das Amen in der Kirche, nur viel häufiger.

Meist ist die Grundfunktionalität aber gewährleistet und es gibt relativ simple Tricks, die Browser doch zum Laufen zu bringen. In unserem Webmail iNotes gilt das beim jüngsten Update von Firefox auf die Version 4.0 leider nicht. Mit Firefox4.0 geht in iNotes eigentlich im Vollmodus gar nichts mehr.  "Aufgrund eines aufgetretenen Problems ist der aktuelle Vorgang möglicherweise fehlgeschlagen" lauten die lapidare Meldung in der Statuszeile.

Wer jetzt unbedingt den neuen Firefox behalten will, kann in iNotes in den Lite Modus wechseln, wo gemäss unseren Erfahrungen alles was im Lite-Modus funktionieren sollte, auch funktioniert. Umschalten können sie auf den Lite-Modus mit der folgenden Schaltfläche:

Nur, Support kann auch dann nicht angeboten werden und ich empfehle dringend, mit dem Firefox upgrade so lange zu warten, bis die neue Version auch von den täglich benutzten Webapplikationen unterstützt wird. Und das heisst für iNotes Benutzer zurück zu Firefox 3.5! Und es wäre nicht das erste Mal, dass Mozilla auf Grund von Rückmeldungen Probleme noch behebt und nie nächste 4er Version von Firefox die aktuellen Probleme nicht mehr aufwesit.

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Android ist nicht iPhone

Roberto Mazzoni  March 13 2011 11:05:45 PM

Als ich Anfang Januar auf ein Android Smartphone bei OK Mobile für 100.- CHF (inzwischen inkl. PrePaid Sim-Karte 165.- CHF) aufmerksam gemacht wurde, habe ich mir ein solches Gerät angeschafft, wusste ich doch, dass dien Einführung von Lotus Traveler 8.5.2 FP1 bevorstand und sich nach diesem Upgrade an auch Android Smartphones (ab Version 2.01) mit Lotus synchronisieren lassen würden. Noch vor der Lotusphere konnten wir einen der beiden Traveler Server auf Version 8.5.2 FP1 aktualisieren und ich konnte das Gerät sofort in Betrieb nehmen, die Synchronisation von E-Mail, Kalender, und Kontakten vornehmen. Und seit dem 25. Februar sind Android Geräte für die Synchronisation mit Lotus an der UZH offiziell freigegeben und können mit Lotus synchronisiert werden. Ebenfalls steht die Installationsanleitung bereit!

Auch wenn mein Gerät von Beginn Weg ohne Lob und Tadel die Synchronisation durchgeführt hat und ich in der Zwischenzeit weitere Android Geräte aufgesetzt habe, Android Smartphones sind trotz allem keine (oder günstigere?) iPhones. Beim iPhone und bei den iPads funktioniert die Installation für alle Geräte wirklich identisch. Folgt man der Anleitung kann nichts schief gehen. Auch bei Nokia S60 Geräten konnte die Installationsaleitung strikt angewendet werden. Bei Android Geräten ist das nicht der Fall. Die Hersteller der Geräte haben Möglichkeiten, die Geräte und somit die Software anzupassen und so ist ein ZTE Blade nicht identisch zu bedienen wie ein HTC oder ein Gerät von LG oder Samsung. Das verunmöglicht den Support für alle Geräte und Anleitungen müssen oder können nur generisch bleiben.

Bei meinem Gerät war es zum Beispiel so, dass der Download des Installationspracketes via sync.uzh.ch wie in der Anleitung beschrieben auf dem Smartphone einfach nicht klappen wollte. Das Installationspaket musste zuerst auf dem Mac/PC von sync.uzh.ch heruntergeladen (Login erforlderlich!) und gespeichert werden und auf die SD-Karte des Gerätes via USB übertragen werden. Das geht dafür im Gegensatz zum iPhone problemlos! Danach konnte das Installationspaket gestartet werden und Lotus Traveler konnte gemäss unserer Anleitung installiert werden.

Im Gegensatz zum iPhone werden Kalender und E-Mail nicht in die bestehenden Kalender- und Mailprogramme integriert. Es werden dafür neue Programme installiert. Ob einem das gefällt oder missfällt mag Geschmacksache sein, da aber ein Android ohne Google Account nur schwierig zu betreiben ist, darf man vielleicht sogar froh sein, dass die Daten auf dem mobilen Gerät getrennt werden. Für gewohnte iPhone Benutzer sind natürlich auf einem Android Gerät viel zu viele Einstellungsmöglichkeiten vorhanden. So können zum Beispiel Synchronisationseinstellungen äusserst detailliert vorgenommen werden. Aber Hand aufs Herz: wie viel darf denn einfache Bedienung kosten? Der Preisunterschied zu einem Prepaid Smartphone von OK mobile zu einem iPhone ist doch frappant. Ich bin gespannt, wie rasch bei solchen Preisunterschieden die Android Geräte die 500 iPad/iPhone/iPod Touch Geräte auf unseren Traveler Servern eingeholt haben.

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Feedback zu unserer Session an der Lotusphere

Roberto Mazzoni  March 9 2011 12:04:02 AM

Endlich habe ich Zeit gefunden, das Feedback unsere Zuhörerinnen und Zuhörer an der Lotusphere 2011 anzusehen. Auch wenn nicht sehr viele Personen ein Feedback gegeben haben, aber ein Chlaus schreibt da als Bemerkung:

Very interesting and challanging project with Notes iNotes and Domino. Please invite them back to tell about their experiences with Sametime.

Wenn IBM das liest und ernst nimmt und wir unser Sametime Infrastruktur aufgebaut und ausgerollt haben, dürfen wir auch dieses Jahr in der Weihnachtszeit eine Session vorbereiten.

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Lotus Notes 8.5.2 - Applaus für Selbstverständliches

Roberto Mazzoni  March 8 2011 08:43:53 AM

Als an der Lotusphere 2010 angekündigt wurde, dass mit Lotus Notes 8.5.2 für E-Mail eine Export-Funktion verfügbar werde, welche erlaubt, E-Mails im .eml-Format auf dem eigenen PC abzuspeichern, wurde diese Neuerung bejubelt. Diese Funktion, welche für mich im Thunderbird eine Selbstverständlichkeit war, habe ich vermisst. Jetzt ist sie auch für uns an der UZH verfügbar. Der Lotus Notes Client 8.5.2 kann jetzt zusammen mit dem Fixpack 1 installiert werden. E-Mails können via Drag und Drop auf den Schreibtisch gezogen werden oder mit "Speichern unter .." an beliebige Orte auf dem PC kopiert werden. So abgespeicherte E-Mails können dann auch mit anderen E-Mail Clients bei Bedarf geöffnet werden.


Das ist aber nicht die Einzige Neuerung, welche den Update des Clients auf Verson 8.5.2FP1 rechtfertigt. Wie im Webmail können jetzt auch im Notes Client Kontakte als Privat markiert werden, es ist nicht mehr notwendig, alle Kontakte mit unserer Umgehungslösung privat zu markieren.


Der Client arbeitet auch wesentlich flüssiger und im Upgrade Prozess für die gesamte Infrastruktur auf Version 8.5.2 ist der Client das erste Puzzleteil, welches aufdatiert werden muss. Noch sind nicht alle Funktionalitäten der neuen Version unterstützt, das wird erst der Fall sein, wenn alle Server unter 8.5.2 laufen und die Templates ebenfalls ersetzt sein werden. Aber ich habe noch keine Funktion gesehen, die das tägliche arbeiten in irgend einer Weise behindert. Also nichts wie los und den neuen Client inklusive Fixpack1 downloaden und installieren.

P.S: Vor der Installation der Version 8.5.2 bitte den bisherigen Client 8.5.1 deinstallieren. Auf dem Mac kann das mit dem Deinstallationsprogramm gemacht werden, welches mit dem neuen Client mitkommt, auf dem PC über die normale Deinstallation in der Softwareadministration. Keine Daten und Preferences  (notes.ini) von Hand löschen, das ist nicht nötig und unter Umständen sogar kontraproduktiv!
PP.S: Wenn der Notes Client 8.5.2 mit Fixpack installiert wird und noch keine Client vorgängig installiert war, unbedingt das Client Setup für die UZH ausführen!

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caro amico ti scrivo

Roberto Mazzoni  February 8 2011 06:24:45 PM

Dokumentationen für Lotus Notes sind vielfältig. Nebst der mehrsprachigen Multimedia Library, welche Angehörige der UZH nutzen können (an der UZH oder via VPN), den von uns empfohlenen Lehrbüchern, der Hilfe im Lotus Notes Client unter Macintosh, Windows oder Linux (Link funktioinert nur bei gestartetem Lotus Notes), den Trifolds für Lotus Notes (erhältlich in unseren Beratungen) und unseren Trifolds für iNotes (in deutsch, englisch in Vorbereitung, ebenfalls in unseren Beratungen erhältlich), den Aufzeichnungen unserer Lunchveranstaltung (E-Mail und Termine und Aufgaben) ist in Italien auch die Kurzanleitung von Andreas Ponte in italiensich für die nächste Notes Client Version (8.5.2) verfügbar. Einstiegshilfen gibt's also in allen Sprachen und dank der Lotusphere wird die Aufmerksamkeit dafür auch geweckt. Die Aufzählung ist keinesfalls abschliessend, es ist aber sehr viel Material vorhanden, um sich mit Lotus Notes vertraut machen zu können.

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all about collaboration

Roberto Mazzoni  February 4 2011 07:32:03 AM

Nebst dem Motto Get Social - Do Business war auch dieses Jahr an der Lotusphere wieder klar, dass sich alles um Zusammenarbeit dreht. Am
Executive Meeting mit IBM haben wir den Eindruck erhalten, dass zumindest einige gewichtige Personen erkannt haben, dass zu Kollaboration die Unterstützung von offenen Protokollen gehört. So dürfen wir hoffen, dass IMAP weiter unterstützt wird und neue offene Standards wie iCal-Feeds oder CalDav irgendwo auf der IBM Roadmap auftauchen.

Offensichtlich werden wir jetzt nicht nur von IBM gehört, Themen aus unserer Präsentation haben es auch in eine REUTERS-Pressemitteilung geschafft:

Its social software for mobile devices is used by General Motors, the University of Zurich and Russian wireless carrier Vimpelcom, among others.

Gemeint ist die Synchronisation mit Hilfe von Traveler.

Die meisten Präsentationen liefen ab Apple Geräten, auch wenn meist eine Virtual Machine mit Windows gestartet war, um Designer oder AdminClient in den Show and Tell Sessionen wirklich vorzuführen. Trotzdem wird sich Apple, was die mobilen Geräte betrifft, wohl Ueberlegungen machen müssen, ob sie es sich leisten können, weiterhin so geschlossen zu agieren. Androids werden nicht nur auf Grund von günstigeren Preisen der Geräte zunehmen, sie erlauben auch einfacher, Applikationen für diese Geräte ohne 3 monatige Verzögerung auf Grund der Prüfung der App im Apple Store, auszuliefern. In Zukunft dürfen Besitzer von Android Smartphones damit rechnen, dass Neurungen und Erweiterungen, vermutlich nicht nur von IBM, zuerst auf diesen Geräten verfügbar sein werden. Nebst Android wird IBM in Zukunft weiterhin Nokias, Apple i-Geräte und Blackberries unterstützen. Keine Unterstützung wird es für Windows Phone 7 geben, hier sieht IBM weder einen Partner noch ein Geschäftsmodell.

Ein Grund mehr, während der Session Ask the Mangers nachzuhaken und darauf hinzuweisen, wie wichtig IMAP ist, nicht nur für Universitäten. Der IMAP Client auf Windows Phone 7 funktioniert einwandfrei. Marie Scott hat dies genauso betont und wir haben viel Unterstützung im Saal erhalten. Sehr zum Unmut von Ed Brill. Dass IMAP in dieser Session zum Running Gag geworden ist und nachfolgende Fragesteller damit begonnen haben zu erwähnen, sie hätten eine Frage zu IMAP, auch wenn dies nicht der Fall war, dürfte hoffentlich bei IBM jetzt auch auf oberster Ebene gehört worden sein und die IMAP Anliegen werden hoffentlich in Zukunft nicht mehr bagatellisiert.

Sehr wertvoll waren wieder die Kontakte mit den Entwicklern, vor allem jenen, welche direkt Lösungen für uns implementiert haben oder nach wie vor am Implementieren sind. Es geht nicht nur um Kollaboration, an dieser Konferenz ist Networking genau so entscheidend. Leider war die Zeit zu kurz, um alle Punkte die uns unter den Nägeln brennen, mit entsprechenden Entwicklern zu diskutieren. Aber wir haben die notwendigen Kontakte knüpfen können. Und wir haben vor allem Gesehen, dass zum Teil in neuen Versionen Probleme gelöst sind, mit welchen wir schon länger ohne Lösung kämpfen und von denen wir nicht einmal sicher wussten, dass sie bei IBM auf der ToDo Liste standen.
 
Lotusphere ist wirklich die Konferenz, die keinesfalls verpasst werden darf.

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Kollaboration über alles

Roberto Mazzoni  February 1 2011 06:46:41 AM

Die Opening Ceremony der Lotusphere hat abgesehen von der wie üblich beeindruckenden Musikeinlage zu Beginn wenig neues gebracht, grosse Ankündigungen sind ausgeblieben. Bedeutet aber vermutlich, dass Bestehendes konsolidiert wird und am Projekt Vulcan intensiv weiter gearbeitet wird. Einzig Connections 3.0 wurde als erste Project Vulcan Lösung präsentiert. Die neuen Versionen werden alle Next heissen Lotus Notes Next erinnert wie die übrigen Produkte von der Oberfläche her stark an Facebook. Lotus Notes wird sich also nochmals verändern, hoffentlich wird diese Modernisierung wenn einmal erfolgt auch an der UZH positiv aufgenommen.

Kollaboration steht im Zentrum und Connections kann Bestens auch mit Microsoft Exchange oder Microsoft SharePoint interagieren. IBM macht hier seine Hausaufgaben. In der Session IBM Lotus Domino Server: Present and Future  haben wir Applaus erhalten. John Woods hat als eine der Neuerungen in 8.5.2 die Synchronisation des Sent-Folders mit IMAP herausgegriffen und erwähnt, dass dies eine Anforderung der Universität Zürich war und Applaus im Saal für diese Neuerung erhalten. Es war ein langer Weg dort hin, welcher an der letztjährigen Lotusphere durch ein Meeting mit John Woods und anderen geebnet werden konnte.

Lotus Live Notes wird sich noch stärker ausbreiten und es ist wirklich jammerschade, dass iNotes nicht identisch ist mit Lotus Live Notes Web, wo es dieses Jahr möglich werden soll, Kontakte zu importieren. Ein Möglichkeit, die in iNotes leider fehlt. Domino Applikationen sind jetzt in der Wolke ebenfalls möglich, genauso wird Symphony in Lotus Live angeboten. Lotus Live Symphony geht aber weiter, wird in der Wolke auch kollaborativer. So können mehrere Leute am selben Dokument auch nur absatzweise arbeiten, Locking-Mechanismen sorgen dafür, das Zusammenarbeit möglich ist und jederzeit alle wissen, wer an einem Dokument oder Kapitel arbeitet.

Und wieder haben wir erst an der Lotusphere erfahren, dass einige Probleme, die auch bei uns aufgetreten sind, in neusten Versionen gelöst sind oder bestens bekannt sind. Das ist zwar schön, aber auch ärgerlich. Denn teilweise wussten wir nicht, dass die Probleme bei IBM bekannt und in Arbeit sind respektive sogar bereits gelöst sind.

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ein sonniger, warmer Sonntag

Roberto Mazzoni  January 30 2011 05:15:00 AM

Es ist wieder so weit, die Lotusphere 2011 hat auch für uns begonnen und wir konnten gestern Abend unsere Zimmer (mit Internetanschluss im Package Preis inbegriffen, das gibt's sogar in den USA) beziehen. Laptop und Mobiltelefone auf die neue Zeitzone eingestellt und die vor der Abreise geplanten Termine erscheinen zur richtigen Zeit. Zumindest auf dem Laptop und dem Android Mobiltelefon. Nicht so auf dem iPhone, da sind die Termine nach der Umstellung der Zeitzone einfach nicht dort, wo sie sein sollten. Auch wenn die 6 Stunden unterschied einfach umzurechnen sind, wollte ich doch wissen, weshalb das auf dem iPhone nicht funktionieren sollte. Und die Sache ist einfach, und für einmal auf dem iPhone komplizierter als auf anderen mobilen Geräten. Das iPhone hat zwei Einstellungen für die Zeitzone, eine unter den allgemeinen Einstellungen, eine unter den Einstellungen für Mail, Kalender, Kontakte.

Wird die Zeitzone auch unter dieser Einstellung geändert, werden die Termine auch auf dem iPhone zur richtigen Zeit angezeigt.

Am ersten Tag der Konferenz finden viele sogenannte Jump Start Sessionen statt, welche ideal für Einsteiger sind. Auch wenn für Einsteiger gedacht, wird während diesen Sessionen viel nützliches vermittelt und ich habe mich auf Themen konzentriert, die wir nicht oder nicht im Angebot haben. Spannend war zu sehen wie einfach mit Lotus Designer webfähige Applikationen mit XPages generiert werden können, welche alle die bereits vorhanden Infrastruktur nutzen können und zum Beispiel Berechtigungen direkt aus dem Domino Directory beziehen können. Solche Applikationen lassen sich auch einfach als Webservices anbieten und mit Hilfe von SOAP anbieten. Für die Darstellung derselben Inhalte auf unterschiedlichen Geräten ist auch gesorgt, XPages kann die XML-Inhalte mit verschiedenen XSLT Style Sheets für die verschiedenen mobilen Geräte optimiert ausliefern. Genau wie das UniCMS!

Wenn wir schon bei CMS-Systemen sind. Das Lotus Web Content Management in der jüngsten Version bietet viele Möglichkeiten, die wir im UniCMS auch zu schätzen gelernt haben in einer aufgeräumten Bedienungsoberfläche. Nicht überraschend können auch für das Lotus Web Content Management System Site-Erweiterungen angeboten werden. Im Zusammenspiel mit Websphere Portal gelingt dem Lotus CMS fast alles, wie auch die Website der Lufthanse beweist. Wepsphere Portal ist keine Voraussetzung für Personalisierungen in Lotus Web Content Management, welches den Ephox Editor verwendet. IBM hat mit Websphere Portal und den zur Verfügung gestellten Portlets an vieles gedacht, auch an Statistiken, welche auf Basis von Entwicklungen diverser spezialisierter Firmen wie webtrends direkt angeboten werden und den Autoren in WCMS direkt zur Verfügung gestellt werden.

Dass Lotus ein sehr mächtiges und komplexes System ist, haben wir in den letzten beiden Jahren gelernt. Dass entsprechend komplex der Unterhalt ist, wurde einmal mehr deutlich. Wenn mobile Geräte schlicht nicht wissen, wie mit sich wiederholenden Einträgen umzugehen ist und aus 14 Wiederholungen 14 einzelne Einträge generieren und die unter Umständen zurück synchronisieren, was macht dann Lotus falsch? Eigentlich nichts, nur interessiert das auch niemanden. Der Fehler liegt für den oder die Betroffene nicht am mobilen Gerät, der Fehler wird bei Lotus angesiedelt. Mindestens bis gegenteilige Erfahrungen gemacht werden, wie es auch mir widerfahren ist und ich  im letzten Beitrag beschrieben habe.

Und ja, heute war Sonntag, herrliches Wetter und den ganzen Tag in Seminarräumen ohne Fenster.

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Synchronisation - das hat gerade noch gefehlt

Roberto Mazzoni  January 28 2011 04:12:54 PM

Schon mehr als ein Jahr synchronisiere ich jetzt mein iPhone mit Lotus Traveler für die geschäftlichen Kontakte und Termine und mit iTunes auf meinem Mac für die persönlichen Kontakte und Termine. Auf dem iPhone habe ich dann alles schön vereint und das hat bestens funktioniert. Irgendwie war ich immer verblüfft und freudig überrascht, dass alles immer bestens funktioniert hat. Bis kürzlich. Als ich letzte Woche mein Dashboard auf dem Mac aktiviert habe, hat es unendlich lange gedauert (ihr wisst ja, wie kurz das sein kann...) bis das Widget mit dem Kalender sichtbar war. Eigentlich wollte ich nur kurz ein Datum nachsehen, und rechts vom Kalender sind die Einträge der Agenda eingeblendet gewesen. Sie haben kein Platz  gefunden, die Liste war unendlich lang. Ich habe dann iCal gestartet und mit Entsetzen feststellen müssen, dass zig Ganztageseinträge jeden Tag erschienen sind. Die Einträge für die einzelnen Tage waren auch wild durcheinander.


Als erstes war ich erleichtert, dass ich das iPhone die letzten Tage nicht mit meinem Mac synchronisiert hatte und habe sofort die Dockingstation abgehängt, damit ich das iPhone nicht versehentlich synchronisiere. Dann habe ich versucht bei Apple irgend einen Hinweis zu bekommen, was in einem solchen Fall gemacht werden könnte. Fündig bin ich dabei nicht geworden. Zu guter Letzt hat mir TimeMachine aus der Patsche geholfen. Zuerst habe ich auf Fileebene meinen Kalenderdaten wegkopiert und den Restore der jeweiligen Daten aus dem Backup geholt. Tag für Tag zurück wegkopiert und Restoren wiederholt, bis ich genügend weit in der Vergangenheit ein Restore gefunden habe, welcher in iCal korrekt aussah. Anschliessend habe ich dann das iPhone mit iTunes synchronisiert und die Option aktiviert, die Kalenderdaten auf dem iPhone zu ersetzen. Der Schaden konnte so dank TimeMachine im Grenzen gehalten werden, nur die privaten Einträge, die ich im iPhone gemacht hatte, musste ich wiederholen. Ich habe mir als Erstes vorgenommen, die Daten aus iCal und dem Adressbuch regelmässig zusätzlich zu Exportieren, das Dashboard fleissiger zu gebrauchen um einen solchen Fehler rascher zu entdecken. Aber vermutlich wäre ich auf der sichereren Seite, wenn ich nur noch mit Lotus die Daten synchronisiere und auch meine privaten Einträge in Lotus vornehme.

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Green IT

Roberto Mazzoni  January 14 2011 03:39:03 PM

Wie häufig haben wir in den letzten Jahren von Green IT gelesen, von all den stromsparenden Rack's, Disk's und so weiter? Kein Wort davon, dass wir dafür immer mehr Geräte haben, die regelmässig in die Ladestation müssen. Einzig mein Nabenraddynamo und meine Kurbeltaschenlampe scheinen hier Ausnahmen zu bilden. Wie auch immer, auch das iPhone (und andere Smartphones) wollen immer rascher ans Netz und wir haben auch schon die Frage gehört, weshalb der Akku viel schneller leer ist, nachdem Lotus Traveler konfiguriert ist. Viele finden es cool, dass das iPhone immer aktualisiert anzeigt, wie viele neue E-Mails in der Inbox liegen und auch der Kalender die Anzahl der neuen Einladungen anzeigt, noch besser, bei neuen Einladungen sogar ein Dialog darauf hinweist. Aber genau dieser Luxus braucht Strom und das Smartphone muss häufiger an die Tankstelle.

Aber es ist einfach, bei nur geringer Komforteinbusse massiv den Stromverbrauch zu reduzieren. Ich würde nicht behaupten, dass das mit Green IT etwas zu tun hat, denn wir verbrauchen immer noch mehr Strom als ohne Mobiltelefon, aber es hilft, etwas weniger häufig das Gerät aufladen zu müssen. Beim iPhone wie auch beim Android oder Nokias kann die Einstellung so gewählt werden, dass der Abgleich oder die Synchronisation nicht ständig geschieht, sondern manuell ausgelöst werden muss. Beim iPhone ist das sogar sehr elegant, denn die Synchronisation erfolgt einfach dann, wenn die E-Mail abgerufen wird, das Adressbuch gestartet wird oder der Kalender geöffnet wird (immer, falls man alle drei Applikationen für den Abgleich konfiguriert hat). Es ist also kein zusätzlicher Handgriff notwendig, es muss lediglich beim Start der jeweiligen Applikation etwas Wartezeit in Kauf genommen werden, bis die Synchronisation erfolgt ist.

Beim iPhone lässt sich das in den Einstellungen -> Mail, Kontakte, Kalender -> Datenabgleich -> Erweitert > "Lotus Konto" einstellen. Einfach Manuell selektieren, fertig ist der Zauber.


Das lässt sich natürlich auch für weitere Konten anpassen!

Es häufen sich auch die positiven Rückmeldungen zur neuen Groupware. Peter ist mit seinem neuen iPhone und den Synchronisationsmöglichkeiten so zufrieden, dass er einen Erfahrungsbericht verfasst hat und ein anderer zufriedener iNotes Benutzer schreibt:

Muss sagen "geiles Produkt" trotz Provenienz by IBM, die mich bisher nie vom Hocker reissen konnten. Läuft mittlerweile bei mir auch völlig stabil auf dem Firefox: "Mozilla/5.0 (Windows; U; Windows NT 6.1; de; rv:1.9.1.13) Gecko/20100914 Firefox/3.5.13 ", ...
Will deshalb nicht verheimlichen, dass ich sogar nen Weg gefunden habe meine Mails abzuspeichern als PDF nämlich, via Druckausgabesteurung in Datei umgeleitet mit Endung .ps (Postscript) versehen und auf Windowsebene lässt sich das .ps-File vom PDF-Creator per Doppelklick in eine WYSIWYG-Druckansichts-Version als klar-lesbares .PDF abspeichern.

Phantasievoller Weg auch mit iNotes E-Mails zu "archivieren" und nicht in die Quota Problematik hineinzulaufen. Mit Version 8.5.2 werden mit den Notes Client E-Mails endlich auch als .eml Dateien abgespeicher werden können.

In diesem Sinne meine besten Wünsche für's neue Jahr!

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Frühaufsteher

Roberto Mazzoni  December 20 2010 10:36:12 AM

Zumindest am letzten Donnerstag haben die prekären Wetterverhältnisse offensichtlich auch Auswirkungen auf die Synchronisation mit mobilen Geräten für die E-Mail gehabt. Obwohl auf unseren Servern keine Unregelmässigkeiten festgestellt werden konnten, haben uns Frühaufsteher gemeldet, dass die E-Mail Synchronisation nicht mehr funktionier hat. Bei mir ist das es auch der Fall gewesen, und meine "Lösung" des Problems hat auch für andere funktioniert, die vor 7 Uhr morgens E-Mail abgerufen haben. Keine Meldung hat uns erreicht, dass zu späteren Zeitpunkten das Problem auch aufgetreten wäre. Hier also kurz skizziert, welche Eingriffe Abhilfe geschaffen haben. Funktioniert die Synchronisation nicht, kann eventuell Abhilfe erfolgen, indem die Synchronisation deaktiviert und wieder aktiviert wird.
In den E-Mail Einstellungen die Synchronisation der E-Mail für den Traveler deaktivieren.


Danach rasch die Mail Applikation starten und zurück in die Einstellungen für E-Mail gehen und die Synchronisation wieder einschalten.


Danach wurde die E-Mail wieder korrekt abgerufen.

Offensichtlich weiss auch Lotus, dass bald Weihnachten ist.


Da darf auch ich erholsame Festtage und einen gelungenen Start ins neue Jahr wünschen.

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Wir sind auch in der Schweiz nicht alleine ...

Roberto Mazzoni  November 26 2010 12:14:15 PM

Im Janaur hatte ich von der Lotusphere berichtet, dass wir nicht allein sind mit Lotus und von IBM auch nicht alleine gelassen werden. Daran hat sich bis heute nichts geändert und IBM entwickelt Lotus so weiter, dass auch Anforderungen von unserer Seite in Zukunft erfüllt werden können. Wir sind auch in der Schweiz im Bildungsbereich nicht alleine. Wir sind zum Erstes Lotus Knows Switzerland Kundenforum eingeladen worden und wir sind nicht die einzige Bildungsinstitution, welche auf's Podium geladen wurde. Am Podium sind aus dem Bildungbereich vertreten:

• Fachhochschule St. Gallen
• Universität St. Gallen
• Universität Zürich

Die Universität St. Gallen blickt auf eine lange Lotus Tradition zurück (15 Jahre, ~ 3'000 Applikationen) und die Fachhochschule St. Gallen setzt auf Lotus Elemente, die bei uns noch nicht einmal im Einsatz sind. Das wird sicher ein spannender Austausch. Interessierte können sich noch anmelden!

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Turbulenzstruktur ....

Roberto Mazzoni  November 15 2010 11:05:30 PM

.... im gestörten Nachlauf einer künstlichen Oberflächenmodifikation, unter diesem Titel habe ich im letzten Jahrhundert eine klimatologische Arbeit verfasst. Untersucht wurde dabei wie eine ungestörte (laminare) Luftströmung reagiert, wenn sie bewusst an der Oberfläche gestört (modifiziert) wird und wie die Turbulenzstruktur unmittelbar hinter einer solchen Störung und in gewissem Abstand zu dieser künstlichen Oberflächenmodifikation aussieht. Nachdem jetzt Lotus für alle Mitarbeitende und Studierenden der Universität Zürich eingeführt ist, wage ich Parallelen zwischen einem klimatologischen Feldexperiment  und einem Informatikprojekt wie der Einführung einer Groupware zu ziehen.

Beim klimatologischen Experiment wurde bewusst eine Störung verursacht, um Turbulenzen zu erzeugen und die Auswirkungen dieser Störung nachzuweisen. Rauhigkeiten wurden in einer homogenen Fläche künstlich eingeführt. Wir wollten wissen, welchen Beitrag Hindernisse wie eine Stadt in einer Landschaft leisten können, um Schadstoffe durch Turbulenzen besser zu verteilen und somit Schadstoffkonzentrationen zu vermindern. Beim Wechsel von einem reinen E-Mail System auf eine Groupware musste der gegenteilige Ansatz verfolgt werden. Es durfte zum einen kein Experiment sein und es musste zum anderen alles daran gesetzt werden, dass eben keine Turbulenzen entstehen. Im Gegenteil, der Arbeitsfluss muss ungestört weiter laufen, alles muss schön laminar weiterfliessen, Turbulenzen müssen vermieden werden. Im Experiment wurde mit Hilfe von über 1'000 Kegeln die Rauhigkeit der Oberfläche erhöht, bei der Einführung der Groupware mussten 40'000 Angehörige der Universität Zürich störungsfrei in ein neues System überführt werden.


Um alles etwas herausfordernder zu gestalten wurde nicht nur ein neues E-Mail- und Groupware-System eingeführt,  wir haben parallel dazu auch noch zwei vertraute Benutzeradministrationen durch eine neue Lösung ersetzt. Ganz ohne Turbulenzen ist das ebenso unrealistisch wie eine absolut laminare Strömung in einer natürlichen, also inhomogenen Umgebung nicht existieren kann. Es ist nur die Frage, wie goss die Wirbel einer  solchen Strömung sind und somit wie goss die Auswirkungen  der Veränderungen sind.

Laminar und ohne zusätzliche Turbulenzen sind während der gesamten Umstellung E-Mails ausgeliefert und versendet worden. Zumindest hat das neue System die Grösse der Wirbel nicht verändert, der Übergang vom alten ins neue System konnte praktisch unterbruchsfrei und kontinuierlich vollzogen werden. Weder mehr noch weniger Spam hat uns auf Grund der Umstellung zuverlässig erreicht. Technisch gesehen kann das Ziel, keine Turbulenzen zu erzeugen, als erreicht betrachtet werden. Das neue System funktioniert zuverlässig wie gewohnt, auch diesbezüglich alles im grünen Bereich. Und trotzdem ist nicht alles schön im Fluss geblieben.

Die Vorstellung, nur noch mit einem einzigen Login auf alle E-Mails, auf die man berechtigterweise Zugriff hat, zuzugreifen, war eine neue Situation, auf die wir uns einstellen mussten. Ebenso die Umstellung, dass alle E-Mails die an eine meiner vielen Adressen gesendet werden, in einer einzigen Mailbox  ankommt, war ein Novum. Neues ist fremd, mit Fremden wollen wir uns, wenn nicht unmittelbar ein Vorteil ersichtlich ist, nicht auseinandersetzen und uns zu überzeugen ist eine aufwändige Angelegenheit. Wie überzeugen wir Kinder, dass Süssigkeiten schädlich sein könnten? Eben. Vorteile erkennen wir aber nicht, wenn wir uns dem Neuem nicht stellen, neugierig wie im angestammten Forschungsgebiet das Neue erkunden. Auch wenn die Strömung schön laminar und möglichst ungestört bleibt, Neues kann nicht anders als Turbulenzen erzeugen. Nicht weil etwas funktioniert, sondern weil es nicht wie seit eh und je gewohnt abläuft. Es entsteht unvermeidlich eine Störung, die entscheidende Frage ist die Auswirkung dieser Störung oder eben die Grösse der Wirbel, die eine solche Störung erzeugt.

Seit Januar, innerhalb der Informatikdienste seit August letzten Jahres, erleben wir diese Turbulenzen tagtäglich. Inzwischen sind alle Mitarbeitenden und Studierenden der Universität Zürich auf das neue System migriert. Mit der Zeit sind die Turbulenzen kleiner geworden. Je mehr Erfahrung mit dem neuen System gemacht wurden, je besser konnten auch Benutzerinnen und Benutzer unterstützt werden, Anfragen schneller beantwortet werden. War im klimatologischen Experiment die Auswirkung der Störung nach einer gewissen Distanz und ab einer gewissen Höhe kaum mehr nachweisbar, so ist bei der Einführung einer neuen Software die räumliche Distanz durch die Zeit seit der Einführung zu ersetzen. Analog wird die Störung nach einer gewissen Zeit nicht mehr wahrgenommen. Die Flüsse werden wieder wirbelfrei, laminar. Noch besser: wir haben Rückmeldungen erhalten, dass im Nachhinein Nutzende dankbar sind für Neuerungen, die eine Umstellung der Arbeitsabläufe bedingten und anfänglich nicht begrüsst wurden, am Anfang gar auf Ablehnung gestossen sind. Die Änderungen des Systems also auch ohne Nutzung der neuen Möglichkeiten bereits positiv betrachtet werden. Erfreulich niedrig sind bisher die Turbulenzen seit Einführung bei den Studierenden gewesen. Vielleicht weil ein Studierendenleben sowieso mit mehr Turbulenzen verbunden ist und zusätzliche Turbulenzen das System Studierendenalltag nicht noch zusätzlich erschüttern?

Bleibt die Frage, weshalb ein neues System eingeführt wird, wenn dann doch alles wieder nur in einen ruhigen Fluss kommt, das Wasser nach gewisser Distanz hinter dem Wasserfall wieder ruhig strömt. Auch hier sei ein Vergleich mit dem Experiment gewagt. Von den Hindernissen in der laminaren Strömung erhofften wir uns damals eine bessere Durchmischung der Luft. Schadstoffe sollten also dank der Störung besser verteilt werden, weil die Luft eben turbulent wurde und somit saubere mit verschmutzter Luft durchmischt wurde. Nach einer gewissen Distanz zur Störung wird die Strömung wieder gleichmässig. Also wieder näher am Ursprungszustand, aber weniger schädlich. Ersetzen wir wieder die Distanz mit der Zeit seit der Nutzung der Groupware, wird sich der Nutzen des neuen Systems also auch erst nach einer gewissen Zeit einstellen. Genau das hat sich auch während der Einführung gezeigt. Wer schon im Januar auf das neue System migriert wurde, weiss die neuen Möglichkeiten zu nutzen, weiss die Kalenderfunktionen effizient für eine bessere Zusammenarbeit einzusetzen, schätzt den Zugang zu E-Mail, Adresskartei, Kalender mit allen mögliche Geräten ortsunabhängig von überall her und schätzt es, mit den Arbeitskollegen effizienter zusammenarbeiten zu können. Erst wenn die Turbulenzen sich gelegt haben und Abwehrhaltungen verschwunden sind, sind wir in der Lage, Verbesserungen und Vorteile zu erkennen und zu nutzen. In diesem Sinne viel Erfolg mit der neuen Lösung, lassen Sie sich darauf ein und ziehen Sie ein Fazit nachdem die Strömung wieder ruhiger geworden ist!

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Migration guide for dummies

Roberto Mazzoni  September 1 2010 09:14:37 PM

8'000 users with 2300 functional email accounts use Lotus. Until the end of this year all other users will be migrated to Lotus. Our migration guide has been updated and is with all details considerably large. Maybe not everybody is reading it carefully. No problem, everything will work, including forwards of emails to your private account. Do nothing but keep the new credentials you have received by letter in a safe place, you will need them - sooner or later – for sure!  You may follow only these three steps if you want to stay on the lazy side.

1. As soon as you can’t access your email anymore, keep cool and relax.
   Probably the migration is just under way. You are not able to access your email for 24 hours.
2. After 24 hours, set your new email password for UZH Lotus.
   With the new login credentials you have received, login to the Identity Management and set your new password for UZH Lotus.
3. 30 minutes later, login to the new webmail
   You’ll find your emails in your new account.

Simple, isn’t it? Your UniAccess password will be untouched and works for VPN, Proxy, OLAT and anywhere you used it. If you use an email client, you may need to adjust the server name. That’s it.

And should you have any problems, the migration guide will help you to solve them. Maybe not all old emails were transferred or something else went wrong, but it’s not likely to happen. It’s up to you to take the risk for it. If you want to be on the safe side, follow our migration guide.

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Migrationsanleitung für Mimimalisten

Roberto Mazzoni  September 1 2010 07:55:07 PM

8'000 Mitarbeitende mit Instituts E-Mail Adressen nutzen jetzt Lotus und bewirtschaften 2'300 Funktionskonten. In den nächsten Monaten werden die übrigen Mitarbeitenden und die Studierenden nach Lotus migriert und wir haben unsere Migrationsanleitungen angepasst. Mit allen Details ist das doch eine recht umfangreiche Dokumentation und es besteht die Gefahr, dass sie gar nicht richtig zur Kenntnis genommen wird. Es geht auch ganz simpel. Vielleicht ist dann nicht alles perfekt, aber die Funktionalität ist sichergestellt.

Unternehmen Sie vorerst gar nichts, alles, auch Weiterleitungen, bleiben erhalten. Bewahren Sie einfach den Brief mit Ihren neuen Zugangsdaten sorgfältig auf. Früher oder später brauchen Sie diese - todsicher! In drei Schritten kommen Sie ans Ziel.

1. Sobald Sie Ihre E-Mail nicht mehr abrufen können, relaxen Sie und vergessen Sie Ihre E-Mail für 24 Stunden.
   Ihre Migration dürfte im Gange sein, das bedingt 24 Stunden keinen Zugang zu Ihrer E-Mail.
2. Setzen Sie nach 24 Stunden das Passwort für das neue Webmail.
   Kramen Sie den Brief mit Ihren neuen Zugangsdaten für das Identity Management hervor und loggen Sie sich im Identity Management ein. Setzen Sie dort Ihr Passwort für UZH Lotus.
3. Loggen Sie nach 30 Minuten im neuen Webmail ein.
   Sie finden alle E-Mails vor, die in der Zwischenzeit eingetroffen sind oder vom alten Mailserver migriert wurden.

Es ist wirklich so simpel. Ihr UniAccess Passwort bleibt unverändert, VPN, OLAT, Proxy, Zeitschriftenrecherche und was auch immer Sie sonst noch mit Ihrem UniAccess Account nutzen, es bleibt alles möglich. Falls Sie einen IMAP- oder POP-Client benutzen, müssen Sie unter Umständen noch die Konfiguration anpassen und den Servernamen ändern. Mehr nicht.

Und sollte etwas nicht klappen, finden Sie sicher in unserer Migrationsanleitung die Ursache dafür. Vielleicht konnte Ihre E-Mail nicht komplett migriert werden, aber dieses Risiko sind Sie als Minimalist eingegangen. Dafür stehen Sie gerade, nicht ich. In diesem Sinne, beachten Sie unsere Migrationsanleitung, wenn Sie absolut sicher keine Ueberraschungen erleben wollen.

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MailIn mit Thunderbird

Roberto Mazzoni  August 11 2010 03:16:59 PM

Funktionskonten (im Lotus Jargon MailIn's) ohne eigenes Login und Passwort bereiten leider Kopfzerbrechen. Erst im Verlaufe der Migrationen (inzwischen sind 7400 Personen und 2000 Funktionsaccounts nach Lotus migriert worden, mit der nächsten Welle wird die Migration der Institute abgeschlossen) wurde klar, dass wir mit dem Konzept für die MailIn's in einem Cluster grundsätzliche Schwierigkeiten bei Einsatz von IMAP haben. Wir hatten sämtliche Tests zur Nutzung der MailIn vor der Migration durchgeführt, als die definitive Clusetr-Umgebung noch im Aufbau war. So sind wir nicht auf die Problematik gestossen, dass Mailboxen anderer Benutzerinnen und Benutzer und eben diese MailIn's sich nur öffnen lassen, wenn diese auf demselben Cluster liegen wie die eigene Mailbox. Einmal erkannt und bestätigt, haben wir das Problem umgangen, indem wir die Angehörigen eines Institutes alle auf denselben Cluster migriert haben. So ist sichergestellt, dass Mails anderer Personen oder Funktionen desselben Institutes auch via IMAP zugänglich sind. Wie das im E-Mail Client bewerkstelligt werden kann, haben wir beschrieben.

Einmal im E-Mail Client abonniert, können E-Mails in anderen Mailboxen als der eigenen gelesen und auch bearbeitet werden. Im Thunderbird kann auch dafür gesorgt werden, dass die E-Mail mit der Absender-Adresse des MailIn Kontos verschickt wird, wenn auf eine E-Mail geantwortet wird, die an die MailIn geschickt wurde. Das ist relativ einfach zu bewerkstelligen, läuft aber nicht wie im alten System über unterschiedliche Konto-Konfigurationen. Es muss die Konfiguration des eigenen Kontos angepasst werden.

In den Kontoeinstellungen im Thunderbird finden wir den Punkt Manage Identities, welcher erlaubt, mehrere Identitäten zu verwalten. Wenn wir eine MailIn mit der Adresse support@id.uzh.ch bearbeiten möchten, kann einfach eine entsprechende Identitität eröffnet werden. In den Einstellungen für das Konto können die Identitäten verwaltet werden.


Dabach wird eine Identität zugefügt und konfiguriert.



Für jede Identität lässt sich auch festhalten, wo die Kopien von ausgehenden E-Mails abgelegt werden sollen oder auch eine eigene Signatur angelegt werden.

Wird jetzt in der Inbox des MailIn mir Repy/Antworten auf eine E-Mail geantwortet, erkennt Thunderbird auf Grund des To-Feldes in der E-Mail Adresse, welche Identität zu verwenden ist und setzt automatisch die richtige E-Mail Adresse ein, verwendet falls definiert die gewünschte Signatur und legt eine Kopie der E-Mail auch am gewünschten Ort ab. Genau das Verhalten, das gewünscht ist.


Somit wird das Arbeiten nach dieser kleinen Anpassung mit Thunderbird wie früher möglich.

P.S. Weshalb hier Screenshots von Thunderbird 2 und nicht von der neuen Version verwendet werden? Thunderbird 3 hat Probleme bei Ordnerstrukturen die über mehr als zwei Ebenen reichen, deshalb verwende ich noch die ältere Version.

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Ist Lotus stabil?

Roberto Mazzoni  May 30 2010 06:42:18 PM

Neulich wurde die Frage aufgeworfen, ob Lotus zuverlässig sei. Wie bei allen Neuerungen begegnen Menschen auch neuer Software mit Skepsis und Zurückhaltung. Läuft denn wirklich alles noch? So gesehen betrifft die Frage gar nicht direkt Lotus, es Betrifft generell Neuerungen.

Aber ja, im Setup wie an der UZH Lotus eingeführt wird, ist es zuverlässig und stabil. Und es ist auch Ausfallresistent. Wir hätten über das Wochenende nicht rund 2'0000 weitere Mitarbeitende aus Instituten aller Fakultäten mit über 400 Funktionskonten nach Lotus migriert, wüssten wir nicht, dass Lotus äusserst zuverlässig läuft.

Seit der Ausbreitung von Lotus Ende Januar hatten wir auch zwei Serverausfälle zu beklagen. Zwei Ausfälle, die auf Grund von Wartungsarbeiten ausserhalb Lotus durchgeführt wurden, welche absolut ohne Auswirkungen hätten sein sollen. Zwei Lotus Mailserver mussten aber neu aufgesetzt werden. Und was war die Auswirkungen für die Benutzer? Praktisch KEINE! Benutzer des Webmails und iNotes wurden einfach mit einem anderen Server im Cluster verbunden. Lotus Notes Benutzer haben teilweise gar nichts davon gemerkt, wenn Lotus Notes gestartet wurde, als der Server schon nicht mehr erreichbar war. Waren sie an der Arbeit während der Server ausgefallen ist und war der ausgefallene Server ihr Home-Server, musste nur der Dialog bestätigt werden, dass Lotus Notes die Verbindung auf einen anderen Server wechselt. Alles lief danach wie gewohnt weiter, kein Datenverlust, keine andere Auswirkung für die Nutzer.


Einzig für reine IMAP-Nutzer ist die Auswirkung etwas unangenehm, wobei auch sie keinerlei Daten verlieren. Der IMAP-Client muss beim Wechsel des Servers die Indizes alle neu machen und die E-Mails auch erneut downloaden. Und das ein zweites Mal, wenn der Server wieder verfügbar ist. Für IMAP ist die Auswirkung dieselbe, wie wenn in der Konfiguration der Servername gewechselt wird. Zugegebenermassen unangenehm, aber immer noch besser als überhaupt keine E-Mails während eines Serverausfalls bearbeiten zu können.

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Lotus Suche funktioniert doch ...

Roberto Mazzoni  April 16 2010 07:13:17 PM

.. oder die Hilfe Funktion hilft gezielt weiter.

Die E-Mail Suche funktioniert nicht richtig.

Das war uns schon einmal ein Eintrag in unseren FAQ's und der Lotusbase wert.

Neulich wurde bemängelt, dass wenn nach einem Sender einer E-Mail gesucht wird und in der erweiterten Suche dabei das Feld Autor benutzt wird, keine E-Mails des betreffenden Absenders gefunden werden. Die Beobachtung stimmt, aber deshalb ist die Suche noch nicht falsch!
Wird bei der Suche nach dem Autor gesucht, wird die Mailbox nicht nach dem Absender durchsucht. Es wird damit E-Mail gesucht, von welcher Lotus den Autor, nicht den Absender kennt. Und Domino kennt Autoren aus dem Domino Directory. Autor und Absender sind nicht dasselbe. Entsprechend wird keine E-Mail von einer Person gefunden, welche nicht im Domino Verzeichnis vorhanden ist. Das mag verwirrend sein, weil in unserem Umfeld die E-Mails aus dem Internet wohl oft relevanter sind als die E-Mails, welche innerhalb des Systems entstehen. Der Autor im Lotus Sinn eine kleinere Bedeutung hat als der Absender. In einem engeren Firmenumfeld hingegen mag diese Unterscheidung und die "Bevorzugung" der Firmenangehörigen, welche im Domino Directory erfasst sind, sinnvoller sein.

Wollen wir also die E-Mail nach dem Absender, also dem "From" durchsuchen, müssen wir in der erweiterten Suche nicht nach Autor, sondern nach Feld suchen. Danach wird das Feld "From" ausgewählt und der gesuchte Absender eingegeben.



Nach dem Zufügen des Suchkriteriums sieht die Suche in der erweiterten Suchmaske wie folgt aus:



Wird jetzt die Suche ausgelöst, werden genau die E-Mails gefunden, welche vom gewünschten Absender stammen. Das bei jeder Suche zu machen ist aber etwas umständlich und kann nicht die Lösung sein. Also schlagen wir in der Lotus Notes Hilfe nach, die einmal mehr den eleganten Weg aufzeigt. Ein Click auf das Fragezeichen  zeigt wie immer die Hilfe aus dem Kontext aus, indem wir uns gerade befinden. Und dort finden wir im Thema Suchabfragen mithilfe von Operatoren eingrenzen den Hinweis, dass die Suchabfrage auf Felder möglich ist. Soll also nur im Feld "From" gesucht werden, kann die Abfrage, ohne in die erweiterten Optionen zu wechseln, direkt im Suchfeld eingeschränkt werden.


Und die Suche funktioniert genau wie gewünscht. Wie die Hilfe zeigt, sind jetzt fast beliebig viele Einschränkungen und Verknüpfungen für die gezielte Suche möglich. Gezeigte Suche ist nicht auf die E-Mail Adresse eingeschränkt, sondern durchsucht das ganze "From"-Feld eines Absender, welches sich ja häufig als
"Muster Künstler"
darstellt. Deshalb funktionieren auch die Umlaute und deshalb werden auch E-Mails von Absendern aus dem Domino Verzeichnis gefunden. Eben - es funktioniert. Die Hilfe zeigt auch wie.

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Pishing E-Mail ?

Roberto Mazzoni  April 9 2010 11:41:09 AM

Gestern mussten wir an alle Benutzerinnen und Benutzern, bei welchen die Migration nach Lotus noch bevorsteht eine E-Mail schicken. Sie wurden aufgefordert, in der Kontoadministration einzuloggen und dort ihre verschiedenen Konten zu koppeln. Und wir haben in der E-Mail auch den Link zur Kontoadministration erwähnt. Mit den modernen E-Mail Clients lässt sich kaum mehr verhindern, dass eine solche Adresse nicht direkt zu einem Link umgewandelt wird. Erfreulich viele Benutzerinnen und Benutzer haben nachgefragt, ob die E-Mail tatsächlich von uns stammt oder es sich um eine Pishing-Attacke handelt. Erfreulich deshalb, weil das doch zeigt, dass die Sensibilität gegen Pishing Attacken durchaus vorhanden ist.

Aber das ermuntert mich doch, darauf hinzuweisen, wie jede und jeder selbst so weit wie möglich sich gegen solche Attacken schützen kann. Erhält man eine E-Mail, welche einen solchen Link enthält, dann ist die erste Vorsichstsmassnahme, nicht auf den Link zu klicken, sondern diesen im Browser im Adressfenster einzutippen.


Damit wird verhindert, dass eine Adresse angewählt wird, die zwar als korrekte Adresse in der E-Mail erscheint, sich unter dem Link aber eine andere Adresse versteckt.

Der nächste Schritt ist der, das Zertifikat der Website zu überprüfen. Kein seriöser Anbieter verlangt eine Passworteingabe über unverschlüsselte Kanäle. Der Link muss also mit https:// beginnen. Ist dies nicht der Fall und handelt es sich um einen http:// Link, ist Vorsicht angezeigt und das Passwort würde in jedem Fall unverschlüsselt übermittelt.

Bei verschlüsselten Verbindungen mit https:// muss der Server dem Browser, in Endeffekt also dem Benutzer und der Benutzerin, ein Zertifikat präsentieren. Erhalten Sie eine Warnung, dass das Zertifikat nicht gültig ist, dürfen Sie nicht weiterfahren. Dann stimmt die Adresse die Sie eingegeben haben nicht mit der Adresse überein, welche im Serverzertifikat hinterlegt ist.



Als nächsten Schritt können Sie das Zertifikat auch überprüfen, welches Ihnen der Server anzeigt. Je nach Browser muss das Zertifikat auf unterschiedliche Weise überprüft werden. Im Firefox ist es ein kleines Schlösschen unten Rechts im Browser-Rahmen, das angeklickt werden muss, im Safari finden Sie das Schloss oben rechts im Browser Rahmen und im Internet Explorer erscheint das Schloss am Ende der Adresszeile.



Durch Click auf das Schloss wird Ihnen das Zertifikat angezeigt.



Sie können so sehen, dass das Zertifikat zur Website www.intranet.uzh.ch gehört, und das stimmt mit der eingetippten Adresse überein.

Jetzt können Sie das Zertifikat noch detailliert ansehen. Das Zertifikat für die Benutzeradministration sieht wie folgt aus:



Wenn Ihnen Ihr Browser dieselben Angaben macht, können Sie mit der Kopplung weiterfahren: Sie sind auf der richtigen Website. Das Zertifikat enthält auch die Angabe, dass es für die Universität Zürich ausgestellt wurde und erneut finden Sie den Common Name (CN) des Webservers im Zertifikat. Es kann sein, dass dieser Name nicht sofort ersichtlich ist, weil ein Server über mehrere Adressen angesprochen werden kann. Dann müssen Sie die Adresse in den Zertifkatsdetails überprüfen.



Im Falle der Kontoadministration sehen Sie, dass dieses Zertifikat auch noch für die Adresse in der Domäne .unizh.ch gültig ist.

Natürlich hätte ich die E-Mail liebend gerne digital signiert verschickt, aber vielen Benutzerinnen und Benutzern ist der Umgang mit solchen Mechanismen ebenso wenig vertraut wie das Überprüfen der Zertifikate einer Website. Leider!

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den nächsten Schritt vollzogen

Roberto Mazzoni  March 25 2010 04:54:08 PM

Am 23. März 2010 haben wir die ersten neun Pilotinstitute migriert. Angekündigt war ein Unterbruch beim Abrufen der E-Mails von Montag, 16:30 Uhr bis Mittwoch 07:00 Uhr. Tatsächlich konnten wir am Dienstag um 18:30 das Identity Management zur Setzung des Identity Management Passwortes und zur Setzung eines neuen Passwortes für Lotus freigeben. Die Migration konnte also wie angekündigt abgeschlossen werden. Wie bereits bei den vorherigen Migrationen ist auch dieses Mal das Setzen von ZWEI Passworten für die Benutzerinnen und Benutzer schwierig. Trotz Dokumentation, trotz  dreiminütigem Instruktionsvideo und trotz entsprechenden Hinweisen in der E-Mail an alle Benutzer, die wir vor der Migration verschickt haben. Es bleibt Handlungsbedarf, aber unter gewissen Umständen wundert mich das nicht mehr. Bei einer Person, bei der das nicht geklappt hat, hat uns der IT-Verantwortliche folgendes Feedback zurückgesickt:

Wie zu erwarten war, gab es gestern und vorgestern schon einigen Stress, vorallem mit Leuten, die ihre E-Mails nicht richtig lesen. Die Begründung:
"Wir sind Forscher, da lesen wir keine Anleitungen und versuchen es halt einfach mal." ;-(

OK, dann wundert mich auch nicht mehr alles. Ob jemand ohne zu lesen nur mit probieren an unserer renommierten Universität Forscher werden kann?

Aus einem weiteren Institut kommt auch Dank:

Liebe Kollegen
Herzlichen Dank für den grossen Einsatz mit der Umstellung auf Lotus Notes. Der Mail-Unterbruch hielt sich tatsächlich in leicht zu verschmerzenden Grenzen. Von Klagen ist zu mir kaum etwas durchgedrungen, ein sehr gutes Zeichen. Nun bin ich gespannt, was für Erfahrungen wir mit Lotus Notes machen werden.

Darauf bin auch ich gespannt.

Natürlich ist es wieder eine intensive Zeit gewesen. Wir haben neben viel anderem die IT-Verantwortlichen, denen die Migration noch bevorsteht, über die Arbeiten, die erledigt werden müssen, informiert und einen Migration Guide für die kommenden Migrationen aufgebaut. Bereits haben wir auch einen Screenshot für die korrekte Einstellung von SSL für Eudora (ja, Eudora ...) bekommen.


Patrick Frei hat uns eine Anleitung für die Installation und Konfiguration des Travelers für  Symbian Mobiltelefone und den Import der notwendigen Root-Zertifikate überlassen und Klaus Bild hat mir einen Link zu seine Videoanleitung für die Konfiguration des iPhones geschickt. Auch konnte das Gerücht aus der Welt geschaffen werden, dass SMTP-Header im Lotus Client nicht angezeigt werden können. Natürlich geht auch das - Lotus knows:


Ich wurde an der Lunchveranstaltung für die zentralen Dienste gefragt, weshalb überhaupt Lotus und nicht ein anderes Produkt an der UZH eingeführt wird. In unserer Präsentation an der Lotusphere comes to you haben wir gestern versucht, die wesentlichen Gründe auf einer Folie zusammenzufassen.

Wir sind noch nicht am Ziel und natürlich gibt's nach wie vor Situationen, die Gewöhnungsbedürftig sind oder wo ein Client einfach nicht so funktionieren will, wie er sollte. Es gibt noch viel zu tun, aber bei den jetzt migrierten Pilotinstituten war zumindest das Verständnis und die Funktionsweise für die MailIn's oder funktionalen Konten kein grosses Problem mehr und wir haben jetzt bereits rund 1500 Benutzer und zusätzliche 300 Funktionskonten in Lotus. Und wie gesagt, auch ich bin gespannt, wie die neuen Möglichkeiten in den Instituten genutzt werden.

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Lotus Notes Schritart/-grösse beim Verfassen von E-Mails

Roberto Mazzoni  February 18 2010 06:44:14 AM

Patrick Frei schreibt mir:

Bekanntlich hat man als User unter Lotus Notes keine Möglichkeit, die Schriftart und Schriftgrösse beim Verfassen eines Mails permanent zu ändern. Die Einstellungen bleiben auf "Vorgabe Sans Serif 10". Einige User möchten aber z.B. lieber "Arial 10"... Hierzu müsste man als User die Einstellungen immer umständlich über die entsprechenden beiden Drop-Down-Listen vornehmen.

Patrick hat völlig recht, Lotus Notes wird erst in Version 8.5.2 erlauben, die Schriftart für das Verfassen von E-Mails permanent zu ändern. Wenn beim Verfassen eine Sans Serif Schrift verwendet werden soll, kann die Einstellung für die Schrift "Vorgabe Sans Serif" geändert werden (Notes Basis Konfiguration -> Vorgabeschrift). Die Schriftgrösse bleibt aber 10 Punkte und Aenderungen müssen also jedesmal bei jeder E-Mail in der Schriftart als auch in der Grösse vorgenommen werden.

Patrick geht aber viel weiter und erklärt, wie die Symbolleiste so angepasst werden kann, das per Knopfdruck die Schrift beim Verfassen einer E-Mail geändert werden kann. Und diese Anleitung möchte ich Euch nicht vorenthalten. Nicht dass wir jetzt in der Lage wären, solche Modifikationen bereits zu unterstützen, aber dieses Beispiel zeigt, was alles an Lotus Notes angepasst werden könnte.

Lotus Notes Schriftart bzw. -grösse beim Verfassen von E-Mails per Knopfdruck ändern

1. Lotus Notes „Fat Client“ starten
2. Menü „Datei / Vorgaben / Symbolleiste / Anpassen“ aufrufen
3. Checkbox „Kontextsensitive Symbolleiste in der Liste anzeigen“ markieren
4. Im Drop-Down-Menü diejenige Symbolleiste auswählen, die angepasst werden soll (z.B. „Dokument bearbeiten“)
5. Button „Neu / Schaltfläche...“ klicke
6. Beliebige Schaltflächenbeschriftung eingeben
7. Beliebigen Popup-Hilfetext eingeben
8. Beliebiges Symbol in der Grösse 19x19 oder 16x16 (Pixel) auswählen
9. Folgende Formel einfügen:
   @Command([EditGotoField]; "Body");
   @Command([EditSelectAll]);
   @Command([TextSetFontFace]; "Arial");
   @Command([TextSetFontSize]; "12");
   @Command([EditDeselectAll]);
10. Button  und anschliessend „OK“ klicken
11. Neu erstellte Schaltfläche unter „Inhalt der Symbolleiste“ an die gewünschte Position ziehen
12. Button „Symbolleiste speichern“ und anschliessend „OK“ klicken
13. Lotus Notes neu starten
14. Neues E-Mail erstellen
15. Im Menü „Ansicht / Symbolleiste“ diejenige Symbolleiste auswählen, die in Punkt 4 angepasst wurde.
16. Auf der Symbolleiste auf das neu hinzugefügte Symbol klicken (vgl. auch Punkte 8 und 15).
17. Der gesamte E-Mail-Text wird auf „Arial 12“ gestellt. Diese Parameter können in der Formel (vgl. Punkt 9) jederzeit geändert werden.
18. Sollte nicht der gesamte E-Mail-Text angepasst werden, so kann die zweite und letzte Zeile der Formel (vgl. Punkt 9) weggelassen bzw. mit dem Befehl REM "...hier steht mein Kommentar..."; kommentiert werden. Dadurch wird nur die erste Zeile des E-Mail- Textes angepasst.

Danke Patrick für diesen Beitrag.

Übrigens: Fixpack1 für Lotus Notes 8.5.1 ist jetzt freigegeben und kann in der lotusbase bezogen werden und installiert werden. Damit ist endlich Mac OS X 10.6 (Snow Leopard) und Windows 7 untrstützt

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iPhone Synchronisation neu erzwingen

Roberto Mazzoni  February 16 2010 06:01:21 PM

Auf meinen vorherigen Post habe ich auch eine Reaktion erhalten, dass die Synchronisation nicht mehr funktioniert hat und das Profil für den Traveler neu angelegt werden musste, um die Synchronisation zu reparieren. Eine mögliche Ursache für solches Verhalten ist Folgende.
Wir haben zwei Traveler Server, welche die Synchronisation sicherstellen. Der eine ist laufend in Betrieb, der zweite ist Stand-By. Fällt der erste Server aus, findet die Synchronisation automatisch mit dem zweiten Server statt. Die mobilen Geräte sollten davon nichts merken. So weit zur Theorie. Jörg war nicht der Einzige, bei dem die Synchronisation nicht mehr funktioniert hat. Es muss aber deshalb nicht das gesamte Profil gelöscht werden, um eine erneute Neusynchronisation zu erzwingen. Es reicht, wenn die E-Mail- und Kalender-Synchronisation deaktiviert wird.

In den iPhone Einstellungen wird dazu Mail, Kontakte, Kalender angewählt und die Einstellungen für den Lotus Notes Traveler ausgewählt.


Jetzt wird die Synchronisation für Mail und Kalender deaktiviert und bestätigt, dass die Kalender-Dateien vom iPhone gelöscht werden sollen.



Nach dieser Deaktivierung wird die Synchronisation für Mail und Kalender wieder aktiviert. Falls noch weitere Kalender mit dem Mac oder PC mit dem iPhone abgeglichen werden, an dieser Stelle diese Kalender NICHT löschen, also nicht die Option Löschen wählen, sondern Auf iPhone behalten selektieren. Die mit Lotus Traveler synchronisierten Daten wurden ja mit dem vorherigen Schritt bereits gelöscht.


Auch dieser Schritt wird jetzt bestätigt.


Danach wird vom iPhone wieder eine volle Synchronisation ausgelöst und es dauert entsprechend eine Weile, bis alle Daten wieder synchronisiert sind. Wenn immer möglich sollten Erstsynchronisationen durchgeführt werden, wenn Zugriff über WLAN gewährleistet ist. Das geht in der Regel schneller und spart auch Kosten.

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iPhone kann jetzt Termine akzeptieren

Roberto Mazzoni  February 15 2010 11:45:00 PM

An der Lotusphere 2010 in Orlando wurde es angekündigt, seit heute funktioniert es auch bei uns. Mit der neusten Version der Traveler Server Software können jetzt Besprechngseinladungen auch auf dem iPhone oder dem iPod Touch akzeptiert, abgelehnt oder provisorisch angenommen werden. Und das ganz wie man es sich auf dem iPhone vorstellt und ohne eine zusätzliche Software installieren zu müssen.

Ist die Push-Funktionalität für E-Mail und Kalender aktiviert, wird beim Erhalt einer Einladung ein entsprechender Hinweis angezeigt.


Wird danach das iPhone entriegelt und war zum Beispiel noch das E-Mail Programm am Laufen, sieht man die Einaldung in der E-Mail hinter dem Hinweis, dass Einladungen eingegangen sind.


Wenn die E-Mail verlassen wird und der Kalender gestartet wird oder wir uns die Einladungen anzeigen lassen, kann die gewünschte Einladung angezeigt werden und danach akzeptiert, abgelehnt oder provisorisch (vielleicht) akzeptiert werden.


Das Annehmen der Einladung wird anschliessend nochmals bestätigt.


Mit der neuen Funktionalität hat das Symbol unten rechts im Kalender jetzt auch eine Funktion erhalten. Es können dort die erhaltene aber noch nicht verarbeiteten Einladungen angezeigt werden.


Sind noch Einladungen offen, erscheinen diese nicht nur grau im Kalender. Die Anzahl offener Einladungen wird ebenfalls angezeigt. So ist schnell ein Ueberblick möglich über Einladungen, die nicht den aktuellen Tag betreffen. Und das funktioniert auch, wenn Einladungen von externen Systemen wie anderen Lotus Umgebungen, Exchange Google Calendar oder anderen Systemen eintreffen.


Selbstverständlich zeigt auch das Kalender Symbol im Springboard des iPhones an, dass nicht bearbeitete Einladungen vorliegen.


Immerhin 83 Benutzerinnen und Benutzer können diese neuen Funktionalitäten ab sofort nutzen.

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Mein Server läuft ...

Roberto Mazzoni  February 14 2010 11:36:31 PM

In mancher Ausbildung für Systemadministratoren werden die Administratoren getrimmt immer nur die eigenen Server im Auge zu behalten. Hat ein Benutzer ein Problem, muss der Administrator nur prüfen, ob sein Server läuft. Alles andere ist nicht sein Problem. Nun, unsere Server sind tatsächlich auch nach der Migration ausnahmslos gelaufen und diesbezüglich sind keine Probleme aufgetreten. Wäre auch schlimm gewesen, sind die Server doch für die Bewältigung der Anfragen aller UZH Angehörigen ausgelegt. "Mein Server läuft" war also immer zutreffend, bei einem Unterbruch im Netzwerrk wurde auch von einem Server auf den anderen gewechselt. So gesehen also alles im grünen Bereich.
Genau dieses einwandfreie Funktionieren hat aber erst den Administratoren ermöglicht, die Supporter zu unterstützen und all die Berechtigungen so schnell wie möglich zu setzen. Und sie haben sich auch Problemen angenommen, welche nicht wirklich die Server betrafen, Tickets übernommen und Abklärungen getroffen, welche die Supporter im Feld nicht auch noch übernehmen konnten. Unseren Administratoren ist nicht egal, wenn nur der Server läuft. Auch sie setzen alles daran, dass auch aus Sicht des Benutzers alles in Ordnung ist. Wir ziehen alle am selben Strick.
Auf unseren 6 Mailservern beobachten wir bereits nach zwei Wochen tagsüber 100 gleichzeitige Sessionen, bereits knapp 100 mobile Geräte (79 iPhones, 4 iPods, den Rest teilen sich Nokia und Windows Mobile Geräte) wurden konfiguriert und gleichen die Daten mit unserem Traveler Server ab. Ueberrascht hat uns auch, wie schnell Benutzerinnen und Benutzer den Fat Client nutzen wollten und somit wirklich die volle Funktionalität von Lotus nutzen möchten. Und erfreut und erstaunt stellen wir fest, dass auch die ganze Palette genutzt wird. Roaming, also die Option dass mehrere Clients auf verschiedenen Geräten genau gleich aufgesetzt sind, wird schon voll beansprucht, lokale Archive wurden bereits angelegt und Daten in diese Archive migriert, bei der Arbeit mit den alten funktionalen Konten, den heutigen MailIn's wurden wir bereits mit der Anforderung konfrontiert, offline arbeiten zu können. Alles ist möglich, aber alles war und ist unseren Supportern und Mitarbeitenden an der Helpline noch nicht immer klar. Noch sind wir auf das Verständnis unser Nutzer angewiesenund sind Ihnen dankbar, dass wird dieses auch bekommen.
Ganz so nebenbei ist auch noch die eine oder andere Frage im Zusammenhang mit dem neuen Identity Management aufgetaucht und die Abläufe für die Erstellung von neuen Lotus Konten oder MailIn's sind noch nicht ganz eingespielt. Bald müssen aber auch diese Anfragen nicht mehr via Ticketsystem bearbeitet  werden sondern können direkt von den zuständigen Supportern erledigt werden.

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Im Ziel, aber noch nicht am Ziel

Roberto Mazzoni  February 2 2010 07:23:05 PM

Technisch gesehen haben wir den Ironman locker innerhalb der Zeitlimite ins Ziel gebracht. Dass noch der eine oder andere Mangel aufgetreten ist, haben wir noch vor Zieleinlauf bemerkt, aber nicht mehr korrigieren können. Mit anderen Worten, die Migration konnte erfolgreich durchgeführt werden und die Systeme 14 Stunden früher als vorgesehen freigegeben werden. Fast ohne Ausfälle.
Wo es "nur" um persönliche E-Mail ging, konnten die Benutzer auch am Montag zügig wieder arbeiten. Zumindest jene, die realisiert haben, dass mit dem neuen Identity Manager auch in Bezug auf die Passworte eben zwei Passworte gesetzt werden mussten. Einige mussten leider unerwartet lange warten, andere sind auf Fehler gestossen, die wir in der fünfmonatigen Pilotphase nicht aufdecken konnten.
Mit den unpersönlichen Boxen und dem personenzentrierten Arbeiten stehen die Benutzer mit mehreren administrativen Aufgaben vor ganz neuen Herausforderungen, die auch eine Änderung gewohnter Abläufe bedingen. Das macht teilweise technisch, teilweise konzeptionell noch Schwierigkeiten. An nicht wenigen Orten werden die neuen Möglichkeiten, welche eine Groupware bietet, aber geschätzt. Und so gut das unsere ausgeschwärmten Supporter das innert zwei Tagen erläutern konnten, haben sie das auch gemacht. Ich danke Euch dafür und ich danke all unseren Nutzerinnen und Nutzern, für das Verständnis, das sie uns in den ersten beiden Tagen nach der Migration entgegengebracht haben. Noch konnten nicht alle Fragen geklärt werden, noch stehen Arbeiten aus. Der Alltag ist noch nicht eingekehrt, weder für uns noch für die Nutzerinnen und Nutzer. Aber die Arbeit kann erledigt werden. Insofern sind wir ins Ziel gekommen, aber eben noch nicht am Ziel.

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Nur kein Stress ...

Roberto Mazzoni  January 29 2010 07:10:48 PM

Wenn letzte Woche die Lotusphere einem Alpine Marathon entsprach, haben wir diese Woche einen Ironman hinter uns. Einen Ironman, bei welchem im Wasser der Schwimmer von hohem Wellengang und friedlichen Haien begleitet wird, die Wassertemperatur gerade keinen Schwimmanzug mehr erlaubt, auf der Fahrradstrecke nebst 2 Platten und einem Kettenriss ein Gabelbruch zu beklagen ist und auf der Schlusstrecke die Schnürsenkel sich einfach permanent öffnen müssen und noch vor Zieleinlauf eine Schuhsole verloren geht. Aber Hauptsache wir kommen ins Ziel. Und daran arbeiten wir!

Und etwas konkreter? Eine Aenderung in den Templates hat doch unerwartete Auswirkungen, sodass sie im letzten Moment rückgängig gemacht werden muss und alle neu angelegten User entsprechend aufdatiert werden müssen. Ein Job, der über nacht hätte laufen sollen und um 2 Uhr morgens gestoppt wird. Ein Problem im aktuellen Mailsystem, welches uns kurz vor Migrationsbeginn noch in die Quere kommt, Passwortbriefe die von Hand verteilt werden müssen, weil der automatische Versand nicht geklappt hat, Datenbanken die doch nicht wie geplant angelegt werden, um nur die aktuellsten zu nennen. Murphy ist eben dabei. Und alle arbeiten hier, um die Probleme in den Griff zu bekommen und am Montagmorgen das Ziel zu erreichen. Wenn's eng wird, setzen wir alle die Prioritäten richtig. Und an dieser Stelle möchte ich mich bei allen Bedanken, die ihren freien Abend und das Wochenende opfern.

DANKE!

Heute hat auch die letzte Informationsveranstaltung vor der Migration stattgefunden, die wieder erfreulich gut besucht war. Auch hier mein spezieller Dank an Francesco. Und eine Frage aus dem Benutzerkreis möchte ich doch noch herausgreifen:

Ist in den FAQ's auch beschrieben, weshalb Lotus und nicht Exchange eingeführt wurde?

Auch wenn das nicht ein Thema für eine FAQ sein mag, die Frage ist durchaus berechtigt. Eine Evaluation, die übr 1 Jahr in Anspruch nimmt, soll auch transparent sein. Wir haben an verschiedenen Stellen dazu bereits referiert, eine Zusammenfassung der Evaluationsentscheides wird noch folgen.

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iPhone Anleitung

Roberto Mazzoni  January 27 2010 05:18:59 AM

Nach der Lotusphere - ein Fazit das ich Teile lässt sich bei Alexander Maier nachlesen - ist der Alltag wieder eingekehrt und die Vorbereitungen für die Migration der Zentralen Dienste auf Lotus vom kommenden Wochenende laufen auf Hochtouren. So ist jetzt auch eine Schritt für Schritt Anleitung für die Konfiguration des iPhones/iPod Touch verfügbar. Zu beachten ist, dass bei folgender Fehlermeldung während der Konfiguration ein Konflikt auf dem iPhone vorliegt.

Auf dem iPhone kann nur ein Profil für die Synchronisation via ActiveSync eingestellt werden. Mit Hilfe von ActiveSync kann das iPhone mit Exchange, Lotus oder auch Google Mail synchronisiert werden. Aber eben nur für einen Server. Wer also die E-Mail mit Google Mail abrufen will und mit Lotus das iPhone synchronisieren will, muss das bestehende Exchange-Profil für Google Mail auf dem iPhone löschen, bevor das iPhone für Lotus konfiguriert werden kann. Google Mail kann natürlich dann via IMAP wieder abgefragt werden. Anleitung dazu direkt bei Google.

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Wir sind nicht alleine ...

Roberto Mazzoni  January 21 2010 08:45:00 PM

... und wir werden auch nicht alleine gelassen. Überall wo wir diese Woche mit IBM Entwicklern oder Entscheidungsträgern zusammengekommen sind, waren unsere Anliegen nicht unbekannt und an vielen wird tatsächlich an Lösungen und Verbesserungen gearbeitet. Viele unserer Sorgen teilen auch andere Administratoren und empfehlen Lösungen. Unlösbar ist wenig, welches die besten Lösungen sind aber nicht immer einfach zu beantworten.

IBM hat mit Lotus Live erkannt, dass die Bedürfnisse ausserhalb dem klassischen Geschäftsfeld anders gelagert sind und sie anerkennen, dass Universitäten hilfreich sind, um die Bedürfnisse zu ermitteln. Wir werden als Partner wahrgenommen und IBM hat grosses Interesse an unserem Umfeld, vor allem was die Erfahrungen im Macintosh-Bereich sind. Das hat uns Türen und Tore geöffnet, die anderen vermutlich immer verschlossen bleiben werden. Hoffentlich finden wir Mittel und Wege, diese Türen offen zu halten. Wir leisten so einen Beitrag zur Verbesserung des Produktes. Und dabei sind wir nicht die einzigen. Die Lotus Gemeinschaft ist riesig und es gehört im Lotus-Umfeld zum guten Ton, dass Lösungen öffentlich zugänglich gemacht werden. All die Blogs und sorgfältigen Anleitungen beweisen das ausdrücklich.

Die Ankündigung im Track "Ask the Developers", dass Lotus Live bis nächstes Jahr für Studierende wie Google kostenlos angeboten werden soll, darf ernst genommen werden und wird hoffentlich weitere Verbesserungen wie zum Beispiel den Import von Adressbüchern in iNotes mit sich bringen. Die iPhone Applikation, die diese Woche freigegeben wurde, hat es weltweit in die Top 25 der Gratis-Applikationen geschafft. Das zeigt auch IBM, dass ein grosses Interesse an Lotus Lösungen besteht, sie müssen nur zur Verfügung gestellt werden.

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Mac & iPhone immer besser unterstützt

Roberto Mazzoni  January 20 2010 02:33:19 PM

Sieben Projekte wurden gestern am Customer Evangelist Panel präsentiert und Roman hat mir die richtigen Signale gegeben, damit ich innerhalb der mit zur Verfügung stehenden Zeit meine Referat halten konnte. Herzlichen Dank Roman, auch für die Hilfe bei der Vorbereitung. Hier unser Projekt zu präsentieren hat sofort Früchte getragen. Was die Multi-Lingual Templates betrifft, mit welchen  wir nach wie vor Schwierigkeiten haben, konnten wir mit Belgiern in Kontakt treten, welche mit denselben Problemen kämpfen und für ihr Umfeld dafür auch eine Lösung gefunden haben. Der Entwickler der Lösung hat sich auch sofort nach mit uns in Verbindung gesetzt und die von uns gefundenen Probleme mit seiner Lösung bestätigt und gemeint, die hätte er in der Zwischenzeit gelöst. Das lässt für die Zukunft hoffen.

Aus Zürich erreicht mich die Meldung

Kannst Du bitte Heinz fragen ...

Kann ich natürlich und Heinz gibt auch prompt die erhoffte Auskunft. Hier an der Lotusphere hat es fast so viele Heinz wie Mickey Mouse's. Einer davon ist Paul Mooney, der zusammen mit Bill Buchan wohl die witzigste Präsentation mehrfach gehalten hat: Orlando, We Have a Problem.

Noch gestern habe ich erläutert, dass Einladungen am iPhone mit Safari akzeptiert werden können, das in der Kalender-Applikation des iPhones direkt nicht geht. Heute wurde Fixpack1 für den Lotus Traveler Server erwähnt, welcher das akzeptieren von Meetings im iPhone erlaubt und seit Samstag verfügbar ist! Hoffentlich gibt's nach der ZDU-Migration für unsere Administratoren etwas Luft um dieses Fixpack auf den Traveler Servern einzuspielen.
Für den Mac gibt's gute Neuigkeiten. SmartUpgrade ist unter OS X unterstützt, das vereinfacht den Upgrade der 8.5.1 Versionen. Fixpack 1 für Version 8.5.1 soll den Client nochmals stabiler und schneller gemacht haben. Mit diesem Fixpack ist OS X 10.6 unterstützt!

Ach ja, bevor ich's vergesse. Kein Crash des Notes Client, der Konferenzkalender ist natürlich auch in iNotes verfügbar und von Notizen bis Blog, nebst dem Browser, habe ich diese Woche nur den Notes Client eingesetzt. Und das iPhone, für schnellen Zugriff auf den Kalender.

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Tolles schon vergessen ....

Roberto Mazzoni  January 19 2010 10:30:00 PM

Wir haben seit 2 Monaten Version 8.5.1 von iNotes im Einsatz und jetzt habe ich mich schon dabei ertappt, dass ich vergessen habe, was wir damit für ein tollen Werkzeug bekommen haben. Bei der Synchronisation mit dem iPhone können Einladungen nicht bestätigt oder abgelehnt werden. Das ist eine Restriktion, die vielleicht in zukünftigen Versionen des Travelers nicht mehr auftreten könnte. Nur ist diese Einschränkung gar nicht so gravierend. Erhält man eine Einladung, dann kann auf dem iPhone Safari gestartet werden. Im Ultra-Light Modus, welcher dabei automatisch aktiviert wird, kann dann die Einladung elegant angenommen oder abgelehnt werden. Und der Modus zeigt auch an, ob ich zu dieser Zeit eventuell bereits eine Einladung habe. So einfach.  

Die Verwendung des Ulta-Light Modus kann sich auch im Webbrower lohnen. Dann zum Beispiel, wenn rasch mehrere E-Mails selektiert werden sollen und diese alle zusammen gelöscht werden sollen. Das geht im Ultra-Light Modus auch elegant. Im Posteingang den "Management Modus" aktivieren, die gewünschten E-Mails selektieren und danach die gewünschte Aktion durchführen.

Die Gespräche mit den Entwicklern sind hier wirklich fruchtbar. Zum einen wird klar, dass die UZH bei IBM tatsächlich wahrgenommen wird. Die Schwierigkeiten, die wir angesprochen haben, waren jeweils den Entwicklern bekannt. Bei zwei angesprochenen Wünschen war leier die zu hören, ob Lösungen angestrebt werden:
CalDav Synchronisation
Import von Kontakten in iNotes.

Jetzt geht's zum Customer Evangelist Panel und meiner Präsentation.

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Keynotes und Neuigkeiten

Roberto Mazzoni  January 18 2010 10:05:45 PM

Im Januar kann in Florida in kurzen Hosen im T-Shirt Jogging betrieben werden. In der Keynote Session heute morgen wäre dann ein Faserpelz notwendig gewesen. Der Saal wurde zu einem Tiefkühlschrank herunter gekühlt.

Neue Features und ein Ausblick in was bis 2020 (!) noch kommen wird, hat heute den Tag geprägt und eine gute Neuigkeit betrifft den Traveler. Dieser wird noch dieses Jahr das Google Telefon unter Android unterstützen. Für uns aber wesentlich spannender ist, dass auf dem iPhone aus Notes/iNotes verschlüsselte E-Mails gelesen werden können. IBM hat heute im Apple App-Store die erste Applikation veröffentlicht, welche dazu gebraucht wird. Einmal installiert, muss diese nur noch konfiguriert werden und die Sache ist erledigt. Wird eine verschlüsselte E-Mail auf dem iPhone gelesen, muss das Passwort der Notes-ID (ihr erinnert Euch an meinen früheren Eintrag zum Thema Passworte ...) eingeben werden und die E-Mail wird entschlüsselt. Die Installation und Konfiguration funktioniert bereits für unsere Umgebung, die Bedingungen im Help-Text bezüglich Notes-ID erfüllt. Verschlüsselte E-Mail konnte ich hier auf dem iPhone noch nicht lesen, das werden wir noch mit unseren Admins anschauen müssen.

Was die Konfiguration der Applikation auf dem iPhone betrifft, sind nur die Angaben notwendig, die auch für die Konfiguration notwendig waren.



Da wir ja erst seit kurzem auf die neuste Version von Lotus migriert sind, gibt's nicht sehr viel neues für unser Umfeld. Uns betreffen folgende Neuerungen:

• Traveler Server jetzt auch unter Linux
• Sametime 8.5 releases
• Symphonie erscheint in einer aufdatierten Version

Viele Neuerungen betreffen Komoponenten, welche die UZH (noch ?) nicht lizenziert hat im Bereich Collaboration und Document Sharing. Sowie all die Bemühungen die IBM jetzt mit Lotus Live und Lotus Federation macht. Das erste ist gehostetes Lotus Notes/Lotus iNotes, das zweite eine Software Appliance, welche einfacher zu betreiben ist als ein vollständige Installation. Beides sicher für kleinere Unternehmen von Interesse und eine Antwort auf die Dienste von Google und Microsoft in der "Wolke".

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Ein Sonntag an der Lotusphere

Roberto Mazzoni  January 17 2010 09:15:13 PM

An all den WWW-Konferenzen, die ich bereits besucht habe, war die Zusammenstellung des Programms immer eine mühsame Übung. Einzig an der Konferenz in Santa Clara 1997 stand so etwas wie ein Planungswerkzeug zur Verfügung. Ganz anders an der Lotusphere. Hier steht den Besuchern eine Lotus-Datenbank zur Verfügung, welche auf den eigenen Lotus Notes Client kopiert wird und die Daten mit der Konferenzdatenbank repliziert. Veranstaltungen können in den eigenen Kalender übernommen werden und so das Programm zusammengestellt werden. In Lotus Notes kann ich so auf dem Mac meinen Fahrplan elegant zusammenstellen, aktualisieren und mit unseren Servern replizieren. An der Konferenz unterwegs habe ich dank unserem Traveler Server den Kalender auf meinen iPhone immer aktualisiert dabei. Und ja, es gibt auch eine iPhone Applikation, mit welcher das Konferenzprogramm abrufbar ist, auch ohne Internet Zugang. Und ein optimierter Webzugang für das  iPhone. Nicht das einzig Ueberwältigende, was hier mit Hilfe von Lotus demonstriert wird.

Was Lotusphere auch von den WWW-Konferenzen unterscheidet: als ich um 6:10 mein Hotelzimmer verlassen habe, war ich keineswegs der Einzige. Ich habe noch an keiner anderen Konferenz so viele Leute so früh am Morgen unterwegs gesehen. Nicht zum Joggen, sondern um an die Veranstaltungen zu gelangen. Ich wurde gewarnt, dass dies eine harte Woche werden würde, das zusammengestellte Programm lässt nichts anderes erwarten.

Die Umgebung hier in Orlando entspricht dem Märchen, welches Disney hier in Disney World für die Menschen baut. Weit weg von der Realität, eine nicht reale Traumwelt. Real ist die perfekte Organisation, das können die Amerikaner. Offensichtlich können sie auch locker wie gestern Abend ein Terminal am JFK Flughafen räumen. Zum Glück sind wir über Atlanta geflogen und zu meinem Erstaunen haben wir den Anschlussflug nicht verpasst, obwohl wir nur 90 Minuten Zeit hatten, um die Einreisekontrollen hinter uns zu bringen und die Fingerabdrücke in den USA zu deponieren.

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Passworte bis zum Abwinken

Roberto Mazzoni  January 15 2010 05:10:12 PM

Mit Lotus führen wir auch ein neues Identity Management ein, über welches jeder und jede all seine Passworte verwalten kann. Sozusagen ein Schlüsselkasten, der Zugang zu allen weiteren Schlüsseln verwaltet. Für diese Identity Management erhalten früher oder später alle Angehörigen der UZH einen neuen Benutzernamen und ein neues Passwort. Und innerhalb des Identity Management muss und kann dann auch das Passwort für Lotus gesetzt werden. Für Lotus? So einfach ist es leider auch wieder nicht. Lotus kennt nämlich zwei unterschiedliche Passworte. Ein Internet-Passwort, welches den Zugang via Web zu iNotes oder via POP- und IMAP und Traveler für Mobiltelefone erlaubt sowie ein Passwort, welches die Notes-ID des Benutzers sichert. Macht also die Sache überhaupt nicht einfacher und auch das Verständnis dafür ist ein harter Lernprozess. Das Passwort für iNotes und IMAP/POP ist ja nichts neues, Zum Glück ist das auch für den Traveler gültig, womit das iPhone auch dasselbe Passwort verwenden kann.

Die Notes-ID und das Passwort für die Notes-ID ist für uns alle neu. Lotus Notes legt die Daten auf dem eigenen Computer verschlüsselt ab. Dazu braucht's natürlich einen Schlüssel, die Notes-ID. Dieser Schlüssel wird mit dem Lotus Notes-ID Passwort gesichert. Wenn der Lotus Notes Client gestartet wird, werde ich aufgefordert, das Passwort zur Notes-ID einzutippen und ist es korrekt, kann der Client gestartet werden. Im Identity Management haben wir Vorkehrungen getroffen, dass wenn das Passwort für Lotus geändert wird, sowohl das Internet Passwort als auch das Passwort der Notes-ID geändert werden und diese Passworte so synchron gehalten werden können. Wenigstens dort herrscht Einheit. Deshalb sollte auch das Passwort der Notes-ID nicht im Lotus Notes Client geändert werden! Aber wie kann jetzt das Passwort Ihrer Notes-ID auf dem PC geändert werden, wenn das Passwort im Identity Manager geändert wird? Keine Panik, der Identity Manager hat keinen Zugriff auf die Notes-ID auf dem PC. Aber wie um Himmels Willen kommt dann die Notes-ID mit dem geänderten Passwort auf den PC? Ganz einfach. Wenn ich nach der Änderung meines Lotus Passwortes den Lotus Client starte, gebe ich einfach das neue Passwort ein. Es wird dann die Notes-ID aus dem Lotus IDVault, sozuagen dem Tresor für die Notes-ID, auf dem Server geholt und stimmt das Passwort, wird die Lotus Notes-ID aus dem IDVault auf den eigenen Computer kopiert und die alte Notes-ID ersetzt. Alles läuft wie gehabt. FAST.

Wenn ich nach einer Passwortänderung für Lotus im Identity Manager den Lotus Notes Client starte und das geänderte Passwort eingebe (ich warte damit mindestens 30 Minuten, vorher kann Lotus die Passwortänderung nicht abschliessen, auch wenn aus Sicht Identity Manager alles OK angezeigt wird), erscheint eine Meldung, ob ich den Benutzer ändern möchte. Wieso Benutzer ändern? Lotus Notes sieht, dass nicht die lokale Notes-ID verwendet wurde und hat deshalb das Gefühl, dass auf ein anderes Benutzerkonto eingeloggt wird. Deshalb diese verwirrende Frage. Nein, ich will nicht den Benutzer wechseln, muss aber unter diesem Umständen trotzdem die Frage bejahen. Damit wird die Notes-ID auf dem Client mit jener im IDVault synchronisiert und die Sache ist erledigt.


Und was passiert auf dem iPhone? Ich habe die Push-Funktion nicht aktiviert, der Kalender wird aber jedesmal aufdatiert, wenn ich ihn öffne. Beim Starten des Kalenders im iPhone erscheint einfach der Passwortdialog, ich tippe das neue Passwort ein und die Sache ist bis zur nächsten Passwortänderung erledigt.


Wenn's nur immer so einfach wäre.

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Ich kenne Heinz

Roberto Mazzoni  January 14 2010 10:28:55 PM

Im Verlaufe des Groupware Projektes haben auch unsere Kollegen bei IBM immer wieder Heinz gefragt, wenn knifflige Fragen aufgetaucht sind. Bei Problemen ist es gar nicht nötig, dass man die Lösung kennt, es reicht, wenn man Heinz kennt. Ihn fragen wir und er erläutert die Problemlösung und bringt uns die Lösung. Heute hat er es einmal mehr mehrmals bewiesen.
Ich habe auf die Möglichkeit der Migration von Outlook-Dateien mit Lotus Hilfsmitteln hingewiesen. Mangels einer eigenen Dokumentation und eigener Tests habe ich mir erlaubt, auf externe Dokumentationen zu verweisen. Einer unserer Kollegen war mutig und hat das gemäss dieser nicht von uns geprüften Anleitung gemacht. Es hat die reine Konversion einer Outlook-Datei in eine Lotus Datei geklappt. Somit ist ein Teil der Dokumentation verifiziert. Leider hat aber danach der Import der konvertierten Datei in das Lotus Mail File dazu geführt, das aus der Mail-Datenbank eine Archiv-Datenbank geworden ist und wir nicht wirklich wussten, was jetzt zu machen ist. Also frage ich Heinz und auf Grund derselben externen Anleitung generiert er in Lotus Notes eine kleine Applikation, welche die Archiv-Datei wieder in eine normale Lotus Datei konvertiert. Durch Doppelklick auf einen Knopf, den er gleich in der E-Mail integriert! Danke, Heinz!
Und was ziehen wir für ein Fazit?

• eben, ich kenne Heinz
• was immer in Lotus ihr macht, wenn die Anleitung nicht von uns stammt könnte es sein, das ganz unerwünschte Nebeneffekte auftreten. Solchen Anleitungen nur Folgen, wenn Ihr Euch aller Konsequenzen bewusst seit und genau wisst, was ihr macht.
• Ich werde mich hüten, in Zukunft Verweise auf externe Dokumentationen zu machen, die ich selber nicht nachvollzogen habe.

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Immer liegt’s nicht an Lotus

Roberto Mazzoni  January 8 2010 08:18:43 AM

Es gibt Tage, da erreichen mich auch sehr unangenehme Nachrichten wie folgende:

Hallo zusammen
Leider funktioniert mein Lotus wiedermal (!!!) nicht. Gestern 1x Absturz, heute 3x und jüngst passiert gar nichts mehr (Keine Server-Verbindung oder ähnliches).

Das ist dann doch etwas gar beunruhigend und auch nicht wirklich erklärbar und nachvollziehbar. Der Server hat keine Einträge von Abstürzen, merkt nichts von den Problemen, der Client hat schon ohne Fehl und Tadel funktioniert. Ein Gang vor Ort wird erforderlich und die Analyse zeigt, dass Lotus für diese Probleme nur bedingt verantwortlich war.

Nachdem der Fehler am Arbeitsplatz nachvollzogen wird und wir feststellen können, dass der Lotus Client die Verbindung zum Server nicht aufbauen kann, schauen wir uns die Netzwerkkonfiguration auf dem Rechner genauer an. Der Arbeitsplatz befindet sich hinter einer Firewall in einem privaten Netz, die IP-Adresse wird per DHCP bezogen. Da kann doch nichts falsch sein! Muss aber, denn nachdem VPN gestartet wird, klappt die Verbindung zum Server wieder einwandfrei. Wird VPN wieder deaktiviert, "ruckelt's" wieder und die Verbindung wird instabil. Es wird ein Lotus Server nach dem anderen gesucht: idlmail01, idlmail02, idlmail03, ... und keiner gefunden. Das lässt den Schluss zu, dass etwas mit der Namensauflösung der Lotus Server nicht funktioniert. Und tatsächlich, es wird nicht nach dem voll qualifizierten Server (idlmail01.uzh.ch) gesucht, sonder nur nach idlmail01. Und ein solcher Server ist natürlich nicht auffindbar. Abhilfe ist jetzt schnell möglich. In den TCP/IP Netzwerkeinstellungen muss der DNS-Suffix "uzh.ch" unter "Erweitert" respektive "Advanced" angefügt werden, dann klappt die Verbindung. Normalerweise liefert ein DHCP Server diese Information und das muss nicht von Hand eingestellt werden.

Auch wenn dieses Problem nach unserem Clientsetup gar nicht auftreten sollte, loht es sich offensichtlich doch, diese Einstellung zu überprüfen.

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Viele Optionen - kein VW Käfer

Roberto Mazzoni  January 5 2010 06:34:44 PM

Zuallerst wünsche ich allen ein gutes neues Jahr - ein Jahr, welches für alle Angehörigen der Universität Zürich Lotus bringen wird und hoffentlich vielen die Arbeit auch erleichtern wird.

Hoffentlich können es viele so enthusiastisch nutzen wie Peter Vollenweider, der mir folgenden Tipp gegeben hat.

Lotus Notes ist kein VW Käfer, sondern ein Cadillac.
- Viele Knöpfe und viele Funktionen!
- Viele Einstellungen und viele FAQs!
Es ist der ewige Kampf um die Akzeptanz durch den Benutzer: die Lotus-Entwickler versuchen, den Benutzerinnen alle möglichen und unmöglichen Optionen anzubieten. Ich habe noch kein Software-Produkt mit so vielen Wahlmöglichkeiten gesehen. Das macht den Lotus-Einsatz nicht unbedingt einfach, aber mit der Zeit habe ich mich daran gewöhnt, so viele Vorgaben einstellen zu können. Genial ist dabei, dass diese Vorgaben dank Roaming an allen meinen Standorten aktuell sind.

Nehmen wir als Beispiel die Sametime-Vorgaben.
Sametime ist ein "Instant Messaging"-System, das in Lotus Notes integriert ist. Mein Lotus Fat Client ist meist so geöffnet, dass im Sidebar rechts die Kontaktliste mit den 18 wichtigsten Kontakten sichtbar ist. Da der Platz auf dem Bildschirm beschränkt ist, könnte es sich lohnen, die Schriftart für die Kontaktliste anzupassen. Praktisch auf allen Plattformen sind speziell schmale Schriften wie Helvetica Narrow oder Aral Narrow verfügbar. Also habe ich als Schriftart Arial Narrow in 10 Punkt gewählt.

Die Sache mit der Schriftart ist nur ein kleines Beispiel. Aber wenn wir schon bei der Abbildung mit den Vorgaben für die Sametime-Kontaktliste sind, möchte ich noch auf den Punkt Kontaktlistensynchronisierung hinweisen. Wenn die lokale Sametime-Kontaktliste nicht mehr synchron zur fernen Liste ist, soll die lokale Kopie durch die Serverkopie ersetzt werden. Dadurch können die Einstellungen an allen Standorten synchronisiert werden.

Danke, Peter für diese Hinweise.

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zu bescheiden ...

Roberto Mazzoni  December 10 2009 02:38:00 PM

In der Lotus Gemeinschaft wird IBM nicht dafür gerühmt, gutes Marketing zu betreiben. Eine Auswirkung davon ist, dass wenn im Internet nach "Migration Lotus Outlook" gesucht wird, die meisten Treffer Hinweise geben, wie von Exchange nach Lotus migriert werden kann. Der umgekehrte Weg ist weit weniger beschrieben und das widerspiegelt die Realität nur bedingt. Oder vielleicht doch, weil Lotus direkt Tools mitliefert,  um diese Migration durchzuführen und so das Thema gar nicht so häufig angesprochen wird?

Gestern wurde ich gefragt, ob Outlook nach Lotus migriert werden kann. Während das für E-Mail via IMAP für lokale Ordner problemlos geht (Daten auf den Servern werden von uns auch via IMAP nach Lotus migriert), ist auch eine Lösung für Kalender, Kontakte und Aufgaben gefragt. Ein aufwändiger Weg ist die Installation von Domino Access for Microsoft Outlook (DAMO). Einfacheres kommt aber mit Lotus mit. Bei der Installation von Lotus kann die Option zur Installation eines Migrationstools ausgewählt und ein Migrationstool mitinstalliert werden.

Nach der Installation und Konfiguration von Lotus findet man aber nirgends eine Möglichkeit, das Tool zu starten. Weder im Notes Client noch als Programm. Das ist auf den ersten Blick wohl etwas zu viel der Bescheidenheit. Das Tool muss auf der Kommandozeile gestartet werden, wie auch in der Dokumentation bei IBM ersichtlich ist.

1. Open a Command Prompt window by selecting Start --> Run and then type in:   cmd.exe
2. Change to the Notes client program directory. For example:   cd program files\ibm\lotus\notes
3. Enter the following command to launch the Upgrade Wizard:
nupgrade.exe 3 ....

Man beachte den Namen des Tools: nupgrade ....
Da das Tool in der Regel nur einmal gebraucht wird, kann nachvollzogen werden, weshalb kein Link im Desktop oder Programmordner abgelegt wird.


Ist nupgrade einmal gestartet, erfolgt die Auswahl der Optionen wieder in eine grafischen Benutzerinterface. Bis wir den Ablauf nachvollzogen, überprüft und in unserer Dokumentation beschrieben haben, verweise ich auf den Beschrieb von Julien Lefort. Bemerkungen in Wiki's und Blogs weisen darauf hin,  dass das Tool zuverlässiger arbeitet, wenn es nicht im Expressmodus verwendet wird. Aber vorsicht, die letzten beiden Schritte in der Dokumentation können dazu führen, dass die eigene Maildatei als Archivdatei dargestellt wird. Nur ausführen, wenn Du genau weisst, was Du machst.

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Mac Client überlebt tagelang!

Roberto Mazzoni  December 2 2009 07:44:05 PM

Seit wir auf die Server-Version 8.5.1 migriert haben, scheint sich das Problem der sich vervielfältigenden Prozesse in Luft aufgelöst zu haben. Zumindest ein Client musste unter OS X schon seit 6 Tagen nicht mehr neu gestartet werden!

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IDVault unterstützt iNotes und Blog zieht auf Lotus um

Roberto Mazzoni  December 2 2009 06:26:48 PM

Gestern habe ich erläutert, dass wir jetzt die Lösung für den Einsatz der UZH S/MIME Zertifikate in Lotus gefunden haben.

Heute haben wir den Import der Zertifikate auch im iNotes verifiziert und die Synchronisation der veränderten Notes-ID mit dem ID-Vault durchgespielt. Es hat alles geklappt. Ich kann also an mich verschlüsselte E-Mails aus dem Internet auch in iNotes problemlos lesen.



Ein in iNotes importiertes Internet Zertifikat kann in den IDVault synchronisiert werden und steht danach auch im Lotus Notes Client zur Verfügung!





Und weil es doch eigentlich Sinn macht, einen Blog über Lotus auch gleich in Lotus zu betreiben, haben wir heute diese Option aufgeschaltet.

Lotus Blog-Einträge also jetzt neu in Lotus!

Ein Privileg gönnen die Administratoren dem Projektleiter ;-) Dafür habe ich die bisherigen Postings aus dem ursprünglichen Blog auch ins Lotus migriert.

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jetzt digital signiert auch aus Lotus

Roberto Mazzoni  December 1 2009 10:18:43 PM

Seit wir auf Lotus migriert sind, konnten aus Lotus keine digital signierten E-Mails mehr ins Internet verschickt werden, weil nicht klar war, wie die Zertifikate, welche die Client Certificate Authority der UZH ausstellt, im Lotus Client importiert werden müssen. Nachem jetzt die gesamte Lotus Umgebung auf 8.5.1 gehoben wurde, wurde die Sache nochmals analysiert. Es klappt. Nicht, weil sich mit Lotus 8.5.1 etwas geändert hätte gegenüber 8.5. Aber weil klar wurde, weshalb die an der UZH ausgestellten Zertifikate nicht importiert werden konnten.

Lotus Notes importiert S/Mime Zertifikate nicht, wenn das ROOT-Zertifikat nicht vorhanden ist. Egal, von welcher Certificate Authority ein Zertifikat bezogen wrd. Die Zertifikate, welche die UZH ausstellt, enthalten aber die Chain zum ROOT-Zertifikat nicht und enthalten auch das ROOT-Zertifikat nicht. ROOT-Zertifikate können aber von Endusern nicht importiert werden. Es gelingt aber, ein ROOT Zertifikat in ein persönliches Zertifikat zu importieren und so die Kette zu schliessen. Lotus Notes findet dann das ROOT Zertifikat während dem Import und das Zertifikat kann importiert und benutzt werden.

Und wie ist das Vorgehen, wenn wie an der UZH ein Zertifikat im PKS12-Format vorliegt um ein importfähiges Zertifikat zu erzeugen? Nebst dem eigenen Zertifikat, welches auch den privaten Schlüssel verschlüsselt enthält, benötigt man dafür auch das ROOT-Zertifikat der ausstellenden Behörde respektive falls notwendig auch die Zwischenzertifikate um die Zeritifkatskette zu schliessen. Und openssl, was unter Mac OS X und Linux-Distributionen vorhanden ist.

Zuerst gilt es, das eigene Zertifikat im PKS12-Format in ein PEM-Format umzuwandeln. Da das resultierende Zertifikat nur temporär gebraucht wird, verschlüsseln wir den Private Key des Zertifikates im PEM-Format nicht. Das wird, wenn das Zertifikat MyCert.pfx heisst, mit folgendem openssl-Befehl erreicht.

#
# bestehendes pkcs12 Zertifikat in PEM-Format konvertieren
# OHNE den private key zu verschlüsseln
#
openssl pkcs12 -in MyCert.pfx -out MyCert.pem -nodes
#

Das Passwort/Passphrase des bestehenden privaten Schlüssels wird abgefragt.

Jetzt gilt es, das ROOT-Zertifikat (in diesem Fall im File CAClientRoot.crt abgelegt) diesem Zertifikat beizufügen, wobei wir den Privaten Schlüssel wieder verschlüsseln:

#
# entschlüsseltes Zertifikat mit ROOT-Zertifikat respektive
# mit weiteren Intermediate-Zertifikaten ergänzen.
#
openssl pkcs12 -export \
-in MyCert.pem \
-inkey MyCert.pem -out MyCert-Chained.p12 \
-CAfile CAClientRoot.crt \
-caname "University of Zurich, Client Certificate Authority" \
-chain
#

Nach Eingabe des Befehls wird wieder das Passwort (ihr wählt da natürlich wieder eine lange Passphrase) für das neue Zertifikat abgefragt.

Und jetzt unbedingt das Zertifikat, in welchem der Private Key unverschlüsselt abgelegt ist, löschen!

rm MyCert.pem

Das neue Zertifikat MyCert-Chained.p12 kann jetzt als Internet-Zertifikat in die Notes-ID importiert und aktiviert werden.

Und für alle jene, denen das doch etwas zu viel des Guten ist, es gibt für Thunderbird-Benutzer, die Ihr Zertifikat und die notwendigen ROOT-Zertifikate in Thunderbird importiert haben, einen einfacheren Weg. Ein aus Thunderbird exportiertes Zertifikat kann in Lotus Notes ohne weiteres importiert werden!

Und was lehrt uns die Übung? Wir verfolgen seit geraumer Zeit die Optionen, die Client- und Server-CA an der UZH abzulösen aber weiterhin für Angehörige der UZH kostenlos Zertifikate anbieten zu können. Mit Thawte gab es bis Mitte November einen Anbieter, der gratis Zertifikate anbot, bei welchen es mögliche war, nicht nur die E-Mail-Adresse, sondern auch Name und Vornamen ins Zertifikat hineinzubringen. Mann oder Frau musste sich durch andere Mitglieder des Web of Trust (WOT) lediglich notifizieren zu lassen. Die Thawte Zertifikate konnten gebraucht werden, OHNE dass die Zertifikate von den Empfängern einer signierten E-Mail akzeptiert werden mussten oder ein ROOT Zertifikat eingebaut werden musste. Der Dienst wurde leider von VeriSign eingestellt.

Die UZH hat sich daraufhin bei CAcert.org, zusammen mit der ETHZ, als Organisation anerkennen lassen und wir prüfen jetzt, welche Optionen für uns bei CAcert offen stehen respektive wie Angehörige der UZH auch in Zukunt Zertifikate erhalten können, welche Ihnen nicht auf der Geldbörse liegen. Damit für signierte und verschlüsselte E-Mail aus Lotus ins Internet auch in Zukunft eine Option besteht, bei welcher ohne openssl Befehle oder Umwege über Thunderbird E-Mail digital signiert werden kann.

Gerade bei den immer wieder laufenden Phishing-Attacken (genau, seit gestern läuft eine extrem glaubwürdig gemachte) bieten digitale Unterschriften doch eine Gewähr für einen korrekten Absender und Inhalt von E-Mails. Wir könnten uns also effektiv schützen! Bei CAcert.org kann auch mitmachen, wer nicht Angehöriger der UZH oder ETHZ ist und jedermann kann sich beim Web of Trust von CAcert.org Assurern bestätigen lassen. Macht doch jetzt schon mit!

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immer nur bei uns

Roberto Mazzoni  November 25 2009 10:16:00 PM

Wie häufig habe ich schon gehört, dass Probleme mit Soft- und Hardware immer nur bei uns auftreten und andere Kunden nie Probleme haben. Nur bei uns fallen Raid-Systeme aus, bei niemand anderem treten Fehler auf, die wir nachvollziehen können und unsere Anforderungen sind sowieso extrem. In solchen Situationen ist dann der Kunde erstaunlicherweise nicht mehr der König.

Die Begeisterung letzte Woche über die neuen Funktionalitäten in Lotus unter Version 8.5.1 wurde leider etwas getrübt. Nicht etwa, weil Lotus Notes 8.5.1 unter OS X immer noch Crashed (das tut ja manchmal Firefox oder Word auch, ohne dass das als Katastrophe betrachtet wird), sondern weil der Upgrade aller Cluster und Benutzertemplates nicht wie erhofft geklappt hat. Eigentlich wäre unsere Konfiguration so ausgelegt, dass ohne negative Auswirkungen bei laufendem Betrieb einzelne Server und einzelne Benutzer auf eine neuere Version hochgezogen werden können. Das hat für die Server-Software auch geklappt. Der manuelle Upgrade eines einzelnen Benutzers verlief ebenfalls reibungslos. Nicht aber der automatische Upgrade aller Benutzer auf einem Cluster. Wohl sind keine E-Mails beim ersten Versuch verloren gegangen, nur zugänglich waren nach dem Upgrade erhaltene E-Mails via IMAP oder POP nicht mehr. Sie sind nur via Notes und iNotes in allen Dokumenten auffindbar gewesen. Lästig, aber in einer Pilotphase eines Projektes zu verkraften. Die Behebung des Fehlers ist gelungen, auch wenn uns niemand genau sagen konnte, weshalb das überhaupt geschehen konnte.

Noch nie gesehen, noch nie erlebt.

Eben nur bei uns…

Problem einmal erkannt, können wenigstens Vorkehrungen getroffen werden, dass die Probleme beim zweiten Versuch umgangen werden können. Glücklicherweise hat das geklappt, aber bedingte Handeingriffe für jede einzelne Benutzerin. Auch das geht noch in einer Pilotphase durch, aber mit 35′000 Benutzern wäre das unmöglich. Ob an der Monash University dieselben Erfahrungen gemacht wurden?

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Schlag auf Schlag

Roberto Mazzoni  November 18 2009 06:00:00 PM

Freitag letzter Woche ist der Lotus Notus Client 8.5.1 in Deutsch erschienen. Mit diesem Client ist jetzt auch für Mac OS X die Office Suite Symphony integriert und damit ein weiterer MS Office Ersatz verfügbar. Das ist wohl für all jene interessant, welche bei Office 2004 geblieben sind und mit Snow Leopard mit dieser Version doch beträchtliche Geschwindigkeitseinbussen in Kauf nehmen müssen, läuft das unter 10.6 doch nur noch unter Rosetta. Hoffnung das Lotus Notes 8.5.1 im Januar einen Fix erhält und auch unter OS X 10.6 unterstützt wird, besteht. Zumindest gemäss Ed Brill.
8.5.1 hat unter OS X sofort positiv überrascht. So hat es jetzt wirklich deutsch gelernt und englischsprachige Menues und Befehle wie Hide Others … sind verschwunden.

Im weiteren können jetzt die einzelnen Lotus Notes Komponenten, welche bisher immer in einem neuen Reiter gestartet wurden, als separate Fenster geöffnet werden. Gerade dann praktisch, wenn von einer E-Mail Inhalt in einen Kaledereintag kopiert werden soll oder bei offener E-Mail ein Blick in den Kalender geworfen werden muss.

Am Montag konnte das iPhone mit Lotus synchronisiert werden! Darüber habe ich bereichtet.

Am Dienstag waren unsere Administratoren so liebenswürdig, mich auf einen bereits unter 8.5.1 laufenden Cluster zu migrieren. Und auch hier nur positive Überraschungen! Der Zähler im Webmail ist wie versprochen vorhanden, darauf haben wir seit Projektbeginn gewartet. Der Zähler kann auch in den Ordnern zählen und feststellen, ob neue E-Mails direkt durch Regeln in Ordnern abgelegt wurden. Ein Klick reicht und die Zähler aller Ordner werden aufdatiert!

Firefox 3.5.x und Safari 4.x sind unterstützt und haben auch bekannte Fehler nach ersten Tests nicht mehr gezeigt.
Zudem hat auch hier die Sprachkur geholfen. Entgegen der Ankündigungen wurden Übersetzungsfehler in der Out of Office Funktion behoben. “Roberto Mazzoni ist ausser Haus (wird zurückgegeben 19. 11. 2009)” gehört der Vergangenheit an, es heisst jetzt richtig “Roberto Mazzoni ist ausser Haus (Rückkehr am 19. 11. 2009)“. Positiv Überraschungen, die gerne zur Kenntnis genommen werden.

Am Dienstagabend dann auch der Upgrade des Templates auf Version 8.5.1 und jetzt steht der gesamte Funktionalitätsgewinn von 8.5.1 zur Verfügung. So können zum Beispiel Einladungen jetzt bereits in der Vorschau der E-Mail angeommen werden, sowohl im Lotus Notes Client als auch im Webmail.

Ein erstes Fazit zum Gesamtpacket: Bisher wurden die Erwartungen erfüllt und sogar übertroffen. Hoffentlich folgen weitere positive Überraschung und wurden auch weitere Probleme, auf welche wir mit 8.5 gestossen sind, behoben.

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... es gibt auch Fragen

Roberto Mazzoni  November 17 2009 11:00:00 PM

Lange hat die erste Frage nicht auf sich warten lassen:

Das hat aber prima geklappt! Mein iPhone ist konfiguriert, super. ABER, ich sehe in der Exchange-Inbox nur die jüngsten vier EMails. Hingegen über IMAP sehe ich alle 30! Das ist seltsam, zu replizieren habe ich schon versucht.

Und in diesem Falle ist die Antwort ja auch nicht zu schwierig. Die Default-Einstellung für die Synchronisation nach dem das iPhone konfiguriert ist, beträgt 3 Tage. Nachdem diese Einstellung geändert wurde, sind auch alle 30 E-Mails erschienen. Wo das einzustellen ist?

Die Applikation Einstellungen auf dem iPhone starten.

Mail, Kontakte Kalender öffnen und anschliessend den Exchange/Traveler Account auswählen.

Mail synchronisieren auswählen und selektieren, wie weit zurück synchronisiert werden soll.

Das war’s schon. Und wenn wir schon dabei sind.

Was ist mit Push, wird E-Mail auf mein iPhone gepushed?

Ja, E-Mail kann auf das iPhone gepushed werden. Apple äusserst sich in Bezug auf die Laufzeit des iPhone zum Thema Push dezidiert. Wer also in den Einstellungen Push aktiviert, sollte wissen, dass das die Laufzeit verkürzt und mit oder ohne  Datenabo auch entsprechend teuer werden kann. Und im Ausland kommen natürlich noch Roaming Gebühren dazu! Behalte Deine Kosten also im Auge.

Push kann aber grundsätzlich für alle Konten, die das unterstützen, aktiviert werden. Auch für Lotus. Auch hier ist die Einstellung intuitiv und schnell erledigt.

In den Einstellungen für Mail, Kontakte und Kalender Datenabgleich auswählen.

Datenabgleich konfigurieren

Push einschalten und unter Erweitert die Einstellungen für die einzelnen Konten vornehmen.

Push Einstellungen verfeinern

In der Liste der konfigurierten Konten IBM Lotus Notes Traveler Konto selektieren und für dieses die Einstellungen vornehemen.

Push Einstellungen für Lotus Notes

Es stehen 3 Optionen zur Verfügung:

• Push: lädt die E-Mail permanent bei Ankunft (hoher Stromverbrauch und evtl. hohe Gebühren). Damit diese Option funktioniert, muss in den generellen Einstellungen Datenabgleich aktiviert sein (auf Push stehen).
• Laden: Wenn diese Option eingestellt ist, werden die Einstellungen für den generellen Datenabgleich übernommen, also viertel-, halb- oder stündlich die Daten vom Server abgerufen, je nach genereller Einstellung.
• Manuell bedeutet, dass die Daten dann abgerufen werden, wenn das E-Mail Programm gestartet wird oder im Kalender der Abgleich ausgelöst wird.

Diese Optionen können für jedes Konto gemäss den entsprechenden Eigenschaften des Kontos konfiguriert werden. Aber Push und Laden funktionieren nur, wenn beim Datenabgleich die entsprechenden Einstellungen vorgenommen sind. Die Einstellungen erlauben also, einen MobileMe Account nur manuell abzurufen und sich von einem Lotus Account die Daten pushen zu lassen.

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8.5.1 Synchronisiert iPhone

Roberto Mazzoni  November 17 2009 09:51:06 PM

Seit ich meinen ersten Psion durch einen Palm ersetzt habe, war die Synchronisation meiner eigenen Agenda mit dem System, welches wir an der UZH nutzen, ein Dauerthema. Geklappt hat es nie zuverlässig, unliebsame Überraschungen hat es immer wieder gegeben. Der Versuch mit einem Windows Mobile basierten Gerät ist nicht nur an der Synchronisation gescheitert, mit dem iPhone und iCal liess sich wenigstens die Geschäftslösung via Abonnement einbinden. Ein Jahrzehnt der Kompromisse.

Die Einführung von Lotus an der UZH versprach anfänglich auch nicht viel gutes für die Synchronisation mit dem iPhone. Zu Projektbeginn war lediglich Windows Mobile unterstützt, und von einem iPhone auf ein Windows Mobile Gerät zu wechseln - keine Option. Später im Projektverlauf kamen Symbian S60 basierte Geräte dazu und seit gestern, bevor Lotus an der UZH überhaupt breit ausgerollt wird, können iPhones mit Lotus synchronisiert werden! Es funktioniert traumhaft und es kann eingestellt werden, über welchen Zeitraum E-Mail und Kalender synchronisiert werden sollen.

bisherige doppelt geführte Kalender in der Ansicht.

Der iCal synchronisieirte Kalender und der mit Lotus synchronisierte Kalender kommen sich nicht in die Quere, werden beide schön nebeneinander im iPhone dargestellt. Ebenfalls pfuschen sich die Adressbücher nicht gegenseitig in die Einträge, das Trennen von privaten und geschäftlichen Adressen ist absolut cool und genau das, was ich mir erhoffte. Die Einrichtung des iPhones so einfach, wie man es sich wünscht und von einer Apple Lösung gar nicht anders gewohnt ist. Und IBM hat das sehr gut adaptiert. URL im Browser aufrufen, Profil auf dem Gerät installieren. Fertig. Wirklich fertig, man realisiert gar nicht auf Anhieb, das alles erledigt ist.

Wer’s nicht glaubt werfe eine Blick auf die Anleitung von Paul Mooney

Bin wirklich begeistert.

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